药业企业档案管理制度.docxVIP

药业企业档案管理制度 一、制度概述 为规范药业企业档案管理工作，完善企业档案管理制度，提高档案管理水平，确保档案的真实性、完整性、可靠性，特制定本《药业企业档案管理制度》。 二、管理部门 公司档案管理部门是本企业负责档案管理、监督检查和档案鉴定的职能部门，负责全公司电子与纸质档案、重要非文件档案的管理、保存、利用等各项工作，发挥中枢性职能作用。 三、职责分工 1. 档案管理部门 负责制定公司档案管理规定、计划、方法； 负责各类公司档案清理和选片； 负责对公司档案的鉴定、整理、保管、利用、清考、毁纸、调阅等工作，并建立不同级别的存档区； 负责公司档案安全保密等工作。 2. 各部门 应当树立档案意识，维护公司档案经济、稳定和安全； 按照规定要求，落实档案工作职责，开展档案管理和档案利用工作，并积极配合档案管理部门的工作。 3. 各分支机构 应当全面贯彻落实公司档案管理的各项规定； 按照档案管理部门要求开展档案工作，做好本单位档案管理工作，确保公司档案信息的真实性、完整性、可靠性。 四、档案管理 1. 档案结构 公司档案由常规电子档案和纸质档案组成。 按录入年度将各个部门电子档案分别存放，并进行分类和整合。 2. 档案存储 全面梳理公司现有的档案，为制定年度规划及保管、利用提供依据； 对全公司非文件资料资料进行摄录存储，确保随时可查验； 对涉及商业秘密、专利权、专有技术和法律事务性档案及各类重要的会计、税务、金融档案进行单独保管。 3. 档案利用 依法保密和鉴定公司各类档案； 为公司在业务活动中提供查询、利用和服务，同时在维护国家的安全、稳定和发展中积极履行社会责任和义务； 对外向社会提供网上公开查询、邮寄、复印等服务。 五、档案归档规范 档案按文件类型、事务性质、文号材料、收发时间、保管期限等要素进行归档，分类存储； 票证材料与电子档案相关联归档； 常用档案放置方便取用之地； 归档员要定期进行档案的整理、清点、核查，以保持档案的完整性和准确性。 六、档案监管检查 档案管理部门对公司各部门和其他分支机构的档案管理工作进行监督和检查，以确保公司档案管理工作的质量和效果，同时加强公司档案保密措施。 七、年度计划 档案管理部门应根据公司年度工作要求，制定公司年度档案管理计划，对档案人员进行培训，并严格按年度计划开展各项工作； 公司各部门需配合档案管理部门完成各项档案工作。 八、附则 本制度适用于公司各部门和分支机构； 部门工作之外涉及相关事项，应当参照国家有关法律、法规执行； 档案管理部门应当不断提高自己的管理水准，加强内部发现问题和预防工作。 九、生效与审查 本制度于制定后立即生效，并严格执行； 本制度修改需得到公司领导的同意，经过部门审批后才可通过。 对本制度实施中出现的问题和不足，应及时进行整改和完善。