专业秘书及助理技能训练.pptxVIP

專業秘書及助理發展技能培訓師万會桂團隊公約將 調至振動狀態空杯狀態課堂上不要隨意走動不遲到早退積極參與課程大綱秘書的職業素養秘書的個人品質如何成為“五星級〞的秘書成為上司的得力助手文秘專業技能時間管理人際溝通技巧秘書的職業素養 秘書的語言技能包括高標準的速記打字等。組織技能要能妥善組織活動，使辦公室工作無論何時都能取得最高的效率。秘書的職業素養效率按時按質量完成工作，並不斷尋求更好的解決方法。責任感隨時準備擔負起責任並接受上司授權給你的任何工作，並嚴守商業機密。謹慎性對上司意圖準確把握，以防事情出差錯。秘書的職業素養 機智和交際能力在處理詢問接電話和接待來訪者時，需要秘書冷靜，要保持機智；要有一定的交際手段，能与不同身份的人交往並能与他們合作。忠于職守這是建立与上司理想關係中最重要的品質。對商業的興趣要有讀書看報的興趣，並養成良好習慣，這樣才能獲得相關領域的動態，給上司提供更令他滿意的服務。三分鍾測試三分鍾之內完成完成后請保持沉默效率是“以正確的方式做事〞效能是“做正確的事〞 —管理大師彼得．德魯克?有效的主管?秘書的個人品質 創造性在日常的工作中能對習以為常的事務進行創造性的思考，並能提出自己的建議和想法。守時性要求必須有很強的時間觀念，這樣才能把上司和自己的工作安排好。秘書的個人品質對未來需求的預測能力能對工作中不可能的發展變化做出預測，並對上司的工作安排和計劃作出適當的調整。良好的適應性并樂于助人無論何時，特別是在他人處于困難中要樂于助人這樣才有助于周圍的人員建立融洽的關係；當工作時間性質等發生改變時要有很強的適應性。秘書的個人品質 禮貌和禮儀舉止要彬彬有禮，富有同情心；在接聽電話時說話要得體，平易近人；接待來訪者時要有禮貌，懂禮儀。 樂觀〔尤其在工作壓力比較大的情況下〕要用樂觀的情緒去感染周圍的人，這樣的辦公室群體才是有戰斗力的。良好的外表，整潔的服飾是給人的第一印象。小故事　兩個同齡年輕人同時受雇于一家店鋪，並且拿同樣的薪水。可是叫阿諾德的小伙子青云直上，而那個叫布魯諾的小伙子卻仍在原地踏步。布魯諾很不滿意老板的不公正待遇。終於有一天他到老板那儿發牢騷了，老板一邊耐心听他的抱怨，一邊在心里想著怎樣和他解釋清楚他和阿諾德之間的差別。“布魯諾先生，〞老板開口說話了，“您到集市上去看一下，看看今天有甚麼賣的。〞 布魯諾從集市上回來向老板匯報說，今天集市上只有一個農民拉了一車土豆在賣。“有多少？〞老板問。布魯諾趕快又跑到集市上，然後回來告訴老板共４０口袋土豆。 “價格是多少？〞 布魯諾又第三次跑到集市上問來了價錢。“好吧，〞老板對他說，“現在請您坐到這把椅子上一句話也不要說，看看別人怎麼說。〞 阿諾德很快就從集市上回來了，並匯報說到現在為止只有一個農民在賣土豆，一共４０袋，價格是多少；土豆的質量很不錯，他帶回來一個讓老板看看。這個農民一個鐘頭以後還弄來几箱西紅柿，據他看價格非常公正。昨天他們鋪子的西紅柿賣得很快，庫存已經不多了。他想這麼廉价的西紅柿老板肯定會要進一些的，所以他不僅帶回了一個西紅柿做樣品，而且把那個農民也帶進來了，他現在正在外面等回話呢。　此時老板轉向了布魯諾，說“現在您肯定知道為甚麼阿諾德的薪水比您高了吧？〞如何成為“五星級〞的秘書?培養內部之服務意識讓每一位“顧客〞都滿意。你要因為有你在，而讓部門有所變化。如何成為“五星級〞的秘書?專業化　—專業知識技能 有效率的檔案管理　文字与語言之表達能力　電腦軟體熟練的應用　快速的打字能力　電話應對技巧　訪客接待禮儀如何成為“五星級〞的秘書?有效率的檔案管理 按一定的規律存放檔案 定期做一次檔案柜的徹底減肥案例分析文字与語言之表達能力　Eric是生產部經理Paul的秘書，Paul是一個幽默風趣的人，平時喜歡開玩笑，Eric也是一個開朗的人，他們常常談得很投機。一次客人訪厂，大家正談得很開心，對方客戶夸獎Paul很溫文爾雅，Eric開玩笑說“他裝出來的，平時還不是那樣，你知道甚麼是土狗扎個狼架子！〞Paul一臉的尷尬，Eric也意識到失言了，只能又補充說了一些贊美之詞，Paul的臉色越發難看了。角色扮演電話應對技巧　1.另一部門經理打了幾次電話來都找不到人，我方無暇回電，對方又再次來電，並且非常生氣。　2.有一批貨在生產的時候出了問題，現在延誤了貨期，PMC找到你們經理，經理過來把你罵了一通，但事實上你並不了解此事。　3.你正在接一個外線電話，這時內線分机響了，當你挂斷外線接听時，對方已挂机，几分鐘后，電話再次響起，是另一部門經理，他說要投訴你不接電話。小算術　一天，有個人拿張100元的紙幣到你的店里買65元的巧克力，你沒有零錢找，就到隔壁的小吃店用這張100的換了1張50元1張20元2張10元2張5元的紙幣，然後找了35元給客人。客人走后，隔壁小吃店老板拿著那張