信息及资料管理制度.docxVIP

销售信息管理制度 一、销售信息保密制度每个人员都应做好公司及项目的保密工作；项目销售情况:关于项目接点性及阶段性销售情况，面对市场（客户）和业内人士，公司所有员工对外都必须按照公司制定的统一说辞统一口径，违反者公司将严厉惩处； 销售代表收入保密:所有销售代表的销售提成收入保密； 客户资料保密： 1）所有销售代表对项目的销售情况和客户资料应当严格保密,不得自行以任何形式向外界透露； 2）所有的客户资料都应当在当天存入电脑指定文档，并由专人负责保管。 注：销售代表违反以上条款中任意一条者，公司视情节严重性分别给予警告、开除处分，并追加相应的经济处罚. 二、销售信息管理制度 客户资料： 1）每个销售代表做好自己的客户资料记录和保存；2）客户信息原始资料由销售内勤负责存留和管理；3）销售代表离职时，手头客户资料需全部交回。 项目资料： 1）项目资料由专人（销售部经理）负责存留，传达；2）销售代表手头的项目资料需妥善保存，严防丢失；3）销售代表离职时，项目所有资料全部交回。 销售信息： 1）项目销售信息（房源、价格表等）统一由销售内勤负责管理；2）销售代表应按照公司的要求向外传达，对违反者，酌情给予处理；3）销售内勤除对每日营销变动情况进行登记外，另需根据统一表格进行认购情况、签约及收款情况统计，经销售部经理审核后传达公司。 a）订购阶段客户资料、签约阶段客户档案分别以订购情况明细表、销售情况明细表串联。销售内勤必须使用活页文件夹对客户资料分门别类进行整理,摆放；b）销售内勤应对合同分别放置，已签合同需统一编号，一个客户一个文件袋，并注明资料完整或缺少项目。合同的保存与调阅仅限于销售部经理、销售主管与销售内勤，其他人员无权擅自领取合同，销售内勤可另准备一份合同样本，供销售代表、客户借阅；c）未签约客户如提出借阅合同并拿离现场，销售代表应首先婉拒，若客户坚持借阅，则应统一至销售内勤处办理借阅手续，并留下明确借条，合同的限期归还由当事销售代表负责，对于已签约客户需凭合同办理提款事宜，由销售内勤办理借阅手续。 d）对于已初始登记合同返还客户，需销售内勤专门准备签收本，在客户领取合同时签收。 案场表单： 案场所需表单应有完整的一份，由销售内勤负责保管，根据需要复印。 客户档案管理制度 合同档案管理遵循安全、有序、查找便捷的原则，对销售过程中涉及客户的《房屋预定合同》、《商品房买卖合同》、《商品房备案信息表》、《地下室、车库使用协议书》、优惠申请单、客户身份证明、相关变更手续等文本文件及数据进行有序存档管理. 一、档案建立自客户签订“认购协议”的同时，开始对该客户建立相应的客户档案；销售内勤应建立协议台账及合同台账，对档案信息做数据管理。当天成交认购客户及合同客户信息应及时录入数据，回款面积等房屋信息应与财务保持一致并于当日录入报表；客户档案由销售内勤统一管理，待客户在销售部办理完所有相关手续后，交公司办公室统一存档； 客户档案管理人员应做好客户档案的保密工作；由于客户档案管理人员的原因，造成档案破损或丢失，由档案管理人员承担相应责任。 二、文件点收文件归档时，按以下原则进行点收： 对需要归档的文件，应做到及时归档；检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查借阅人；文件如经过借阅，应有管理部门主管的确认；与本客户档案无关的文件或不应归档的文件，应立即退回经办部门；客户档案包括：“购房大订单”、“商品房买卖合同、“客户变更通知单、“客户交房通知回单”、“客户基本情况登记表”、“商品房备案信息表”、客户身份资料，按照楼栋编号原则存入一个档案袋进行归档管理。 三、档案的分类 客户档案分楼号进行管理；对客户档案进行一户一档的管理方法，客户档案管理人员将每一份客户档案存放在一个档案袋内，在每一个档案袋的右下角贴上一个粘贴标签，标签上标明该客户所签订的“商品房买卖合同”的合同号，以便以后查阅；房屋认购协议、车位、地下室协议应按照协议号、分期原则进行书面资料存档保存；客户档案袋的正面需标注该客户所购商品房的楼号、购买人姓名、签订“商品房买卖合同”的合同号、所购房屋的面积、单价、总金额、付款方式、贷款金额、贷款年限； 档案袋背面标明袋内存放内容。 四、档案的借阅与归还本部门人员借阅档案时，必须在借阅档案登记簿登记后，方可借阅；借阅档案人员必须爱护档案，做好档案的保密工作；借阅档案交还时，客户服务人员必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告借阅人并追究相应责任； 外部门借阅客户档案时，需经销售部经理同意后，方可借阅。