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档案管理制度 一、文书类档案管理制度 1、档案的文件材料必须按年度立卷，凡企业内部所有部门在工作活动中形 成的各样有保留价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。立卷后的档案全部集中到企业档案室统一管理（工程部技术档案、财产财务部会计档案除外，自行管理）。 2、公函包办部门或包办人应保证经办文件的系统完整（公函上的各样附件 一律不准抽存）。了案后须实时交档案员归档。经办人因工作改动或因故辞职应将经办的文件材料向接手人员交接清楚，不得私自带走或销毁。 3、档案室工作的基本任务： ①对企业文件的归档工作进行指导、监察与检查； ②负责管理企业全部档案，并提供利用。 4、文件材料的收集工作 ①坚持部门收集、管理文件材料制度。企业各部门均应在经理直接负责的情况下，指定档案员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。 ②如一项工作由几个部门同时参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 ③凡企业职工出门学习、考察、检查研究、参加各样会议等公事活动的有关人员在核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室署名认可后，财产财务部才能给与核报差旅费。 ④企业召开会议，会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室署名认可后，财产财务部才能给与核报会议费。 5、各部门档案员职责： 1/5 ①认识本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。 ②仔细执行平时归档制度，对本部门包办的文件材料实时收集归档，每年的三月份前应将归档文件材料整理归档完成，并向档案室办理好交接签收手续。 ③若包办人员借用文件材料，应实时向领导请示获得同意后，并办理临时借用文件材料登记手续后，方可借阅并准时收档。 6、归档范围 ①重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决策、领导人发言、典型发言、会议简报、会议记录等。 ②上级机关发来的与企业有关的决定、决策、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。 ③企业对外的正式发文与有关单位来往的文书。 ④企业的请示与上级机关的批复。 ⑤反响主要职能活动的报告、总结。 ⑥企业的各样工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 ⑦客户及职工投诉材料。 ⑧企业与有关单位签署的合同、协议书等文件材料。 ⑨企业干部任免的文件材料及职工奖赏、处分、解雇的文件材料。 ⑩企业职工职位更改、职工花名册、录取、转正定级、培训、绩效等文件材料。 政府机关与企业联系、磋商工作的重要文件。 2/5 企业的历史沿革、大事记及反应企业重要活动的剪报、照片、录音、录 像等。 7、平时归卷要求 ①各部门必须成立健全平时归档制度。凡对办理完成或批存的文件材料，有档案员集中统一保留。 ②各部门凡收到政府职能部门的任何内容的红头文件，都必须在该文件所指内容办理完成后，实时将该文件移交档案室或每个月整理一次移交档案室。各部门只保存该文件的复印件归卷。 ③各部门应根据本部的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“模卷类目”，“模卷类目”的条款必须简洁切实，并编上条款号。 ④公函包办人员应实时将办理完成或领导批存的文件材料，收集齐备并加以整理后，送交本部档案员处归卷。 ⑤兼职档案员应实时将已归卷的文件材料，按照“模卷类目”条款，放入平时保留文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。 8、立卷要求 ①为统一立卷规范，保证模卷质量，立卷工作由所有兼职档案员配合，档案室档案员负责组卷、编目。 ②模卷质量要求是：按照文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保留和利用。 ③归档的文件材料种数、分数以及每份文件的页数均应齐备完整。 ④在归档的文件材料中，应将每份文件的证件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一同，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电独自立卷，少数普通文电如果与绝密文电有亲密联系，也可随绝密文电立卷。 3/5 ⑤不同年度的文件一般不得放在一同立卷，但跨年度的请示与批复，放在批复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后的一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其余文件的立卷按照有关规定执行。 ⑥卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一同，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其余文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的亲密联系并进行系统的排列。⑦卷内文件材料应按排列次序，依次编写页号。装订的模卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。 ⑧永远、长久和短期模卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录