采购与付款管理办法.docxVIP

采购与付款管理办法 ?总则? 为促进企业合理采购，满足生产经营需要,规范采购行为，防范采购风险，根据企业内部控制基本规范结合公司实际情况制定本制度。 适用范围 本制度适用于福茵莱 奥博及子公司。 部门及岗位职责 部门及岗位职责 采购部门。 负责建立、实施本企业和供应商、市场主体的采购合同关系，编制和处理请购单，签署采购订单或合同； 执行企业的采购流程，并对采购活动过程进行控制和监督； 主管人员或审核授权人员审核采购发票的内容是否完整、合法。 财务部门。 负责对采购活动资金运动过程进行控制，确认、计量采购业务活动的会计信息，进行采购资金的结算和使用控制。主要控制活动包括负责制定采购资金预算和使用规范； 传递采购资金活动的结算单据和凭证； 采购活动进行会计核算。 使用部门。 检查本部门物料和劳务的短缺情况，提出采购申请，按规定格式编制请购单； 评价供应商劳务或物料质量和服务等信息，监督采购实施过程。 仓库管理部门。 负责采购商品的暂时接收、贮存和保管，保证仓库内的存货安全完整； 负责制定仓库管理制度，对接近商品的人员进行控制； 根据商品的库存情况审核使用部门的请购单。仓库自身需要商品的请购。 质量控制部门。 按照合同的标准负责对购进商品及劳务的数量、规格、质量等属性进行检查。 评价供应商的产品质量，协助采购部门进行供应商选择决策； 按照使用部门的要求制定验收标准，并将信息传达给采购部门；制定有关验收程序和验收人员管理制度。 采购流程 ?请购 业务部门或仓库管理部门提出采购申请。 原材料或低值易品请购。由生产或使用部门根据生产计划、生产订单及通知单提出请购单。仓管收到请购单后与库存核对，确定实际需采购数量。 日常物料或劳务请购。由使用部门直接提出，由本部门主管和财务资金预算主管人员审批，由采购部门采购。 例外事项的请购。不定期发生设备或价值较大资产的采购，经过特别授权指定专门人员提出采购申请。 请购中要编制采购申请单，一式两份，本部门一份，另一份传递给采购部门，作为编制采购实物预算的依据。采购申请单传递中要审核批准。 采购实施 采购部门首先进行询价，初步确定供应商的选择范围。然后安排竞标投标事项，确定供应商。 供应商签订采购合同。 采购人员编制采购订单，确认采购业务。 验收。 验收部门根据采购订单及采购合同执行验收，对商品质量、数量等考察，形成验收单，验收单一式三份，验收部门一份，仓管部门一份，作为入库和保管的依据，会计部门一份，作为采购业务核算的原始凭证。 会计处理。 采购人员将请购单、采购订单、采购合同和采购发票及时传递给会计人员； 验收部门、仓库部门和使用部门将验收单、入库单交转会计部门； 会计人员编制记账凭证，复核后交会计主管根据复核和审核后的凭证编制汇总表，并登记总账和明细账。 付款流程 付款业务流程。 大致包括申请、审批、资金支付、会计记录和资料保管。 采购部门提出付款申请，会计部门从两条线处理该业务，一是出纳人员的付款流程，二是会计人员的核算流程。 付款流程。 （1）财务人员审核供应商发票； （2）出纳人员根据审核后的供应商发票支付款项，在付款凭证后附付款支票、采购订单、验收入库单、供应商发票； （3）出纳人员编制付款记账凭证，并进行审核； （4）根据记账凭证编制记账凭证汇总表，并据以登记银行存款日记账。同时采购部门共享供应商往来余额、账期等信息。 会计核算流程。 （1）会计人员根据采购部门申请确定科学、合理、有效率的结算方式； （2）根据结算方式确定采购业务形成的负债； （3）根据出纳人员付款情况编制记账凭证，并传递给相关部门审核； （4）会计主管依据审核后的记账凭证编制汇总表，并据以登记总账和明细账。 （5）定期与采购付款有关的总账和明细账核对；定期将应付账款明细账和供应商提供的发票核对。 流程图如下图所示： 附则 本制度解释权归财务部,经董事长批准后执行。 2020-9-17