会议及接待流程.docxVIP

会议及接待流程 定义、适用范围 本流程适用于集团总部接待来访客人及大型会议安排，其它各 公司可参照执行。 流 程 来访接待 客人预约 与集团领导确认来访日程,并确定参加人员； 为客人预定住宿酒店，安排车辆接送； 会前准备 由前台接待人员引领入会议室； 安排宴请客人及车辆接送。 会议安排接待 确定会议议程、参会人员范围、费用预算（场地、餐饮、住宿）报办公会立项审批； 下发会议通知； 统计参会人员名单并收集会议相关资料； 召开预备会 会前准备 召开会议：签到，做会议记录，摄影摄像。 会后下发会议纪要并存档 做费用决算及会后总结 规定及权限 参加商务洽谈及集团内部会议的人员均需提前五分钟到达会场。 集团领导的客人来访及接待日程由行政中心负责。 集团各中心、各公司的接待活动由各中心、各公司自行负责， 需集团领导接见或陪同的应将具体日程安排发给行政中心文秘部确认。 所有接待活动若需调配集团车辆，需由行政中心文秘部统一安排。 集团领导参加的业内公开活动，重要客人来访、会晤及集团重要会议等可参照《XX 集团新闻、信息宣传发布申请表》进行信息发布。 标准化格式 XX 集团会议及接待活动安排表 时间: 地点:  总负责人: 选项√ 下发会议通知 相关文件收集 日程安排 统计人数 会议签到表格 会议请柬 工作项目会前准备工作 完成情况 负责人 备 注 会标、桌标、横幅 立项申请 费用预算 领取支票 会中接待工作 会议签到 车辆安排 餐饮住宿 会议室布置（幕布、白板、纸笔、茶水） 参会人员服装要求 录音 录摄像 电脑、投影设备、视频 会议记要 会议资料（书面/电子版） 后续工作 资料存档 费用决算 信息发布（内网、外网、媒体） 会议类别 会议名称 会议目的/内容 会议频次 会议 召集人  参会人员 会议记录  发放范围 集团董事会/股东会 讨论决定行使职工持股会的股东权利和义务及由董事会讨论决定的事项。  每年至少一次  董事长  董事会全体 董事会秘成员/全体股 书 东大会会员  全体会员 集 团 CEO 讨论需由CEO 决定办公会 的重大事项 CEO 办公会根据需要召开  CEO CEO 指定的相关人员  行政中心 全体成员 合资公司 讨论需提交董事 根据董事会董事会预 会议题 召集时间 备会  CEO/总裁 CEO、总裁、相关人员 投资发展中心 全体与会成员 集团周工作例会 评审集团五大中心提交的议题、立项、合同等及下周工作安排 确保质量管理体 每周五下午或其他必要时  总裁 各中心总经理 各中心、行政中心 各体系、 公司 集团 管理评审会 系持续有效地运行，对集团资源配置及战略管理制度的贯彻、经营管理目标的评审 每年两次 或其他必要 总裁时 CEO、总裁、 集团各中 集团各中心、 行政中心 心、各体各体系、 公 系、公司司、合资公司 审计报告评审会 月度经营分析会 席人力资源管理分析会 席 人力资源管理分析会 人力资源管理 每月一次 集团人力资源管理委员会 委 员 确保各中心、公司质量管理体系持续有效地运行 对比；下月经营情况预测；沟通 对比；下月经营情 况预测；沟通 每月一次 委员会主 席 委 员 投资 不定期 集团投资委员会主 委 员  不定期 人力资源中心 集团经营 总裁、办公会成员及相关人员 人力资源中心 委员会秘书 委员会秘书 委员会秘书 各中心、各体系、合资公司 全体与会成员 全体与会成员 全体与会成员 CEO、总集团五大中裁、各中每月 20 日总裁心总经理、各行政中心 CEO、总 集团五大中 裁、各中 每月 20 日 总裁 心总经理、各 行政中心 心总经 委员会主席 理、各委 员会主席 工作报告 会 员会月度报告