会议组织与管理培训教材.pptVIP

议题要求与确定 议题要求：数量适度、轻重分明、准备充分、符合权限。 议题确定： 纵向性会议以及由一个单位发起并主办的会议，直接由主办会议的领导机关或领导人确定； 实行表决制的会议，须经过全体成员表决方能确定； 实行磋商机制的会议，一般要通过双边或多边磋商最后确定。 第三十页，共六十五页。 会议活动类型 议题性活动：针对会议的各项议题所展开的报告、讲演、辩论、商讨、审议、选举和表决等活动。 仪式性活动：围绕会议主题进行的颁奖、授勋、签字、揭幕、剪彩、奠基、升旗等程式性较强的活动。 第三十一页，共六十五页。 议程及其书面结构 议程：是对议题性活动的程序化。即把一次会议的各项议题按照主次、轻重的原则以及先报告、再讨论审议、后表决的次序编排起来并确定下来。 议程的书面结构： 标题：由会议全称加上“议程”二字组成。 稿本：须提交大会表决通过的草案，应在标题后面或者下方居中用圆括号注明“草案”二字。 题注：议程一经大会通过，则去掉“草案”二字，在标题下方注明通过的日期、会议名称，并用圆括号括入。 正文：简要概括地说明会议每项议题性活动的顺序，用序号标注，句末一般不用标点。 制定机构、日期：由主办者直接制定的议程可在正文右下方写明制定机构的名称和制定日期。 第三十二页，共六十五页。 确定与会者 领导确定：纵向性会议和部分横向性会议一般由会议领导者根据会议的目的、性质和议题来确定。 规则确定：各种法定性会议的与会者必须根据组织章程或议事规则确定。 磋商确定：共同发起、主办的会议与会者由会议的发起者、主办者或成员之间根据会议目的和议题，通过平等协商确定各方参加会议的代表人选。 选举确定：根据一定的规则，通过选举程序产生代表作为会议成员。 第三十三页，共六十五页。 影响会议规模的因素 效果因素：保密性强的会议，规模小；声势性会议，规模大。 效率因素：在会议结果不变的情况下，会议规模与会议效率成反比关系。同样的会议结果，会议规模越小，所花的时间就越少，会议效率就越高，反之亦然。 成本因素：会议规模与会议成本成正比关系，规模越大，消耗的人力、物力、财力就越多，会议成本也就越高，反之亦然。 场地因素：规模决定场地，但由于场地的限制，规模必然受到相应的限制。 第三十四页，共六十五页。 会议名称及其构成 会议名称：是会议活动基本特征的信息标识。 名称要素：会议主题、主办者、会议功能、与会者身份、会议范围、会议时间、届次、会议地点、会议方式等。 名称要素选择：会议目的、要求、类型不同，名称所揭示的信息也各有侧重。 第三十五页，共六十五页。 确定时间注意事项 邀请的领导人、嘉宾、报告人是否能按时参加。 与会者是否有足够时间准备相关文件或发言材料。 会议的各项准备工作能否按时完成。 会议的具体日期是否具有政治上、外交上、宗教上、民族风俗上的敏感性。 第三十六页，共六十五页。 选择会议地点要求 能够推动举办地的政治、经济和社会发展。 能够突出会议主题。两种办法：一是选择当前事件现场召开各种现场会，如事故现场会、经验现场会、现场办公会等；二是选择与会议主题密切相关的历史遗址举行各种纪念会、研讨会。 能够营造特定的会议气氛。如选择景色优美的城市、村镇作为会议地点，能营造轻松的会议气氛。 第三十七页，共六十五页。 安排会议地点考虑事项 会议举行地是否具有足够的接待能力； 会议的场馆其及周边环境是否能够确保会议的人身安全、信息安全和财产安全； 环境是否适宜； 会场大小是否适中； 会场内的设备是否能够满足会议的实际需要； 是否设有新闻中心以便举行新闻发布会和记者的采访报道； 会场距离是否适当； 会场规格是否适当。 第三十八页，共六十五页。 会议分组办法 按与会者所在单位编组； 按与会者所在的行业或系统编组； 按与会者所在的地区编组； 按界别编组：如文艺界、学术界、企业界、体育界、宗教界等。 按法定规则分组：有些法定性会议，有关法律或法规对设立团组有规定的，遵其规定。 混合编组：将不同单位或地区、不同行业或系统、不同界别的与会者交叉混合编组。 第三十九页，共六十五页。 分组活动注意事项 组的数量和规模要适中； 领导参加分组活动既要突出重点，又要照顾幅面，避免过于集中； 由组织协调能力强的人担任组长； 设联络员加强与各团组的信息沟通。 第四十页，共六十五页。 专题会议（配套会议）种类 专题报告会（专题论坛、专题演讲）：由指定的发言者介绍自己对相关专题的分析以及研究成果。报告后也可安排提问。 专题座谈会（圆桌会议、讨论会）：与会者均有