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教育教学研究 高校校友档案资源管理体系构建研究 顾丽佳 （上海立信会计金融学院 档案馆，上海  201620） 摘 要：高校校友工作日益受到重视，而高校校友档案的管理严重滞后。探索高校校友档案管理体系的构建对于调 整高校档案馆藏结构、丰富档案信息资源、利用校友资源促进高校发展都具有非常重大的意义。本文从前端控制、 实体管理和信息化交互平台三个层面对高校校友档案管理体系的整体框架进行构建与设计。 关键词：校友档案 档案分类方法 交互网络平台 高校校友是高校特有的珍贵资源，具有向学校提 校友档案是一种社群档案，是一群同一学校毕业 供人才供给、社交网络、形象提升、信息交换、教 的学生对母校的共同记忆体，所以以班级为归档基本 育辅助、产学研交流、资金支持等一系列帮助高校发 单位符合普通校友与母校的联系，更为合理。同时， 展的重要价值。然而对于高校校友档案资源的收集管 高校的生源来自天南海北，学生在校期间和毕业后都 理，大多高校至今没有形成一个系统规范的管理体 会加入一些老乡校友群、行业校友群等，地域情怀、 系。探索高校校友档案管理体系的构建对于调整高校 同一行业和相似的经历会拉近这些校友的距离，这类 档案馆藏结构、丰富高校档案信息资源、整合校友信 校友民间组织群体也会形成特色鲜明的校友档案，设 息资源促进高校发展都具有非常重大的意义。 置特色校友类能使高校校友档案的信息更全面。 本文从前端控制、实体管理和信息化交互平台三 （二）校友档案工作队伍结构框架 个层面对高校校友档案管理体系的整体框架进行构建 要建立校友档案收集管理机制，首先需要有良好 与设计。 的工作队伍建设。高校档案收集工作网络由学校档案 一、高校校友档案资源前端控制 馆领导，指导各相关部门兼职档案员开展。而校友档 （一）校友档案归档基本单位的确定 案工作队伍稍显特别的是，除上述二级管理以外，学 院还设置了班级档案员，对从班级成立开始直到学生 校友档案资源的管理不应打破原有高校档案管理 毕业的活动实践进行全面记录；校友会设置了校友分 体系，可以设立集体记忆为主，以突出亮点为辅，以 会档案员，对有地域特色、行业特色的校友档案和校 满足社会普遍需求为目标。知名校友档案作为校园文 友离校后成长档案的收集。 化建设亮点可以激励在校生勤奋学习、毕业生努力奋 斗，但校友档案应该更多是反映广大毕业生与母校间 （三）校友档案形成管理机制框架 的集体记忆。宏观职能鉴定理论强调，档案不应只为 1. 明确归口职责，纳入日常管理 政权服务，而更应该为社会大众服务。因此，高校校 高校档案馆负责校友档案的收集指导和整体规 友档案的归档基本单位的确定可以按需分类：以个人 划；校组织部、团委负责校友的党团组织材料的转递 为归档基本单位的知名校友类、以班级为归档基本单 和归档；教务处、学生处负责学籍档案、教学档案的 位的普通校友类、以校友分会为归档基本单位的特色 收集归档；各院系以班级为单位，负责学生在校期间 校友类。 班级、宿舍形成材料的归档；校友工作办公室负责校 2023. 2_ 191 教育教学研究