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设计题(2011秋学期) 设计题 1．麦格公司为认识新产品的科技含量和市场竞争力，以拟定合适的价钱打入市场，决定召开专家会谈会，对新产品进行评估， 办公室人员应当怎样准备和开好这次会谈会? 答案： (1)会谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考、有主见 又敢于发表建议者； (2)会谈会以小型为主，人数以七、八人为宜； (3)会谈会上，文秘人员应与主持人亲密配合； (4)主持人负责引导、组织，可不做记录； (5)详尽的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做； (6)会谈会的时间不必严格规定，可长可短； (7)会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使氛围轻松。 2．科达公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理各职能部 门的正副经理、办公室正副主任和员工代表等，共  46人，会议文秘人员和其他服 务人员  4人，会议时间为  5小时。参加会议人员月平均薪资为  2400元，其他收入  600 元，假定一个月工作  30天、一天工作  8小时。会议后勤费用开支有：文件材料费 200元，饮料费  100元，因会议紧张安排午餐，餐费每人  10元。请计算会议的成本 。 答案： (1)会议成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤开支=6(G+S)T·n+后勤开支 (2)G-------参加会议人员的每小时人均薪资数；每一个人每小时平均薪资为 10元，(2400÷30÷8) (3)S——参加会议人员每小时人均其他收入数；其他收入为2．5元。(600÷30÷8) (4)T——参加会议人员人均到会时间为5小时； (5)n——参加会议人数为50人(46+4)； (6)后勤开支——等于支票开支、现金开支和实物开支的总和为800(200+100+10×50) (7)会议成本一6×(10+2．5)×5×50+800=18750一-800=19550(元) 3．文秘人员经常要代替上司选择礼物，向他人赠送礼物，在办理这些事情应考虑什么，怎样做? 答案： (1)在赠礼前必须搞清赠礼目的，如是为周年庆典、生日、成婚、荣升、乔 迁，或是圣诞节、中秋节等； (2)还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等； (3)在日历上应当清楚地注明节日活动安排以惹起上司的注意。时间怎样取决于 当地的购物环境。 (4)还应熟知以下规则：除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只需用 心为对方选择适合的礼物即可。 (5)要看对方的实际情况选择礼物，做到恰如其分，适合对方。 (6)赠送的礼物应去偷换装上的标价，并应请商铺用精巧包装纸从头包装一下 (7)如果不是亲自送礼，应当在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺 卡。 (8)文秘人员应准备一张节日礼物名单，上司能够在上面作一些增减，表示是否同 意你提的建议或许提出一些其他的建议、以及注明价钱范围。 (9)为了防止所送礼物的重复，文秘人员应当为所有接受上司礼物的人做一张 卡片记录。 4．文秘人员在独自或随同上司旅游结束后，要做好哪些工作? 答案： (1)整理好旅游过程中所有的票据、凭据，送上司审阅、署名后向财务部门报销 ，或许结算预支的出差费用。 (2)回到公司上班后，应将出差过程以及相关事务写出工作汇报。如果是与上司 同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案 。 (3)赶快恢复正常工作和生活状态，持续做旅游前未完的工作。 (4)把在出差时结纳的相关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。 (5)对在旅游过程中赐予帮助和照顾的相关部门和人员，分别去函或去电表示感 谢。 5．小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各样文件柜，储物架、书报架，办公 室主任给她配置了带锁的办公桌，电脑，电话机，还给了她新的文件架、文具用 品盒．各样笔、胶水、剪刀、参照书、需要翻译的资料、公司印章，印盒、墨水 ，复印纸(2刀)，要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适合的地点。小 李应当怎么做? 答案： 1）电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录，电脑放在右边， 2）新文件夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的表记条： 3）各样笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内，参照书应当放在桌 子上面或伸手能够拿获得的抽屉里。 4）公司印章放人办公桌带锁的抽屉内 5）墨水放置在储物架底层，复印纸放在下面几层． 6．安徽某公司欲与上海某公司合作，上海以品牌、技术人股，利用安徽比较便宜 的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的详细事宜，办公室主任请小李作好准备。若是你是小李，你怎样 设计这个接待方案? 答案： (1)接受任务； (2)认识贵宾； (3)制订计划； (4)预订食宿； (5)迎接贵宾； (6)商议日程；