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2. 归档 所有的文件和资料应只分成三类: 马上处理/只作参考/归档 一些你需要今天马上完成的事情 - DO NOW 一些你需要这个星期完成的工作 - FILE 一些你需要归档的文件 - FILE 有空才阅读的书本 - READ 需要传阅的文件 - PASS ON 一些文件需要等待资料完成 - PROGRESS 第三十一页，共四十一页。 3. 电话/ 电邮处理 如果找不道要通话的对方 - 切记要留言, 并说明事情的严重性, 以确保对方回电 打电话之前, 要把事情重点写下来 要谈比较复杂的事情, 可以先将文件Email或传真给对方先看, 减少详细解释的时间 自设时限－不要电话粥和邮来邮往 第三十二页，共四十一页。 4. 会议处理 每次召开任何会议前, 必须要紧记以下几点: 我是否一定要出席这个会议 会议之前应派发议程 说明开会的目的 如果你是主席, 你应 鼓励发言和要求言之有物 , 要避免发言同事偏离主题 最好设定一个时限, 以方便各人安排工作 第三十三页，共四十一页。 5. 有效授权 授权的定义和原因 委派授权是一个向其他人分配工作的过程, 它通常与管理者的责任以及决策权利有关 委派授权可以帮助你节约时间的有力武器 委派授权可以增强管理者的聪明才智 委派授权技巧 预期的成果 解释所分配工作的重要性 订出需要的结果 询问被授权人