文件及信息管理要点.docx

文件及信息管理要点 1、文件管理要点 1.1．总则 1.1.1为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷合格率，使工程档案管理顺利达到《建设工程文件归档整理规范》（GBT/-2001）的要求，特制定本制度。 1.1.2基本建设工程档案资料是指在整个建设项目,从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。 1.1.3基本建设工程档案资料是国家、企业的宝贵财富，是勘测、设计、施工和管理人员的劳动结晶。依据《中华人民共和国档案法》，各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责，各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、准确性。 1.2工程档案管理制度 1.2.1档案资料管理 项目档案工作是项目建设过程的一部分，应纳入全过程管理，与项目建设同步进行。档案资料室集中统一管理工程全过程的技术档案，监督检查工程文件的形成、积累、收集和归档，负责接收和移交工程技术档案。 b为了便于各个管理环节的衔接，档案资料室配备专职档案员，为更好地管理好档案资料，应配置必要的库房、档案装具、档案保护设施和办公设备。 c工程建设中，各种技术资料交由档案资料室统一管理发放，各有关部门和单位指定专人办进领用手续。 1 d、设备到货后，由物资组汇交相关部门开箱验收，然后将设备资料(归档并送施工单位)移交档案资料室统一管理，进行清点登记，建立收发明细账。各单项工程整体验收时，应由档案资料室对各种技术文件和竣工资料进行检查，在档案资料室对竣工资料进行签收后，支付各工程决算的尾款。 e.技术资料、图书、标准的采购由档案部门统一申请，经批准后按计划办理，或委托有关部门办理。凡购买技术资料、图书和标准报销凭证的，档案室应在办理报销手续前签收。 1.2.2归档文件的质量规定 a凡合同、协议等文件材料均应为正本（即必须有各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档，签字方不能用副本或复印件归档）。 b施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单（含工程联系单）等表格和数据均应用70g以上的白色书写材料书写并原件（如表式为复印件，数据虽用合格材料书写也不能作为原件；验收签证单中的各方人员必须签名齐全，不能以盖章或打印件代替签名）归档。 c调试措施，方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件，不能用复印件或普通色带打印件，以保证字迹的耐久性。 d主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件（不能用复印件）归档。 e书写规定 a)字迹工整清晰。 B）书写墨水应为碳素墨水，严禁用圆珠笔或铅笔书写。 C）文件书写格式应用横行排列，文件段落，章节编排，按有关文件编写要求；汉字简化应符合国家颁发的有关规定。 f书写材料的大小尺寸应规范,装订边空白间距应为25mm，装订边空白间隙内不能进行书写和留有息。 21.3工程文件收发及管理规定 为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。 1.3.1工程文件接收 a各单位提供给工程部的工程文件（工程技术文件、图纸资料）由档案资料室统一接收；上级党政主管机关所发的行政及党务方面的文件由办公室统一接收。 b工程部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律交档案资料室。 c设备文件，物资组汇同有关部门对设备开箱验收后，及时将设备资料立卷归档；设备文件资料由档案资料室统一归口发放给有关单位。 d档案资料室对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。 e档案资料室对接工程文件应及时建立工程文件接收总登记帐和分类帐（簿式台帐和电子台帐），并能利用计算机进行各类工程文件的查询检索。 f登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，应按工程部领导审定的工程文件分发表及时分发给有关单位和部门。 g对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。 h档案资料室仅对归档的工程文件资料实施整编作业，并建立档案登录总登记帐和分类登记帐；对分发各部门的工程文件资料不进行整编作业。 1.3.2工程文件资料发放 a分发外单位和部门的工程文件资料由档案资料室统一归口办理。 b呈送上级单位的工程文件由工程部领导确定发放单位和数量。 c档案资料室按工程部领导审定的施工图分发表、设备资料分发表分发工程文件资料（当工程施工图、设备资料份数有限时），档案资料室仅提供施工单 3位一套或二套文件，不足部分施工单位可委托档案资料室向设计院提出增加施工图供应数量；设备