包装制品公司档案管理制度.docx

包装制品公司档案管理制度 为加强、规范公司档案管理工作，促进档案工作为企业各项工作服务，根据国家有关法规特制定本制度。 一、档案管理机构及职责 1、公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司行政部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。 2、公司档案管理由行政部指定专人负责，各部门档案由各部指定人员管理。 3、档案管理人员要严格执行公司档案管理制度规定，认真细致地做好档案收集、整理、保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。 4、公司档案管理人员有权对各部门档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收工作。 二、具体内容： 1、归档管理 1.1凡是反映公司生产、经营、管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。 1.2凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。 1.3归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，行政部保存复印件。 1.4凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。 1.5业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务处保存原件；属人事、劳动问题的，由行政部保存原件；其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交行政部；归档范围外的请示报告由各部门自行保管。 1.6由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，主管经理保存一份，财务部及业务部各保存一份。 1.7公司级的收文、发文等文书资料均由行政部归档。 1.8其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。 2、保管管理 2.1公司办公室设有存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 2.2归档资料要进行登记，编制归档目录。 2.3要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具,以便提供利用。 2.4档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理、主次分明、存放科学。 2.5库存档案必须图物相符，帐物相符。 2.6档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。 2.7根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。 2.8经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁,销毁的档案清单由档案员永久保存。 2.9严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。 2.10凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。 3、借阅管理 3.1档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传，外单位人员未经公司领导批准不得借阅。 3.2借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准；借阅非本部门经办的档案材料，须经行政部主管批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经行政部主管批准。 3.3借阅档案，必须履行登记、签收手续。 3.4借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借，过期由档案管理员催还；需要长期借出的，须经行政部主管报总经理批准。 3.5借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅部门或借阅人，以便查阅和催还。 3.6借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。 3.7借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。