复合体公文写作中的常见错误.docVIP

- PAGE . z 复合体公文写作中的常见错误 为着论述的方便，本文将“印发、转发或批转〞简称“印转〞。 　　所谓复合体公文，是指在文本构造上明显由两局部构成的印转类公文。其中，前一局部是“印转语〞，它类似“按语〞，一般说明被印转文件的名称、拟制机关、会议通过或生效日期以及有关的执行要求等；后一局部则是加印上去的被印转文件。这两局部都是公文主要、核心信息的载体。这类复合体公文以通知、通报、命令居多，有时还有决定、函等文种。 　　复合体公文在内容构成上比一般单体公文复杂，而且还往往涉及到两个甚至多个发文机关，所以，实际公文制作中常常出现诸多形式、内容上的不当甚至错讹。这些不当和错讹主要在以下两大方面表现尤为突出： 一、标题的拟制 　　1.冗长累赘，不简洁 　　这一问题主要出现在转发类公文中。此类公文的标题往往要写明被转发文件的发文机关以及文件名称。如果是直接转发*一机关的*文件，则按标题制作的一般原则拟题，标题构成一般是：发文机关＋“转发〞＋被转发文件的发文机关＋被转发文件名称(或其主要内容)＋文种，如“××市人民政府转发××省人民政府关于××××意见的通知〞。但在实际工作中，往往出现逐级、多层转发的情况，如标题“××区财政局转发?××市财政局转发财政部关于纠正干部职工借用、拖欠款问题的通知的通知?的通知〞。这种绕口令式的标题令人望而生厌。根据标题制作的—般原则，既要简洁，又要提醒公文的核心内容，还要保存上级权威机构名称，我们可以将其改写为：“××区财政局转发财政部关于纠正干 部职工借用、拖欠款有关文件的通知〞。 　　2.成分多余 　　标题中成分多余，主要表现在一个标题中词语的重复性出现，如上条引例中的多个“转发〞和“通知〞。另外，介词“关于〞在一个标题中屡次出现也是实际公文写作中较为常见的错误现象，如“××省教育厅关于转发?教育部关于××××管理方法?的通知〞，词语“关于〞的重复使标题读起来别扭。公文标题中一般要在发文机关后用介词“关于〞领起事由，同时，“关于〞也隔离了发文机关与事由之间的动宾关系，说明动作行为的主体与发文机关并不一致，使表意清楚、准确。因此，多数情况下，“关于〞不可省略，否则造成歧义。如“××市公安局关于加强××××工作的通知〞就不可写成“××市公安局加强××××工作的通知〞，因为原标题的意思说明“加强〞行为的主体并非发文机关“××市公安局〞，而改写后的标题意思却说明“加强〞行为的主体是“××市公安局〞，这就有违原意了。但在印转类公文中，动词“印发〞、“发布〞、“转发〞或“批转〞的行为主体就是发文机关，所以事由前省略“关于〞不会造成歧义。上例中“转发〞的行为主体就是“××省教育厅〞，故前一个“关于〞应省掉。同理，“××市人民政府关于批转××市文化局关于××××意见的通知〞中的前一个“关于〞应省掉。 　　3.标点符号错误 　　?国家行政机关公文处理方法?(国务院2000年8月24日发布、2001年1月1日起施行)第三章第十条第六款明确规定：“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。〞但实际公文写作中，与该款规定相违背的标题却屡见不鲜，有的是不该用的却用了，如“关于印发?关于加强与科技有关的知识产权保护和管理工作的假设干意见?的通知〞、“关于转发?教育部关于向‘焦裕禄式的教育局长’胡昭程同志学习的决定?的通知〞等等。此处的“意见〞、“决定〞都不是法规、规章，因此不可用书名号，可分别改写为“印发关于加强与科技有关的知识产权保护和管理工作假设干意见的通知〞、“转发教育部关于向胡昭程同志学习的决定的通知〞。有的是该用却不用或错用了，如“关于印发‘药品质量监视抽查检验工作管理暂行规定’的通知〞、“关于印发零售药店设置暂行规定的通知〞等等。此处“规定〞属于规章类，故应用书名号标注，可分别改写为“关于印发?药品质量监视抽查检验工作管理暂行规定?的通知〞、“关于印发?零售药店设置暂行规定?的通知〞。 二、被印转文件的处置 　　实际复合体公文写作中，常见将被印转文件当处置的错误现象，格式上表现为以“说明〞的方式标识名称，甚至将被印转文件置于公文版记之后。 　　所谓“〞，是相对于主件而言的、附属于公文主件的材料。对公文的效力而言，或许很重要，但它并不承载公文的核心信息，它一般仅仅是对公文正文在相关方面起补充说明或参考、凭据、印证等作用(当然也是公文不可分割的一局部)，形式上，它的名称一般也不会在公文标题中出现，甚至在正文中也不会被提及，如一些图表、、条据或其他印证性物件。有时候它们会在正文里以括号的形式被提到，但或许因为它们是实物性的，无法穿插或粘贴在公文正文中；或许虽是纸质的原件或复印件，