办公室管理制度工作流程.docVIP

一、会议管理制度及工作流程 1、会议分为：行政会议、月度总结大会、全体员工大会 行政会：每周一上午8:30 会议地址：办公楼会议室会议主持：办公室主任参会人员：各部门负责人记录：文员 会议内容：①通告上周安排工作的进展状况②研究部署下周工作③解决工作中出现的详细问题④各部门之间互相交流、配合、调理事宜 总结会：每个月月尾最后一天下午3:00 会议地址：办公楼会议室会议主持：办公室主任 参会人员：总公司各部门员工记录：文员 会议内容：①各部门领导总结本月工作状况，部署下月工安排 ②解决工作中出现的详细问题 ③各部门工作的连接 全体员工大会：1-3个月一次，时间另行确立会议地址：办公楼会议室 会议主持：办公室主任参会人员：公司全体员工 记录：文员 会议内容：①各部门领导报告所属部门工作状况及下步工作安 排 ②检查各部门之间的工作连接 ③要求全体员工提出对公司的全面剖析和看法，一 周后交于行政 2、暂时会议：不按期组织 3、会议矛盾时坚持小会听从大会的原则 第三章会前准备 第一条公司召开的公司级会议会务服务一致归口办公室负责。各 部门召开会议需用公司会议室，应由办公室兼顾安排。 第二条会议招集人在会议召开2日前将会议的主题、地址、时间 和对与会者的要求等下发或通知所有与会者。 第三条会议主持人和与会人员都应在会议召开2日前做好有关准 备工作，包含拟好会议提案、报告总结纲要、讲话重点、 工作计划草案、决策决定草案等。记录人依据会议通知和 与会者的会前准备资料在会议召开2日前制定《会议议程》 交会议招集人审察。 第四条所有与会者都应当恪守公司的会议制度，不迟到，不早走， 不无故缺席。由于特别原由不可以完好地参加会议的与会者， 应提早向会议招集人说明状况，而且将自己的看法尽量用 书面的形式转达给会议招集人，由会议招集人代为表达。 第五条会议的基自己员应当包含：招集人，与会者，记录员。会 议原则上应由招集人主持，也可由招集人指定别人代为主 持。 第四章会议组织及要求 第六条会议组织依照“谁主办，谁组织”的原则。 第七条会议主持人须恪守以下规定： 主持人应提早10分钟抵达会场，检查会务落真相况，做好会前准备。 主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推动中应注意的问题等，进行必需的说明。 会议进行中，主持人应依据会议进行中的实质状况，对议程进行合时、必需的控制，并有权限制讲话时间和中断与议题没关的讲话，以保证议程顺利推动及会议效率。 属议论、决策性议题的会议，主持人应指引会议作出结论。对须集体议定的事项应加以概括和复述，合时提交与会人表示建议；对未议定事项亦应加以概括并指引会议就后来续安排一致建议。 主持人应将会议议定事项付诸实行的程序、实行部门、达成标准和达成时限等会后跟进安排向与会人员明确。 第八条参会人员须恪守以下规定： 应提早5分钟抵达会场，并在《会议签到表》上签到或由主持人点名签到； 正确、充分地表达自己的立场，会议讲话应要言不烦，紧扣议题； 会议议论过程中，与会者应注意文明用语。 依照会议主持人对议程控制的要求； 属工作部署性质的会议，原则上不在会长进行议论性讲话； 恪守会议纪律，与会时期应将手机调到至静音或将手机呼喊转移至部门另一未与会人处，原则上不一样意接听电话，如须接听，请走开会场； 做好自己的会议纪录。 第五章会议记录 第九条公司各种会议均应设专用记录本进行会议记录并由会议招集人确立专人负责记录。会议记录应恪守以下规定： 以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，依据需要整理睬议纪要； 会议记录应坚持脚踏实地的原则，尽量采纳实录风格，保证记录的原始性，记录员应签字； 对会议已议定事项，应在原始记录中括号注明“议定”字样； 会议原始记录应于会议当天、会议纪要最迟不迟于会议后2个工作日呈报会议主持人审察署名；如需下发文件，主持人审察后由行政副总、总经理逐级审察赞同后再下发，如非下发文件，逐级审察后归档。 负责会议考勤记录，并报会议主持人赞同； 做好会议原始记录的平时归档、保留工作，实时将经主持人 赞同的《会议签到表》的考勤记录报考勤人员。 第十条会议纪要和会议记录的发放、传阅、归档： 公司级会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人、行政副总审察、总经理确立，并由办公室存档备查，按年度移交公司档案室。 各部门的会议记录，由本部门常设会议记录员负责平时归档、保留； 会议记录为公司的机要档案，保留人员不得私自外泄，其调阅应严格依照公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。 第六章会议精神的督办及执行 第十一条会议跟进 会议定策、决策事项需要会后跟进落实的，依照部门职责分工由主办部门跟进落实，会议主持人还有指定的，从主持人指定； 会议跟进的依照以会议定策、纪要及会议原始记录为准； 办公室负责会议议定