项目档案管理办法 .pdfVIP

连云港港疏港航道工程 项目档案管理办法 一、档案工作总则 （一）根据《中华人民共和国档案法》，《国家重大建设项目 文件归档要求与档案整理规范》、《江苏省档案管理条例》、《江苏 省重大建设项目档案验收办法》等有关法规与规定，结合本项目 工程实际，制定本办法。 （二）本办法适用于参与连云港港疏港航道工程建设的所有 单位。 （三）本项目档案是指在本项目建设与管理过程中形成的、 具有保存价值、并经过系统整理的各类不同载体形式的历史记录。 （四）项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经 档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行项目的竣工验收。 各参建单位应在工程完成后向建设单位提交合格的项目档案。 （五）项目档案工作应纳入项目建设管理程序，与项目建设 实行同步管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。 （六）本项目档案工作实行统一领导、统一管理、分层负责 ， 档案业务上接受江苏省档案局、省交通厅的指导和监督。 二、档案工作的组织管理 （一）连云港港疏港航道工程现场指挥部项目管理办公室负 责组织、协调和指导建设、设计、监理、施工等单位编制项目竣 工文件。项目办成立档案工作领导小组，建立由建设、设计、监 理、施工单位组成的档案管理网络。项目办综合部是档案工作的 扎口管理部门，下设综合档案室，配备专职档案员，对项目档案 工作进行指导和检查。 （二）各参建单位应明确本项目档案工作负责人，配备档案 人员，建立档案管理网络，建立相关的岗位责任制，确保档案工 作有序开展。 （三）施工单位项目实行总承包的，由各分包单位负责其分 包项目的全部文件的收集和整理归档工作，并提交总承包单位汇 总；建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位自己负责收 集和整理归档工作。 （四）监理单位应将保证竣工文件质量作为监理工作的内容 之一。监理单位除负责提交监理档案外，还应负责监督检查施工 文件的完整、准确、系统情况，负责审核签署竣工文件，保证竣 工图纸与工程实体相符。竣工文件编制完成后 ，要向建设单位提 交竣工档案质量的专项报告。 三、档案管理控制措施 （一）本项目档案工作与项目建设同步管理。所有建设项目 立项时就应明确归档范围。签订设计、监理、施工等协议 （合同 ） 时 ，要对工程档案的质量、份数和移交工作提出明确要求。检查 工程进度与工程质量时 ，要同时检查工程档案的收集和整理情况， 发现问题及时整改。进行工程质量评定和验收时 ，要同时验收应 -2- 归档文件的完整、准确性及质量，并在验收后及时整理归档。 （二）各参建单位应建立档案工作的 “四纳入”和 “三参加” 制度。“四纳入”即将工程文件材料的形成、积累、整理、归档工 作纳入工程计划管理，纳入施工管理考核范围，纳入有关领导和 工程技术人员的岗位职责，纳入经济责任制。“三参加”即建设项 目专职或兼职档案员要参加有关工程会议和工程质量验收，参加 设备开箱，随时掌握档案材料的动态情况。 四、文件材料的收集、整理、归档职责 （一）各参建单位应按照项目档案的归档范围，按时完成各 自合同内项目的档案文件的收集、整理和归档工作 （二）项目文件的收集范围包括项目前期文件、综合管理性 文件、施工文件、监理文件、竣工图、竣工验收文件、科研文件 等： 1、项目前期文件， 指项目开工以前在立项、审批、招投标、 勘察、征地拆迁、设计以及工程准备过程中形成的文件，由项目 办负责，其中勘察、设计文件由勘察和设计部门负责。 2、综合性管理文件， 指业主在项目建设过程中形成的管理 文件，主要有各种批文、请示、通知、会议纪要、简报、情况汇 报、总结等，由项目办负责。 3、项目竣工文件,指竣工时形成的反映施工过程和项目实体 真实面貌的文件，由施工文件、监理文件和竣工图组成。施工文 件和竣工图由施工单位负责，监理文件由监理单位负责。 - 3 - 4、设计部门确保设计变更文件的完整性。 5、项目竣工验收文件，指工程完成后质量评定、试运行阶 段及竣工验收形成的文件，由项目办负责。 （三）施工单位竣工文件编制完成后，由施工单位、监理单 位和建设单位有关人员对竣工文件的完整、准