归档文件整理简要说明.pptVIP

一、收集 二、整理 三、编页 四﹑打印文件目录、备考表 五、装订 六、填写档案章 七﹑档案汇总 归档文件整理说明 第一页，共十二页。 一、发文（正文三份，底稿一份） 1、发文按文号大小号排列整； 2、本处室的工作总结、工作计划以及合同协议要归档； 3、本处室编印的答题卷连同答案两份归档； 4、本处室编写的文件汇编和画册归档两份； 5、查看发文批复、请示、附件以及依据性文件是否齐； 6、如无批复，缺损的依据性文件和附件，要求处室负责领导签字并注明时间（填写在文件右上角）； 7、批复在前，请示在后； 8、文件底稿要求完整、不少页、不缺印章； 收 集 第二页，共十二页。 二﹑收文 1、收文与收文本对照无误； 2、如收文已附在发文后或收文已下发等情况的要由经手人注明收文去向并签字（标注在收文单中）； 3、交通运输厅与外单位联合发文（编外单位文号）的文件也要归档； 4、收文齐全后按来文单位分类如：国务院、交通运输部等上级单位、省直单位、下级单位等。 收 集 第三页，共十二页。 整 理 一、发文 1、批复、请示和附件中的公处理文单要附在文件后； 2、文件底稿要求完整不少页、不缺印章； 3、表格的表头朝左，表格不能空白无内容； 4、文件按批复在前请示在后下属单位来文在最后的顺序排列； 6、三份正文分开，一份附在底稿前归档，两份各单独排列打印文件目录。（整理后一份为副本，一份退处室查阅）； 第四页，共十二页。 1 、 收文齐全后，按来文单位分类如：国务院、交通运输部等上级单位、省直单位、下级单位； 2 、然后在已分好的来文单位基础上按来文字号分类如交通运输部的：交办发、交财发、交水发、交体法发等； 3 、最后再按文件大小号排列如：交财发[2001]18号放在交财发[2001]30号前； 4 、文件要求下齐和左齐； 5 、表格的表头朝左，传真件复印，纸条粘贴在空白纸上之后才能归档 。 二、收文 整 理 第五页，共十二页。 一、保管期限分永久、定期（30年、10年） 分类完毕后，文件要求下齐和左齐，按件编页并填写档号章。 二、正本、副本和第三套 整理齐全后按件编页，在文件右上角用铅笔编写页数。 三、收文 齐全后按件编页、在文件右上角编页，在左上角（距上1公分，距右1公分）。 编 页 第六页，共十二页。 打印文件目录、备考表 1、归档文件目录表由档案室统一考盘，归档文件目录一式三份； 2、打印备考表，如盒中文件有特殊情况，例有空号、重号、丢失、缺损、要在 备考表中说明情况，整理人填写就是各处室文书人员，检查人就是处室分管负责人填写。 第七页，共十二页。 装 订 1、三孔一线； 2、去掉金属物； 3、五页以内可粘贴。 第八页，共十二页。 填写档号章 档号章图示 全宗号 年 度 室编件号 机构名称 保管期限 馆编件号 第九页，共十二页。