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医院经济合同审核制度
(一)合同承办部门首先应对合同相对方的主体资格、资信状况、履约能力经营情况、市场供需、产品/服务质量及价格行情等进行审核,对其真实性承担责任,保留相关书面材料以备后续审核。
(二)合同承办部门将合同草案及合同意见书相关书面材料提交业务管理部门负责人审核。业务部门审核通过的,应出具审核意见书,括承办人部门负责人和分管院领导的意见。
(三)合同文本初稿由合同承办部门审核后,别交合同需求方部门和财务、审计、法务等相关部门审核。各部门审核时间原则上不超过3个工作日,审核通过的应出具审核意见书。
(四)法务部门审核
合同承办部门将合同草案、使用部门和财务、审计等相关部门审核意见书交由法务部门审查。法务部门提出审核意见书,供使用部门参考、实施。
1.审核通用条款内容
(1)合同种类:即审核合同种类、性质是否表述准确,合同名称应与合同正文内容相一致。
(2)编号:对合同进行编号,实行归档处理,方便该合同在其他合同文书中的引用等。
(3)主体:审核合同双方或多方及可能涉及的第三人是否具备完全的民事行为能力,是否具备法律法规规定的特定专业资质或专门许可(特殊行业)并核查合同各个主体的年检情况、经营范围、经营方式等相关情况,并提供相关资料复印件作为合同附件。
(4)合同解除、终止条款:除《合同法》中规定的法定解除、终止条件外,还应事先合理预测可能导致合同解除终止的事由,并加以约定。
(5)保密及知识产权条款:包括保密范围、期限、知识产权权属、侵权责任等。
(6)不可抗力、免责条款:审核不可抗力、免责条款是否范围适当公平。政策、法律变化及行政因素对合同履行的影响应考虑进去,并在合同中加以约定。
(7)争议解决方式、费用及争议管辖地:
1)纠纷解决方式是否约定明确,尤其是关于诉讼或仲裁管辖是否有效。
2)一般约定败诉方承担对方为实现债权而支出的合理费用,如律师费担保费、资产评估费、调查取证等费用须明确列出。
3)一般约定交易强势方所在地人民法院为争议管辖机构,或不约定。
(8)通知与送达:
1)审核合同纠纷协调联络方式、机制是否明确可行。
2)可在合同中约定各方对接人员、联系方式以及合同标的物接收验收专业人员、联系方式。
(9)合同、文书间的效力位阶:最好约定“本合同与任何在合同签订之前产生的相关广告、公告、信函、会议纪要或招投标、意向书等其他文件与本合同发生冲突的,以本合同为准”。
(10)合同日期、有效期:包括签订日期、生效日期。签订日期说明该合同从何年何月何日签订,生效日期是指该合同从何年何月何日起生效。
(11)文字:审核文本用语是否确切,单位是否标准,数字是否精确,是否有错别字,表达是否有歧义,合同排版是否美观、简洁。第一次使用某个术语时须下定义,外语须要标注中文。
(12)清洁文本:建议在合同中写明:“本合同正文为清洁打印文本,如双方对此合同有任何修改及补充均应另行签订补充协议。合同正文中任何非打印的文字或图形,除非经双方确认同意,不产生约束力。”当合同中有清洁文本条款时,合同中的所有条款文字与数字(签署人签字、时间签署与盖章除外)均应事先打印完成,不得在合同签字过程中出现合同正文里有手写文字或空白未填写的情况。
(13)合同附件:从合同(担保类合同、补充协议等);合同各方批准、声明文件:如各方提供的股东会、董事会决议、声明函等;相关政府部门的登记、备案或批准文件;货物清单、价格明细等。注意附件内容是否明确,是否与合同正文冲突,如有冲突是否有解释顺序等。
(14)签字、盖章:
1)签字时或之前,审核对方签约代表授权书、被授权人身份信息,包括授权人签名、授权书范围、期限等有效性(审核公章)。确认签字人为被授权人,核对身份证件。
2)尽量让对方法定代表人签字,并使用公章。
(15)签约时间:合同落款处应有签订的具体时间,免出现一方未填写签约时间以致合同成立时间产生分歧的情况。
(16)签约地点:与合同纠纷的管辖约定相关。
2.审核专用条款内容
(1)合同目的:
1)依合同目的理解合同内容。
2)依合同目的请求对方履行义务。
3)依合同目的行使抗辩权或解除权等。
4)依合同目的行使诉权。
(2)意思表示是否真实、准确:
1)合同标的处分是否受到对方章程或合伙协议等规定或约定的内部决策机构同意的限制。
2)合同约定的交易是否属于关联交易情形,属于关联交易的,是否受到关联交易的限制。
3)合同签订事先是否取得应有的行政许可、登记或备案。
(3)合同标的:
1)审核合同标的是否合法。
2)数量和质量、验收标准或要求。
3)如果标的是服务,需要审核服务人员是否具备相应的职业资格以及与单位的劳动合同关系。
(4)合同缔结方式:审核合同是否须以招标、拍卖挂牌等特殊的方式缔结。
(5)标的交付:
1)包装方式和包装要求。
2)运输:明确
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