归档文件整理流程.pptVIP

第四步：归档文件编号 1、件号 室编件号： 归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号 在分类方案的最低一级类目内，按文件的排列顺序从“1”开始标注 馆编件号（ 进档案馆后由档案馆统一编制） 2、编号项目 必备项目 ： 全宗号：档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号 年度：归档文件形成年度。采用公元纪年，以4位阿拉伯数字表示，如2006 保管期限：分为永久、30年、10年 件号：室编件号 选择项目： 机构（问题） 各单位档案部门可设置其他一些选择项目 3、盖章 归档章的项目： 全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、室编件号、馆编件号 归档章格式 长45mm,宽16mm，等分成6小块 带*号为可选项 （全宗号） （年度） （室编件号） *（机构或问题） （保管期限） （馆编件号） ? ? 2×8 ? ? ??? 3×15 22 2007 16 办公室 30年 ? 实际填写为： 盖章位置： 首页上端空白处，不要盖在文字上 第五步：归档文件的编目 依据分类方案和室编件号编制归档文件目录 1、归档文件目录的项目 件号 ：档案室填写室编件号 责任者 ：填写全称或通用简称，如：拜城县档案局 如文件未注明责任者，应根据文件内容、形式等特征加以考证并填写 文号： 即发文的字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，如：拜档发[2005]24号 题 名 ： 即文件标题。是重要的检索途径。完整的题名由责任者、问题、文种3部分组成，如：国家档案局关于加强档案安全保管的通知 正题名能够反映文件内容时，副题名一般不录。并列题名，需要时可一并抄录。文件的附件，如需要可在正件题名后抄录附件题名，外加“（ ）”，如：关于进一步加强我县精神文明建设的决定（附：市民公约） 题名应全面揭示文件内容，如不能，应根据文件内容重新拟写或补充，并在新加内容外加“[ ]”，如：拜城县档案局通报，重新拟写为：拜城县档案局[关于乡镇场档案达标升级情况]的通报 归档文件整理工作基本步骤： 对归档文件进行整理 → 分类 → 排列 → 编 号 → 编目 → 装盒 第一步：归档文件的整理 1、 归档文件的整理单位 以“件”为整理单位，一般一份文件为一件。 特例 ： 正本与定稿、正文与附件、请示与批复、原件与复制件、转发文与被转发文、来文与复文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，实体上装订在一起，编目时只体现为一条条目 。 2、 文件修整 破损文件进行修裱（修补、托裱） 对字迹模糊或易退变的文件进行复制（字迹材料要选用耐久的墨、墨汁，或较耐久的蓝黑墨水、印泥等，不能选用纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔油、铅笔等材料） 去掉文件上易腐蚀的金属物（材料以铁、铝等化学性质的活泼的金属为主的订书钉、曲别针、大头针等） 超大纸张进行折叠（尽量减少折叠次数，折痕尽量位于文件、图表字迹之外，文件页数多时，宜单页折叠） 3、文件装订 左上角装订，左、上侧对齐；左侧装订，左、下侧对齐 装订要求： 材质符合档案保护要求：装订用品对归档文件无害，不影响档案的保存寿命。 装订方式能较好地维护文件的原貌 装订方法简便易行，尽量降低成本。 装订方式： 线装：最利于档案保护的一种装订方式 变形材料：金属制品（不锈钢夹、燕尾夹）和塑料制品 粘接式：胶水或浆糊粘贴 无酸纸封套 装订前排序： 正本在前、定稿在后 ; 正文在前、附件在后 ; 原件在前、复制件在后 ; 转发文在前、被转发文在后 ; 复文在前、来文在后 ; 汉文本在前、少数民族文本在后 ; 中文本在前，外文本在后 ; 文件处理单在前、正本在后 ; 第二步：归档文件分类 归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。分类包括：选择分类方法、制定分类方案、文件归类等内容。 1、选择分类方法 年度分类法 ：根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。 一份文件有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、收发文日期等，一般以 文件签发日期（即落款日期）为准 ，对于跨年度的计划、规划、总结、统计报表、法规性文件等均以签发日期为准，如：1995年形成的《1996-2000工作计划