业务及工作流程.docVIP

业务及工作流程 一、每日部门晨会的工作汇报及布置 部门实行每日上班时的晨会制度，这是有利于部门内部上下信息沟通，协调部门工作的科学管理方法。 (1)晨会时间：安排在行政部晨会后1小时内举行。 (2)晨会主持：一般由部门主管主持，可由行政部经理或人资员代替，需员工食堂负责人、宿舍管理员及人资质检部其他成员参加。 (3)晨会内容：人资质检部主管简要汇报隔日工作进展，传达酒店及本部门的工作要求与任务，并对本部门工作中存在的问题及时指示解决，表扬部门中的好人好事，征集部门员工对工作的意见与建议等。 二、每周部门工作会议程序及会议记录要求 部门在每周周末安排一次由人资质检部全体员工参加的部门工作会议，汇报、讨论并布置前后两周的有关工作。 会议准备：由人资员通知会议时间及地点，布置会场、收集有关资料，协助部门经理做好开会准备。会议主持：部门工作会议由部门经理主持，如遇部门经理外出，可由其他经理或人资员代替。 会议内容：根据上周部门会议记录内容，检查上周布置工作的落实情况；依照酒店行政办公室的工作要求，组织讨论本部门各项工作的进展情况；各部门提出下周工作要点及安排；部门经理布置部门工作及任务等。 会议记录：人资质检部每周工作例会都必须认真做好会议记录。会议记录由行政文员负责，包括记录与打印分发。会议记录应形成统一格式，包括会议时间、地点、出席人员、 上次会议布置工作回顾、本次会议讨论要点及工作布置等。会议记录稿应送部门经理审阅后打印成文，分发各有关人员并将原件存入部门工作档案内。 三、人资员接待来访工作程序及电话记录要求 酒店内部来人接待：酒店人资质检部在处理日常人事培训业务和质量监督考核中，会出现大量内部来访接待工作，人资员有责任在接待中妥善安排来访人员的接见。人资员应先认真听取来访者诉说求见解决的事由，根据事情类别及具体内容重要性，分别安排来访者见部门经理或其他主管。在有关主管接见来访者后，由人资员负责有关工作落实安排。 酒店外部人员来访接待：当酒店外部人员来访时，人资员应热情接待，请座沏茶并问清来访者单位、姓名及要求等情况根据来访者要求安排有关主管接见。如遇来访者要求会见的部门主管外出时，应让来访者填写留言或记录来访者要求备用。当部门主管接见后，人资员送客并签会客单，如需跟办有关工作，人资员应及时请示部门主管。 电话记录：人资员应按酒店规定的电话应答礼仪接酒店内外的电话。当来电者所访主管不在并要留言时，人资员应认真做好电话记录：写明来电日期、时间、来电者姓名、单位，留言内容。记录要简单明了，字迹清楚，听写完毕应向来电者复述内容获取认可。若要求回电，应记清回电号码及分机。 四、部门向上行文工作程序 (1) 行政文员记录部门主管的要求，拟写请示的要点； 按规范行文：写明编文号、标题(作者、事由、文种)、台头(行文单位名称)、内容(请示事项)、落款(行文单位名称和发文时间)； 部门经理签字(或有关部门主管会签)； 行政文员打印、校对； 部门主管审阅后签字； 行政文员按酒店行文路线上报或邮寄外发； 将原件的复印件一份存入部门档案。 五、部门档案立卷工作程序及借阅档案保密规定 部门档案立卷：按归档类范围(目录)积累与收集材料，加以整理与鉴别并确立保存期(短期、长期或永久)。将整理后的资料分类、编目、登记，按规范要求装订成册，最后立卷上架存档保管。 借阅档案保密规定：由于人资质检部的各类档案涉及面广，尤其是人事方面内容必须注意保密。凡向人资质检部借阅档案，必须经由部门经理亲自批准，就地查阅，凡需借出档案或复印有关内部资料的，应先由借阅单位或部门主管出具有效证明件，由人资质检部经理签字批准后办理登记手续，借出档案在规定归还日期内，由人资员负责催还。 对于人资质检部有关质检报告、处罚决定等相关材料，未经部门主管同意不得外传。 六、部门内部文件资料传阅流程 (1)凡由酒店行政领导下发的文件，行政文员按文件上规定的传阅对象，一式多份复印后分发各主管阅读保存； (2)凡酒店内部文件传阅后需归还的，由行政文员按文件下发对象轮流分送部门内各有关人员阅读后签字备案。 (3)部门内部文件及参考资料的传阅，由行政文员专门打印部门内部文件传阅单，印上部门所有人员姓名，及传阅文件资料名称传阅日期，将文件及资料上传阅单，按传阅单姓名顺序，下发各人员轮流传阅后签名。七、部门内部沟通、计划与汇报程序 (1)人资质检部内部情况沟通：一般以每日晨会、每周例会上口头报告形式进行沟通，如有条件可由人资员编印书面信息简报，报道部门工作进展情况，也可分发其他部门或行政办公室传阅。 (2)部门工作计划以月度、季度和年度为界限，由人资质检部主管撰写成文，经由行政文员汇总打印成部门工作计划。部门工作计划打印后分发各主管备案使用。(3)部门工作汇报也按月度