管家婆分销ERP A8编码原则.docxVIP

编码原则 说明：以物料的编码为主线讲解编码的原则，但所讲编码原则同样适用于A8系统的客户编码、 供应商编码、职员编码、部门编码、单位编码、仓库编码、各种静态数据编码和各种单据等 动态数据编码以及其他需要编码的任何项目等。 数据是erp系统成功实施的基础和关键，erp系统的数据简单来说，分为：静态数据和动态数 据。静态数据是指开展业务活动所需要的基础数据，如物料基本信息、客户、供应商数据、 财务的科目体系等。动态数据是指每笔业务发生时产生的事务处理信息。例如销售订单、采 购订单、生成指令等。 在所有的数据中，物料数据是数量最多、分布最广的。这里所指的物料包含的范围很广，既 包括原材料、半成品、产成品，也包括设备、固定资产等°ERP中的物料编码是物料的标识， 是人和计算机使用所有其他数据元素的基础，也是数据库建立的基础。 第一节：建立物料编码的作用 物料编码是以简短的文字、符号或数字、号码来代表物料、品名、规格或类别及其他有 关事项的一种管理工具。在物料极为单纯、物料种类极少的工厂或许有没有物料编码都无关 紧要，但在物料多到数百种或数千、数万种以上的工厂，物料编码就显得格外重要了。此时， 物料的领发、验收，请购、跟催、盘点、储存等工作极为频繁，而藉着物料编码，使各部门 提高效率，各种物料资料传递迅速、意见沟通更加容易。物料编码之功能如下： ＞增强物料资料的正确性 物料的领发、验收、请购、跟催、盘点、储存、记录等一切物料之活动均有物料编 码可以查核，因此物料数据更加正确。至于一物多名，一名多物或物名错乱之现象不致 于发生。 ＞提高物料管理的工作效率 物料既有系统的排列，以物料编码代替文字的记述，物料管理简便省事，效率因此 提高。 ＞利于电脑的管理 物料管理在物料编码推行彻底之后，方能进一步利用电脑作更有效的处理，以达到 物料管理之效果。 ＞ 降低物料库存、降低成本 物料编码利于物料库存量的控制，同时利于呆料的防止，并提高物料管理工作的效 率，因此可减轻资金的积压，降低成本。 ＞ 防止物料舞弊事件之发生 物料一经编码后，物料记录正确而迅速，物料储存井然有序，可以减少舞弊事件之 发生。 ＞便于物料之领用 库存物料均有正确的统一的名称及规格予以编码。对用料部门的领用以及物料仓库 的发料都十分方便。 第二节：物料的编码原则及注意事项 物料编码必须合乎物料编码的原则，合理的物料编码，必须具备下列基本原则： ? 唯一性 资料电脑化最重要的第一彳固步骤，便是将每笔产品给予唯一编号，将来电脑就是依这 些编号来执行各项功能，例如：查询、新增、运算、分析、组合.....等等。所以绝 不可以有重复的编号出现，否则系统将不允许储存。 ?扩充性 在您订定编号时，也得考量编号将来的扩充性，不管是客户、厂商或者产品都是随着 公司的运转成长着，所以唯一编号将来是否仍然适用，扩充延伸是否会发生问题，都 是您考量的重点。 ?简单性 编码的目的在于将物料化繁为简，便于物料的管理，如果编码过于繁杂，则违反了编 码之目的。在考虑人性使用因素上，在可能的范围内，编号长度考虑「越精简越好」 的概念，这样可节省阅读、填写、抄录的时间与手续，并可减少其中的错误机会。 ?实用性 编码体系应当符合企业的业务特点和管理需求，既充分考虑企业发展对信息编码的需 求、又兼顾企业的现状。要从实用性出发，掌握好编码的颗粒度，过细的编码不实用， 过粗的编码不管用。如在世界知名品牌鞋类的生产企业，真皮材料往往是最为主要的 材料和最常用的材料，如果我们材料大类是以字母来表示，那么我们就可以将真皮材 料的大类编码设定为A，这样，我们在选择材料数据时，真皮材料就会出现在靠前的 位置。所有以材料为索引的输出数据，真皮材料也会出现在最前面的位置上。 ?统一的编码结构 编码由一个或者若干不同分类角度的分类码构成，统一的编码结构含意如下：任何对 象在其整个生命周期内标识码保持不变，所有分类码具有相同的编码结构。 ?组织性 物料编码依其编码的系统，作井然有序的组织与排列，以便随时可从物料编码查知某 项物料帐卡或资料。物料编码的组织性，对物料管理可以省去不必要的麻烦。 ?便于电脑管理 电脑的应用已经比较普及，因此在编码时一定要考虑符合计算机数据处理的要求，录 入的方便性等。如编码尽可能短、少使用其他符号，如#、-、* 等。 物料编码的注意事项： ?不含变数 还有一点就是编号时，请避免将无法预知的「变数」，纳为编号的一部分，否则不旦 徒增困扰而且也没什么意义。例如：在编制业务人员的代号，不应将部门编号纳入业 务人员代号的一部份，因为部门的组织可能会变动，或者业务人员可能会调动到不同 部门工作。 ?不能用中文字来编号 当您有时候想使用易记的编号时，常会考虑以中文夹杂的方式来编号，当然这是最容 易记住的方式，但是使用中文进行