文书档案—档案管理—开发利用（秘书培训课件）.pptx

档案管理;[知识目标] 常见检索工具的主要内涵及作用 [技能目标] 编制常见档案检索工具，能有效地提供利用。 ; 档案利用是档案利用者通过档案利用工作系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程，是档案整个过程中最终环节。 ; 一、档案检索工具 是存贮档案内容和成份，报导、提供档案信息和线索，进行档案科学管理和查找利用的一种工具。;常用档案检索工具有 ㈠案卷目录 是以案卷为单位，依据档案整理顺序排列组织起来，揭示和介绍一个全宗或某一部分档案内容和成分的一种检索工具。 目录项目内容：案卷号（分档案室编、档案馆编）、案卷题名、年度、页数、保管期限、备注。 ;㈡卷内文件目录 是把某一案卷卷内文件依整理顺序排列组织起来，揭示和介绍一个案卷内文件内容和成分的一种检索工具。 目录项目内容：顺序号、文号、责任者、文件题名、文件日期、页号、备注。 把案卷目录和卷内文件目录结合起来，称为全引目录。;㈢归档文件目录 是依据归档文件分类方案和室编件号顺序排列组织起来，揭示一个分类方案内文件内容和成分的一种检索工具。 目录项目内容：件号、责任者、文号、文件题名、日期、页数、备注。;㈣专题目录 专题目录是集中、系统地揭示某一专题档案的内容和成分的检索工具。;㈤全宗介绍 全宗介绍是一种书本叙述式、具有报道性的检索工具。它是介绍和揭示档案部门所存的档案内容和成份及其利用价值的一种材料。; 二、档案提供利用的方式 档案提供利用的具体方式是多种多样的，但归纳起来有以下几种基本方式： ⒈以档案原件提供利用。 ⒉以档案复制品提供利用。 ⒊综合档案内容编写书面资料提供利用。 ;三、档案提供利用的几种主要方法 ⒈档案阅览服务 档案阅览服务，是指档案馆（室）在特定的场所，开辟阅览室，向有关利用者提供档案信息的一种服务方式。 优越性：便于档案的保护和保密；能为利用者提供较好的阅览条件；可以提高档案的周转率和利用率。 ;⒉档案外借服??? 档案外借服务，是指档案馆（室）为满足某些需要档案原件或副本作证据的利用需求，暂时将档案借出馆（室）外使用的一种服务方式。 档案一般是不借出馆（室）外利用的。如的确需要档案的外借利用必须建立、健全有关的制度。;⒊档案展览与陈列服务 档案展览与陈列服务，是指档案馆（室）按照一定的主题，以展出档案原件或其复制品的方式，系统地揭示和介绍档案馆（室）藏中有关档案的内容与成分的一种具体服务方式。;⒋制发档案复制本服务 制发档案复制本服务，是指档案馆（室）根据利用者的合理需要，以档案原件为依据，通过复制（包括静电复印、拍照、晒印、摹写、抄录等）、摘录等手段，向利用者提供档案复制本的一种服务方式。;⒌制发档案证明服务 档案证明，是指档案部门根据利用者的询问和申请，为核查某种事实在馆（室）藏档案中记载情况（有无记载和如何记载）而摘抄编写的一种书面证明材料。;⑹档案咨询服务 档案咨询服务，是指档案馆（室）答复利用者询问，指导其利用档案信息资源的一种服务方式。;四、档案间接利用 档案间接利用的工作重点就是对档案资料进行编辑研究，形成各种参考资料。 常用的参考资料分为两种：一种是档案文献报道型资料，包括全宗指南、专题指南、档案文摘等；另一种是档案文献撰述型资料，包括大事记、组织沿革等。;常做的编研材料主要有以下几种：;㈡大事记 大事记是一种以时为经，以事为纬，简明地记载和反映一定范围内各种重要史实的资料书和工具书。 ;㈢组织沿革 组织沿革是以文字或者图表形式，系统地记述和反映立档单位自身发展演变情况的参考资料和工具。 ;㈣文件汇编 汇编的是正在发生效力的现行文件，是现行文件汇集的统称。包括发文汇编、重要文件汇编、会议文件汇编等。;㈤基础数字汇编 根据查考利用的频繁程度，可以将立档单位的数据，如厂房面积、机器设备、人员近况等汇编成册，并及时更新备查。;㈥年鉴 年鉴是以全面、系统、准确地记述上年度立档单位发展状况为主要内容的资料性工具书。具有资料权威、反应及时、连续出版、功能齐全的特点。属信息密集型工具书。