公司行政管理制度.pptVIP

办公用品报废 1. 低值耐用品及办公设备报废时，由使用部门提出申请，经有关部门检验，尚有修复价值的办公物品，由行政部负责损坏物品的修复事宜；无修复价值，符合报废条件的，办公用品鉴定人员、行政部主任分别在报废申请上签字确认，报总经办审批。 2. 拟申请报废用品的维修费用及相应赔偿按本规定第九条进行处理。 第三十一页，共八十六页。 办公用品报废 3. 总经办审批的报废意见，需报财务部备案；达到固定资产条件的，由财务部进行固定资产的清理和报废的帐务处理。 4. 公司对已报废的资产处置实行“一物一回收”制度，由行政部统一安排，各部门不得擅自处理。 第三十二页，共八十六页。 盘 点 清 查 1、行政部库管员对入库物品要经常盘点，做到日清月结。 2、每年6月末及12月底前，由财务部依据库存账与仓管人员对库存共同进行盘点，发现盈余、短少、残损必须查明原因，分清责任，出具盘点表，呈报总经办处理。 第三十三页，共八十六页。 盘 点 清 查 3、每季度，行政部依据办公用品领用薄，对员工个人保管的办公用品进行检查，如发现损坏、遗失等情况，须查明原因，分清责任，出具盘点表，呈报总经办处理。 4、以上盘点清查结果及总经办处理意见，报人事部进行处罚，并报财务部进行账务处理。 第三十四页，共八十六页。 档 案 管 理 规 定 第一章 总则 第二章 档案机构及其职责 第三章 档案的管理 第四章 档案备份制度 第五章 处理条例 第六章 责任 附件1 .2 .3 .4 第三十五页，共八十六页。 第一章 总 则 第一条 为加强公司档案管理工作，有效保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。 第二条 本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 第三条 公司及各部门、员工有保护档案的义务。 第四条 档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。 第三十六页，共八十六页。 第二章 档案机构及其职责 第五条 公司文件由总经办指定专人负责档案管理工作。项目手续、建筑工程相关资料由经办部门指定专人负责档案管理工作，经办部门按类预立卷后，将原件交行政部存档，自己留存复印件。 第六条 行政部应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。 第三十七页，共八十六页。 第三章 档案的管理 第七条 整理办法 第八条 过程管理： 公司及各下属公司各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件处理完毕后将相关资料移交行政部保管，任何人不得据为己有。 第九条 销毁：须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。 第十条 公司档案的分类及编号：指定资料员经行政部培训后，按有关档案分类及编号要求操作。 第三十八页，共八十六页。 第三章 档案的管理 第十一条 在业务中对外签署的各种经济合同由行政部按项目、类别、时间等归档。 第十二条 借阅：因公事需要借阅文档的，应填好档案借阅登记表，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经行政部核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。 第十三条 分级查阅：具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。 第三十九页，共八十六页。 第七条 整理办法 1. 方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。 2. 步骤 第四十页，共八十六页。 步 骤 A. 收集 各部门将需要存档的证件、文件、合同、图纸、音像资料等报送到行政部并做交接登记，行政部档案管理员按其性质进行分类、编号、归档，如需下发的要与接收人做好登记。 B. 整理 根据分类和成立时间整理放入文件柜。 C. 分类 根据下述分类方法分类： D. 立卷 区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。 第四十一页，共八十六页。 根据下述分类方法分类： 1、一级分类以档案性质分为重要证件、文件类、合同类、图纸类、音像类； 2、二级分类在一级分类基础上按项目进行分类归档； 3、三级分类在一级、二级分类基础上根据文件来源、文件属性、签批时间来编号归档； 第四十二页，共八十六页。 第四章 档案备份制度 第十四条 公司档案需要行政部统一备份，任何档案原件需交于行政部统一保管，部门留存复印件，无原件则需提供复印件以作备份；音像资料需硬盘、光盘备份。 第四十三页，共八十六页。 第五章 处理条例 第十五条 有下列