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基建档案整理方法 授课：王景彩 主要内容 一、专业术语二、收集 三、归档范围四、组卷 五、装订 七、排序八、编号 九、案卷封面编制和填写 十、卷内目录的编制和填写十一、编制案卷目录 六、保管期限鉴定十二、装盒 一、专业术语 1、全宗号 2、案卷号 3、档号 4、分类号 5、页号 6、项目竣工文件 7、项目竣工验收文件 二、收集 1、建设项目前期文件材料的收集 2、设计单位文件材料的收集 3、公司代理机构文件材料的收集 4、施工单位文件材料的收集 5、监理单位文件材料的收集 注意：竣工图的收集;电子档案的收集（隐 性工程） 档案齐全与不齐全的区别（北京暴雨）、 （青岛下水道） 三、归档范围 建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形 成的文字、图表、声像等形式的文件。包 括：项目前期文件、项目竣工文件和项目 竣工验收文件等。 注意：文件材料的收集、整理和归档要纳入合同管理，要求明确，控制措施有力。 四、组卷 针对具体项目的管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。 建设项目形成的文件，应按其项目或阶段按套分别组卷。 成册、成套的科技文件宜保持其原有形态。 通用图、标准图可放入相应一项目文件中或单独组卷。其他涉及这些通用图、标准图的项目，应在卷内备考表中注明并标注通用图、标准图的图号和档号。 底图以张或套为保管单位进行整理。 建设项目在维修和维护中所形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中；亦可单独组卷排列在原案卷之后，并在原案卷的备考表中予以说明和标注。 改扩建或重建所形成的科技文件应单独组卷排列。 五、装订 案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订，以件为单位装订的应在每件文件首页空白处加盖档号章。 1、整卷装订的按要求采用“三孔一线”的办法装订，装订前要拆除文件上的金属物，破损和不符合A4规格的文件要补齐和折叠，粘贴文件和封面要用乳胶。 2、图纸可以装订，也可以不装订。对不装订的图纸，需要在每图纸右下角盖上档号章。 六、保管期限鉴定 1、不同立档单位，区分不同保管价值； 2、抓住重点，就高不就低（建设单位）。共分5大类47条款，其中永久的22条，30年 23条，10年2条。 七、排序 每一项建设一般都是在分阶段的基础上分内容——保管期限进行组卷。如果一项目建设文件材料形成数量比较少,可以一个阶段组一卷。每一个案卷均由案卷封面、科技卷内目录及卷内文件材料组成。 1、案卷排列 在一个单项工程内，案卷按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列。 七、排序 2、卷内文件材料、图样的排列 （ 1）按文件材料的重要程度和时间先后排列：批复在前，来文在后；印件在前，定稿在后；证件在前，附件在后。 （2） 文字和图样交错材料的排列：文字在前，图样排后。如果文字只是对图样材料的补充或说明的，图纸应排在前，文字材料在后。 其中： ★管理性文件按问题、时间或重要程度排列； ★施工文件按管理、依据、建筑安装、监测实验记录、评定、验收排列； ★设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列； ★竣工图按专业、图号排列； 八、编号 1、案卷编号 一个单项工程所有档案编写一个流水号。 2、卷内文件材料的编号 案卷内科技文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页,正面编在右下角，背面的编在左下角。 已有页号的文件可不再重新编写页号。 卷内目录、卷内备案表不编写页号。 九、案卷封面编制和填写 1、案卷封面的编制 案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号。 注意：声像材料整理时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。 2、案卷脊背编制 主要包括案卷题名、保管期限、档号。 注意：案卷脊背可以印在卷盒侧面，有关项目可根据需要选择填写。 十、卷内目录的编制和填写 1、卷内目录编制 主要包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页数、备注、档号。 2、卷内备考表编制 主要包括文件总件数、总页数以及组卷 提供使用过程中需要说明的问题、立卷人、立卷日期、检查人、检查日期、互见号、 档号等。 十一、编制案卷目录 参见：科技档案目录 十二、装盒 参见：科技档案盒 谢谢大家 2013年3月22日