企业档案管理信息化建设分析.docxVIP

? ? 企业档案管理信息化建设分析 ? ? 文/中陕核工业集团二二四大队有限公司 李婧 在社会不断进步、科技不断发展的同时，对企业档案管理全面性、便捷性、准确性等提出了更高的要求，为了使企业档案管理工作拥有更高的质量和效率，保证企业平稳发展，企业必须转变档案管理思路，提升档案管理信息化建设速度，保证企业健康发展。在新形势下，提升企业档案管理信息化程度是企业优化档案管理工作的重要途径，也是企业可持续发展的必然要求。 一、档案管理信息化的优势 首先，能够使查阅档案变得更加便捷，从而使档案管理的效率得到进一步提高，降低经营成本，实现网络共享性是档案管理信息化最显而易见的优势。档案管理信息化能够通过各种技术手段将传统的档案资料转变为信息化档案资料，从而完成档案管理数据库的建立，使档案保存与管理变得更加规范，并且将其融入企业局域网建设，结合现阶段的先进办公系统，建立文档一体化授权查阅机制和管理体系，能够使企业中拥有相关权限的员工自主地在档案管理系统中完成档案资料的查阅，简化工作流程，避免企业财力、物力、人力资源浪费现象出现。档案管理使用一体化的目标，实现高度资源共享，强化企业内部的交流，提升企业各部门的团队合作能力，可使企业拥有更高的经营管理效率。 其次，实现档案管理信息化能够使档案损坏、遗失的情况得到改善，从而保证档案更加完整。档案管理信息化建设工作具有很强的综合性，配合科学的办公软件，能够对企业网络办公中产生的各种信息资源进行更高效的保存与整理，从而在办公的过程中完成大量电子档案信息的收集、存档工作，并且能够与资料的特性相结合，保留其修改审批流程，从而使企业档案资料更加完整，也可以由各部门完成自身档案资料的收集与上传，最后再由档案管理部门统一管理档案资料。 二、企业档案管理信息化建设现状 （一）档案管理信息化制度缺乏针对性。档案管理工作的落实效果在一定程度上受到相关管理制度的影响。现阶段，我国很多企业仍然使用传统制度约束档案管理工作，没有与档案管理工作和科学技术进行有效结合，导致档案管理信息化制度无法有效发挥作用，所以在发展的过程中不断有新的问题出现，致使企业发展需求无法得到有效满足，降低了档案的实际作用，甚至部分企业的档案管理工作流于表面，对顺利开展企业日常管理工作造成一定影响。 （二）基础资料有流失风险存在。在不断推进市场经济发展的同时，现代企业的经营活动变得越来越复杂，十分注重过程及细节管理，从而导致在经营管理活动中出现大量的基础性和过程性资料，并且在日常工作中有较多的应用机会，具有较高的保存价值。但是因为基础资料数量较多，需要投入大量的资源才能将其全部纳入企业档案管理中，并且在实际调阅使用时也存在诸多不便。所以，企业应该对资料的重要程度进行准确评价，着重收集重要程度高的资料以及结果性资料，对于重要程度较低的资料可以划分到具体部门甚至由具体人员负责保管。另外，负责企业资料管理的人员缺乏相关的管理手段和能力，并且人员变动较为频繁，极易导致档案资料流失，对企业经营发展不利。 （三）缺乏企业档案管理信息化建设技术。从企业档案管理信息化建设来讲，因为缺少相关的技术导致无法有效提升档案管理效率。企业应该将其作为一个重要的努力方向，在实现档案管理信息化的过程中，需要充分利用当前先进的科学技术，很多企业因为相关的硬件以及人员缺乏，阻碍了企业档案管理信息化进程。另外，企业实现档案管理信息化还依赖于企业信息化建设。 三、优化企业档案管理信息化建设的对策 （一）提升档案管理意识。档案管理人员的自身素质很大程度上能够决定企业档案管理信息化建设工作的成效。所以，企业应该努力建设一批有职业道德、有技术能力、有创新能力的档案管理人才队伍。首先，要提升档案管理人员的职业道德水平和责任意识。其次，需要根据实际工作对档案管理人员开展信息化建设培训，从而使他们的专业知识和实践能力得到提升。最后，需要加强档案管理人员的计算机能力，保证他们能够熟练掌握相关的办公软件。想要实现档案管理信息化，除了需要对人才队伍建设进行加强外，还需要对相关人员的档案管理意识进行加强，使他们对档案管理工作进行充分重视的同时，努力提升自身的档案管理能力，利用企业内部人员的协同合作使企业档案管理信息化建设的速度和质量进一步提升。 （二）完善信息化档案管理制度。完善信息化档案管理制度，能够提高档案管理工作。在实际开展相关工作时，可以从以下几方面入手：首先，利用有效的方式保管传统的纸质档案资源，同时还应该对一些在设备中储存的信息资料进行整理，完善相关的保护工作。其次，应该保证档案资料的及时备份，防止由于各种原因导致的档案信息缺失。最后，建立和完善档案管理信息化使用制度，使用时档案资料要严格地遵守相关的规章制度，另外应该完善记录和审批档案资料使用的工作，为档案资料的安全性和完整性提供有效保