员工办公物资配置标准及办公经费管理制度.docxVIP

员工办公物资配置标准及办公经费管理制度 第一篇：员工办公物资配置标准及办公经费管理制度 办公物资配置标准管理规定 1.总则 1.1目的 规范办公物资的管理，明确各岗位员工办公物资配置标准，降低成本、促进资源的合理使用。 1.2 适用范围 本标准适用于公司各部门。 1.3 分类及定义 1.3.1 分类 办公物资包含员工日常办公所使用的办公设备、办公用品及办公家具三类。 1.3.2 定义 办公设备：指用于办公室处理文件的设备，泛指使用年限至少一年以上且通电的设备。指电脑、打印机、复印机、投影仪、碎纸机、扫描仪等办公自动化设备。 办公用品：指办公室内常用的一些现代文具，如：签字笔、水笔、钢笔、铅笔以及笔筒等配套用品。办公用品按类别可分为管制品和消耗品，分类明细详见附件。管制品非员工办公必需品，为部门领用物资，如u盘、计算器、订书机、剪刀等；消耗品为个人领用物资，如签字笔、圆珠笔、笔芯等。 办公家具：包括指在办公区域使用的工作家具。指办公桌椅、会议桌椅、沙发、文件柜等满足办公的家具。 1.4 原则 1 / 10 1.4.1 归口管理、分级控制 1.4.2 统一采购、定期比价 1.4.3 事前审批、台账管理 1.4.4 费用分摊、勤俭节约 2.管理职责 2.1总公司行政部为办公物资的归口管理部门： 2.1.1 负责管理规范的拟定、发布、统一宣贯、解释与修订； 2.1.2 组织办公物资供应商的统一选择与管理，定期比价； 2.1.3 负责公司常规办公物资的统一采购、分发、调拨及台账的管理，负责参与办公物资供应商的考察、选择和管理，办公物资的核价工作； 2.1.4 负责审核各公司每月采购计划合理性； 2.1.5 定期或不定期组织办公物资及台账的管理检查。 2.2 分公司行政部为各公司办公物资归口管理部门： 2.2.1 负责管理规范在本公司的内部宣贯、解释； 2.2.2 负责本公司办公物资采购计划的申报、发放、费用控制及设备的维修与保养，并建立管理台账； 2.3 行政部与物资部对接： 2.3.1对接办公设备的询价、比价； 2 / 10 2.3.2对接办公设备的台账管理、日常维修； 2.3.3 参与每季度办公资产的盘点工作； 3. 预算管理与计划的申报 3.1 预算管理 办公物资采购的预算费用应列入各公司预算，并符合年度预算计划，超出预算部分不予申报，经各公司负责人审批确认后初步纳入工作计划。 3.2 计划申报 3.2.1 办公设备的计划申报 当各公司有办公设备的采购需求时，需填写《申购单》，经行政负责人确认后统一将需求总公司行政部，由总公司行政部对照资产管理查验是否有库存可调拨，再决定是否进行采购。 3.2.2 办公用品的计划申报 各公司行政部于每月末统计各部门次月办公用品需求，并进行估算，填写部门次月《采购单》随附《办公用品月度盘点表》，经分公司负责人批准后作为次月采购计划，于每月底28日前上报至总公司行政部。 各公司当月临时需要增加采购计划外的办公文具时，需向总公司行政部提出申请，严禁私自与供应商联系采购，一经发现不予报销。 3.2.3办公家具的计划申报 各公司有需求时，提前上报需求计划至总公司行政部审批后进行采购。 3 / 10 4. 采购 4.1 供应商的选择 原则上由总公司行政部在合作供应商处采购，如有特殊需求而现有供应商无法提供的，可另行选择供应商并经行三方比价后采购。此外，行政部门应定期询价，原则上1季度内不少于1次。 4.2 采购的流程 4.2.1 办公设备/办公家具的采购流程 有采购需求时，由行政人员填写《请购单》— 经行政负责人审核确认—总公司行政人员进行查验、调拨 -- 总公司行政部审核确认 -- 总公司行政进行采购 -- 供应商送货 -- 物品入库 -- 月底时总公司统一发起“采购报批单” 。 4.2.2 办公用品的采购流程 各公司于每月28日前提报次月《采购单》-- 总公司行政部进行汇总、审核 -- 供应商报价、备货/网上采购-- 总公司行政部统一发起“采购报批单” -- 供应商送货/配送-- 各公司验货入库。 5. 办公物资的入库管理 5.1 办公用品的入库 办公用品采购至公司后，各行政人员应依据《采购单》上所列的名称、规格、数量、单价、金额进行核对、清点，经验收合格后，方可入库。行政专员要严格把关，有以下情况时可拒绝验收或入库： 4 / 10 （1）入库物品与《采购单》上的采购物品不相符的； （2）不符合物品入库要求的采购物品，如出现破损、原装短少、接近或超过有效期等。 5.2 办公设备的入库 各行政专员填写固定资产验收单 —总公司行政部进行固定资产编号 --使用人验收签字确认。 新购办公设备的相关保修卡等由行政专员进行统一保管，包括电脑、打印机、移动硬盘等，并及时录入资产管理系统。 5.3办公家具的入库 各行政