集团公司办公用品管理制度.doc

PAGE PAGE 1 办公用品管理制度 1.目的 为加强办公用品管理，规范办公用品的申请、发放、领用程序，提高利用效率，降低办公经费，特制定本制度。 2.适用范围 集团及分公司。 3.职责 3.1各部门：指定一名人员负责办公用品的管理，包括办公用品的申请、发放； 3.2行政部：负责统计、汇总、审核各部门/分公司需求计划并提报申购申请；管理办公用品的出入库等； 3.3采购部：负责办公用品的采购工作。 4.分类和标准 4.1办公用品包括：剪刀、胶条、胶棒、橡皮擦、回形针、直尺、订书器、涂改液、裁纸刀、签字笔、铅笔、信笺、信封、打印纸、复印纸、复写纸、印刷品、印泥、钉书针、大头针、夹子、图钉、名片、账册、卷宗、档案袋（盒）、标签、纸杯、计算器、电池、工牌等。 4.1.1员工通用办公用品：指公司所有员工根据工作需要均可以领用的办公用品，例如：签字笔、普通记事本、签字笔芯、橡皮、记事贴等易消耗的办公用品。? 4.1.2部门专用办公用品：指责任部门才能领取的办公用品，如：收据等。? 4.1.3部门共用办公用品：指各个部门可共同使用的办公用品，如：钉书器、计算器、打孔器等。 4.2员工对办公用品应本着勤俭节约、杜绝浪费的原则，消耗品第二次发放必须实行以旧换新。 4.3办公用品应为办公所用，不得据为己有或挪作私用。 4.4不得用办公设备干私活，谋私利；不许将办公用品随意丢弃废置；精心使用办公设备，认真遵守操作规程。 5.办公用品申请计划 办公用品每3个月申请一次，各部门根据本部门办公用品消耗、使用情况，在3月、6月、9月、12月15日前，填写《 季度办公用品采购计划》，经部门负责人确认，报行政部统一汇总，行政部按用量标准审核，报集团副总裁签批，22日前转交采购人员，当月底完成采购。记事本、笔芯等用量大的物品，行政部应酌情备库存。计划外办公用品需单独提报需求计划，经集团副总裁、董事长签批后购买。 6.采购 公司所有的办公用品均由行政部根据集团副总裁签批的《 季度办公用品采购计划》进行询价，以价格低、品质优、性价比最高为原则确定采购方予以采购。 7.领用 7.1领用和配置： 7.1.1配备标准： 7.1.1.1员工级：配备签字笔1支、笔记本1本、文件夹1个、文件筐1个、工牌1个； 7.1.1.2经理/总监级：配备签字笔2支、文件夹1个、文件筐1个、笔记本1本、笔筒1个、工牌1个；按需配置计算器、订书机/针； 7.1.1.3（副）总裁级：配备签字笔3支、文件夹1个、文件筐1个、笔记本1本、笔筒1个、订书机/针1套、计算器1个、铅笔/橡皮1套、工牌1个。 7.1.2个人领用办公用品应据实填写《个人办公用品申领单》，经部门负责人审核并签字后，交行政部审批，由管理员负责发放。 7.1.3前台/行政人员根据个人领取情况做出详实登记，负责建立办公用品领取档案，根据申请单对应详实填写《办公物品出入库登表》。 7.1.4总监级/（副）总裁级的办公物资（包含办公用品、办公桌椅、电脑等）由行政部前置配备齐全并整齐放于办公桌位上。 7.2 部门办公用品的发放 7.2.1剪刀、胶条、胶棒、橡皮擦、回形针、直尺、订书器、美工刀按部门分配，每部门分配一套。 7.2.2计算器除必备部门配备外同样按部门分配。 7.2.3前台/行政人员根据各部门已编制签批的《办公用品领取申请单》建立档案，制《办公用品领取登记表》，据表单如实发放所列物品，部门负责人领取后需签字确认。 7.3会议期间办公用品管理规定 7.3.1公司会议期间会务组按需填写《办公用品领取申请单》，由会务组负责人审核签字后交行政审批同意后方可进行领用。 7.3.2管理人员认真核实申领单后方可发放物品，同时要做好会议期间物品领取登记表，注明会议主题、时间、各会务组名称、负责人、所领物品品名等，以备核查。 7.4电话、计算器、订书机、文件框、文件夹、笔筒、剪刀、美工刀、直尺、鼠标、键盘等耐用办公用品，已于员工入职时按标准发放，原则上不再增补，如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领；如人为损坏或遗失由个人负责赔偿。? 7.5各部门管理员应做好办公用品的出、入库登记及盘点，依据当日《办公用品领用申请表》填写《 年办公用品出入库明细表（电子帐）》，每月底盘点库存数量，编制《 月行政报表》内，将需补库的办公用品按申请周期报团行政部统一采购，保存相关单据。行政部每年3月、6月、9月、12月初完成《办公用品领用申请表》、《 年办公用品出入库明细表（电子帐）》的对帐盘点，保存盘点资料，作为下次办公用品提报的依据。 8.前台/行政人员职责 8.1前台/行政人员须建立和登记办公用品表，定期核查所领物品登记表，做好办公用品的购置、发放和库存管理。 8.2管理员须定期或不定期盘点，查对