有效的沟通分析和总结.docxVIP

有效之沟通 一.“沟通”浅释 沟通就是将自己心中的意念 ,通过文字,语言,动作和图表等表达出来 ,令对方明白和依照你心中的原意去行事. 二.沟通与管理 身为主管,经常需委派工作予下属 ,向上级提交工作报告 ,与其它部门联络,或出席会议,时刻都要做沟通的工作;所以要成为一个出色的主管,便不能不掌握一套有效的沟通技巧. 三.沟通的步骤 谈沟通技巧,可以从沟通的几个步骤入手.沟通的步骤主要可分为: 产生意念 5.领悟 化成表达方式 6.接受 传送 7.行动 接收 产生意念 产生意念是当你心中意见或念头,希望与他人分享,这可说是沟通的第一步.在这个阶段,你要认真推敲意念,并留意以下两点: 整理意念 将心中涌现的意念,整理一下,看看重心所在,要倾诉的对象和分享的目的等.经过咀嚼,便容易具体地将意念表达出来. 保持客观 试从对方的角度 ,看一看你的意念对他有没有意义 .此举会帮助你更有效地把讯息传达给对方,而又令他接受. 例如当你觉得计算机系统的设施不足 ,影响运作,你的意念是要作出改 善.在与计算机部人员商讨之前,最好想一想问题在那里,对运作有甚幺影响, 你有没有改善方案,而你找他是希望他提供意见,还是要他依计行事. 同时需要衡量一下对方的反应 ,看他对那方面的改善有没有兴趣 ,从而引起他的共鸣,认同和接受你的讯息. 如对方是管理层 ,内容应该环绕如何才能够提供他所需资料 ,或怎样可 以节省人力,经费等环节.若对方是计算机室操作员的话,则集中如何可更方便地将数据输入,或者怎样摆设硬件等. 沟通的第一小步是要“知己”. 化成表达方式 当弄清楚讯息的内容之后 ,下一步是看看你如何才能将心中的意念表达出来 ,以便令对方领悟.你应该考虑一下各种表达的形式:如写通告,开会,单对单面谈等.至于演译的方法,可用文字,图表,相片等.此外,因应对方的背境,遣词用句,亦是需要留意的地方. 在你做筹备工夫的时候 ,一定要认清楚对方对各种表达形式和演译方法的反应 , 做到“知彼”,再作出相应的行动,达到目的.这就是沟通之道. 其实要“知己”和又要“知彼” ,除了自己探索之外,你不妨找机会与有识之士, 或与问题有关的人商谈一下 ,这样更能帮助你推敲意念 ,认清目标.关顾周详,自然一击即中.所谓:“三个臭皮匠,胜过诸葛亮”. 传送 做好以上两个有关思想意念的步骤后 ,跟着便要作出实际行动 .用适当的表达方式,向对方表达心中意念. 以改善计算机系统设施为例,身为行政经理,你想告诉计算机室主管,上层已批准增置一部快速打印机.星期一早上他依约到你的办公室商谈 ,但谈话数度被来电打断, 同时你发觉对方好象心不在焉 ,对你为了安置新机,而重新布置计算机室的构思似懂非懂.过了数天,你唯有往计算机室找他,随即量度尺寸,很快便有结果. 星期一计算机室通常比较忙碌 ,因为各个部门都一早来索取每周业绩报告 .你的计算机室主管,可能惦挂着计算机室的情况,所以在你跟他倾谈的时候,他变了人在心不在,你可说是选错了时间 .至于你的办公室,亦不是讨论有关话题的理想地方 ,除了电话干扰之外,始终不及在计算机室那幺直接进行实际沟通行动的时候,是要留意“天时”及“地利”. 接收 乘搭小巴想要下车的时候,一般都会扬声通知司机.假如他没有反应,继续向前驶, 相信你会大声重复“前面街口有落”,直至他举手示意为止. 同样,当你将心中所想的,当面向对方倾诉,或图文并茂,具细无遗地写出来交给 他,那祇是做了沟通的前三个步骤,好象电视台将节目发放出去而矣,对方未必一定接收得到.要对方充份接收到你的信息,你应该在传送的安排上为他设想,在没有干扰的地方和适当的时间,尽量方便他接收.另外亦要留意他的反应,好象电台十分关注节目收视率一样.如果他好象听而不闻,或毫无反应的话,便要检讨传送的成效. 领悟 在沟通的过程,对方所接收到的是一些用语言 ,文字,图表或动作所组成的信息 . 所谓:“言有尽,而意无穷.”他要从这些讯息去领悟你心中的意念. 例如小巴司机举手,表示收到你要下车的讯息之后,你便准备落车,但当车快要驶过你要下车的街口时,仍没有慢下来的迹象,恐怕他是误解了你要在另一个落车了 .假如你原先是指明再过第几个街口,或点出街名,司机便更加容易明白你的意图.所以你的表达方式,直接影响对方能否正确地领悟你的原意. 另一方面,你不妨直接问一问,对方是否明白你的意思,或请他响应你给他的讯息, 细心聆听复述重点,从他能否说出你的原意,便可以知道他领悟的程度. 接受 对方明白你的意思之后,更加重要的就是他觉得你言之成理,同时接受你的提议. 最好就是能够取得对方的承诺,否则他不一定会依照你的原意去行事. 如果你想对方觉得你言之成理 ,就应该在产生意念时 ,认真推敲,将讯息的内容, 从对方的角度来考虑,,铺排到合乎逻辑情理. 另一方面,