企业管理资料范本-公司档案管理制度落地方案.docx

档案管理管控规章制度 总则 档案管理管控机构的设置及基本要求 档案分类 归档及保存年限 档案日常管理管控 附则 档案管理管控相关人员职责 一、总则 1、为了规范全公司的档案管理管控，充分、合理利用档案资料为公司服务，特制订本管理管控规章制度。 2、本规章制度适用于公司及所属各单位档案管理管控。 3、本规章制度最终解释权归公司综合部，综合部相关相关项目本规章制度的修订完善。 二、档案管理管控机构的设置及基本要求 （一）档案划分及管理管控部门机构 1、档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理管控、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。 2、公司设立档案室，隶属于综合管理管控部，并设置档案管理管控相关人员，相关相关项目档案资料的归档督促和日常管理管控工作。公司制定明确的档案管理管控相关人员岗位职责，档案管理管控相关人员必须严格履行职责。 3、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门机构级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。 （二）各部门机构资料管理管控 1、公司所属各部门机构必须设兼职的资料管理管控员，制定明确的档案管理管控员岗位职责，规范部门机构档案管理管控，实行部门机构档案与公司档案归口管理管控。 2、各部门机构根据部门机构资料性质结合公司级档案管理管控办法，实行统一的标准分类管理管控。 3、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理管控规定执行。 三 、档案分类 （一）档案质量 1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。 2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。 3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。 4、档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有题名的，由档案相关人员根据内容拟定标题。 5、档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷规定时间。 （二）立档 1、档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。 2、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。 3、档案文件资料按规定时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。 （三）分类 1、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、规章制度类目、文件类目、合同协议类目等）。 2、公司档案大致分为以下几类： （1）证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等； （2）文件类：分外来文件（政府职能部门机构的往来文件）和内部文件； （3）规章制度类：管理管控规章制度汇编； （4）合同协议类：分内部经营管理管控合同协议和业务合同协议两种。 （5）计划总结类：分年度计划及总结等； （6）会议纪要类：办公例会纪要等 3、档案的归口存放部门机构 （1）公司各类批文、合同协议、协议、证照、存放于综合管理管控部。 （2）公司的各种财务资料、税务资料存放于财务部，由财务部按国家及公司有关规定进行整理、分类存档。 （3）有关工程的各类图纸、技术资料，由工程部和研发部相关相关项目保管。 （4）有关房产销售的销售合同协议，由市场营销部相关相关项目保管。 （5）除售房合同协议外，所有对外签订的合同协议，必须将原件存放在综合管理管控部。 （四）档案编号 1、档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。 2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 3、公司档案员相关相关项目档案文件材料的收集、整理，按照《档案登记目录表》条款“对号入座”，各部门机构要积极配合公司档案管理管控工作。 4、为规范管理管控便于查找，所有档案盒应按照规定进行编号。按照公司名称、部门机构名称、文件类别、档案盒号码分为四个部分。 四、归档及保存年限 （一）归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的规定时间，系统的排列并填写《卷内目录》。 （二）归档的同类文件资料在卷内应按保存期