企业电子邮件系统管理办法.docxVIP

1. 基本要求 1.1. 界定企业电子邮件系统（以下简称邮件系统）是企业员工用于工作联系的正式且唯一的电子邮件系统，可提供多种方式收发电子邮件服务。 1.2. 管理原则邮件系统按照归口管理、分工负责的原则，由总部和企业两级信息管理部门管理。 1.3. 管控方式 1.3.1. 信息化管理部（以下简称信息部）是邮件系统的归口管理部门，负责邮件系统建设与运维的管理工作。总部设置邮件系统管理员、总部邮件管理员、审计管理员。 1.3.2. 企业信息管理部门分工负责本企业邮件系统的使用及管理。企业设置企业邮件管理员。 1.3.3. 邮件系统管理员负责邮件系统的管理和运行维护，并为邮件管理员提供技术支持。 1.3.4. 总部邮件管理员负责总部邮箱的开通、禁用、删除、邮箱属性的更改及邮件流查询。 1.3.5. 审计管理员负责邮件查询，配合总部及企业进行邮件审计工作。 1.3.6. 企业邮件管理员负责本企业邮箱的开通、禁用、删除、邮箱属性的更改及邮件流查询。 2. 职责分工 2.1. 信息部职责信息部负责邮件系统建设、运行维护管理，制定邮件系统的相关制度及使用规范，负责对邮件系统的安全检查，指导和监督企业规范使用邮件系统。 2.2. 企业信息管理部门职责企业信息管理部门负责本企业电子邮件的管理及用户应用支持工作，负责本企业邮箱的开通、禁用、删除、邮箱属性的更改及邮件流查询。 2.3. 总部IT运维支持中心职责总部IT运维支持中心负责电子邮件系统的运行维护及配合审计查询；对企业提供技术支持；负责总部邮箱的开通、禁用、删除、邮箱属性的更改及邮件流查询。 3. 管理内容 3.1. 权限管理系统管理员由信息部进行管理及授权。 邮件管理员、审计管理员由系统管理员按照权限最小化的原则进行创建及授权，并报信息部备案，防止未经授权访问。 3.2. 使用管理 3.2.1. 个人邮箱申请及停用 3.2.1.1. 员工申请邮箱需在线提出申请，或填写《企业电子邮件服务申请表》，签订《企业电子邮件使用责任承诺书》，经所在单位信息管理部门批准后，提交本单位邮件管理员开通邮箱。 3.2.1.2. 员工离职或调出需禁用该员工邮箱，禁用15天后删除此邮箱。如有特殊需求，需经信息管理部门审批后处理。 3.2.2. 业务邮箱申请及停用 3.2.2.1. 业务邮箱由申请单位填写《企业电子邮件服务申请表》，并指定责任人签订《企业电子邮件使用责任承诺书》，经本单位信息管理部门审批后，由邮件管理员开通邮箱。 3.2.2.2. 业务邮箱责任人负责业务邮箱的使用管理，监管所有使用人员遵守相关管理办法和安全规定；业务完成后，责任人需申请关闭邮箱，禁止以任何形式转交他人使用。 3.2.2.3. 业务邮箱的使用期限最长为一年，如需延期使用，须向信息管理部门提出申请。 3.2.3. 邮件通讯组申请及停用 3.2.3.1. 邮件通讯组是多个邮箱帐户的集合，发送给邮件通讯组的邮件将分发到组内各邮箱。邮件通讯组仅用于接收邮件，不能发送邮件。 3.2.3.2. 邮件通讯组由正式员工申请并填写《企业电子邮件服务申请表》，签订《企业电子邮件使用责任承诺书》，经本单位信息管理部门审批后，提交本单位邮件管理员开通邮件通讯组。 3.3. 运维管理 3.3.1. 总部IT运维支持中心负责邮件系统的运行维护工作，每月对邮件系统进行安全补丁更新；调整邮件系统过滤策略，保证邮件系统的可用性。 3.3.2. 邮件管理员每季度统计本单位邮件使用情况，对超过6个月未登录的用户邮箱进行处理。 3.3.3. 用户应定期维护个人邮箱，及时清理邮件，避免对邮箱存储的无效占用。 3.3.4. 系统管理员定期对邮件系统进行安全检查，包括操作系统、应用软件等。 3.3.5. 审计操作应保存操作记录。 3.3.6. 邮件系统集成时，需填写《企业电子邮件系统集成申请表》，经信息部批准后，由总部IT运维支持中心协助提供邮件系统集成服务。 3.4. 安全管理 3.4.1. 个人邮箱仅限本人使用，妥善保管邮箱密码，严格遵守《企业电子邮件使用责任承诺书》规定。 3.4.2. 用户收到不明邮件应及时通知邮件管理员，邮件管理员将异常邮件通知邮件系统管理员。 3.4.3. 禁止使用邮件系统传输涉密信息，禁止对外发送未经发布的商业信息，不得利用邮件系统进行任何不利于公司的行为。 3.5. 归档管理 3.5.1. 邮件应进行归档管理，并进行统一存储管理。 3.5.2. 归档邮件查询、下载及回送需向信息部提出申请，审批后由审计管理员进行操作。 3.5.3. 如需将用户邮件下载并交由外部审计，需由相关职能部门审批并报信息部核准后方可进行归档查询。 4. 监督检查与考核 4.1. 信息部负责邮件系统的监督与检查。 4.2. 信息部根据服务水平协议（SLA）及内控