会计学教案-总账子系统.docVIP

PAGE 总账子系统 【学习目标】 总账子系统是会计信息系统的核心，通过本章学习应熟练掌握总账子系统的基本原理和功能，掌握总账子系统初始设置的方法，理解凭证填制、修改、审核、记账的限制与要求，明确出纳管理的内容与操作流程，会进行各种账簿输出的操作，深刻理解总账系统辅助核算管理的作用与意义，掌握总账系统结账的方法与限制。 【重点与难点】 本章的重点知识是总账子系统的基本原理和功能及软件日常业务处理。 本章的难点是出纳管理和辅助核算管理。 3.1总账子系统概述 总账子系统又叫账务处理子系统，是会计信息系统的重要组成部分。它以记账凭证为原始数据，通过对记账凭证的输入和处理，完成记账、结账以及对账工作，输出各种总分类账、日记账、明细账和有关辅助账。它反映了从取得和填制记账凭证，并生成账簿的全过程。 总账子系统几乎可以包括所有经济业务的会计核算，如采购业务核算、存货业务核算、销售业务核算、工资业务核算等，各种业务都可以在总账子系统中进行制单及记账处理。当然，如果企业想要充分发挥计算机软件的管理功能，则可启用其他子系统来进行相应业务的核算，如用销售管理子系统核算销售业务，用工资子系统核算工资业务等，此时，总账系统的功能只体现为对凭证的审核和记账工作。 3.1.1总账子系统的工作目标 一般来说，总账子系统的目标应该包括如下内容： 1、及时、准确地采集和输入各种凭证； 2、高效、正确地完成记账等数据的处理过程； 3、随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务及各个会计期间的各种账表，为企业管理提供有用信息。 4、建立总账子系统与其他子系统间的数据接口，实现会计数据的及时传递和数据共享。 3.1.2总账子系统的账务处理程序 在手工会计中，账务处理程序包括：记账凭证账务处理程序、汇总记账凭证账务处理程序、科目汇总表账务处理程序等等，各企业可以视自身规模大小和业务量的多少选择合适的账务处理程序来开展会计核算工作，其明显的特征是：企业规模越大、业务量越多，会计核算程序就越复杂。 但是，在电算会计中，在电子计算机强大的运算功能的支持下，会计核算效率和计算结果的精确性大大提高，使账务处理程序不在再受到企业规模的限制。因此，总账子系统的账务处理程序固定为：记账凭证账务处理程序。同时，系统又提供汇总记账凭证查询及科目汇总表查询等功能，以方便开展会计工作。 3.1.3总账子系统的主要功能结构 总账系统主要提供凭证处理、账簿查询打印、期末结账等基本核算功能，并提从个人、部门、客户、供应商、项目、产品等专项核算和考核，支持决策者在业务处理过程中，可随时查询包含未记账凭证的所有账表，充分满足管理者对信息及时性的要求。 总账系统功能模块一般可划分：初始设置、凭证处理、出纳管理、账簿管理、往来管理、部门管理、项目管理、期末处理等模块，如图3-1-1所示。 总账子系统初始设置凭证处理出纳管理 总账子系统 初始设置 凭证处理 出纳管理 账簿管理 辅助核算 期末处理 系统管理 1、初始设置：通过建立核算单位账套、建立会计科目、输入期初余额、设置凭证类别、设置自动转账分录等，建立总账系统的核算规则和基础数据，将通用的总账系统变成适合本单位实际需要的专用系统。 2、凭证处理：填制、修改、删除记账凭证，并对凭证进行审核、查询、汇总输出以及记账处理。 3、出纳管理：为出纳人员提供一个集成办公环境，加强对现金及银行存款的管理。可完成银行日记账、现金日记账，随时出最新资金日报表，余额调节表以及进行银行对账。 4、账簿输出：根据记账结果，可按多种条件查询和输出各种日记账、明细账和总分类账。 5、辅助核算：主要提供个人借款管理、部门核算管理、项目核算管理和往来核算管理等功能。 1）个人借款管理：主要进行个人借款、还款管理工作，及时地控制个人借款，完成清欠工作。 2）部门核算管理：主要为了考核部门费用收支的发生情况，及时的反映控制部门费用的支出，对各部门的收支情况加以比较便于进行部门考核。 3）项目核算管理：用于生产成本、在建工程等业务的核算，以项目为中心为使用者提供各项目的成本、费用、收入，往来等汇总与明细情况以及项目计划执行报告等，也可用于核算科研课题、专项工程、产成品成本、旅游团队,合同, 订单等等。 4）往来核算管理：主要进行客户和供应商往来款项的发生、清欠管理工作，及时掌握往来款项的最新情况。 3.1.4总账子系统与其他子系统的数据传递关系 总账子系统是会计信息系统的核心系统，它概括反映企业供产销等全部经济业务的综合信息。它在整个会计信息系统中处于中枢地位，其他各个子系统的数据都必须传输到总账系统中，同时党政军要把数据传递到其他子系统供其利用。总账系统与其他系统之间的数据传递关系如图3-1-2所示。 其他费用工资系统固定资产系统应收款系统 其他费用 工资系统 固定资产系统