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内部控制缺陷与财务报表审计的六大循环 一、 就业与就业的分离基本总结 (一) 防止故意或恶意行为 所谓的“不平等”，是指一个人负责，它不仅可能导致各种事故或无意识地导致欺诈和欺诈，而且可能会掩盖错误和缺陷。适当的分工有助于防止各种事故或无意识地导致错误。 (二) 采购员职务分离 在单位内部会计职务中应加以分离的主要不相容职务有:授权进行某项经济业务和执行该项业务的职务要分离, 如有权决定或审批材料采购的人员不能同时兼任采购员职务;执行某些经济业务和审核这些经济业务的职务要分离, 如填写销货发票的人员不能兼任审核人员;执行某项经济业务和记录该项业务的职务要分离, 如销货人员不能同时兼任会计记账工作;保管某些财产物资和对其进行记录的职务要分离, 如会计部门的出纳员与记账员要分离, 不能兼任;保管某些财产物资和核对实存数与账存数的职务要分离;记录明细账和记录总账的职务要分离;登记日记账和登记总账的职务要分离。 二、 大循环说明与报表编制过程中相关控制岗位的基本要求 公司内部控制中的岗位职责分离分别按照销售与收款循环、采购与付款循环、生产与存货循环、人力资源与工薪循环、投资与筹资循环、货币资金循环等六大循环来分别说明与财务报表编制过程中相关的内部控制岗位的职责分离内容的基本要求。 (一) 商品账的管理 为确保办理销售与收款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督, 一个公司有关销售与收款业务相关职责适当分离的基本要求通常包括:商品存货的保管、收发必须由专人负责, 并建立账卡进行数量核算, 不得兼任采购或销售, 也不能担任会计部门有关存货总账、明细账的登记职务;同时, 非实物保管人员应限制接近资产, 不得办理物资收发;商品存货的请领、审批、发放与记账须相互独立, 不能由一人包办;财产物资的保管与清查职务应分离, 即应由会计部门组织, 定期或不定期的查对账证、抽点实物, 以保证账证相符、账账相符、账实相符;销售人员避免接触销货现款;公司应收票据的取得和贴现必须经由保管票据以外的主管人员的书面批准。 (二) 建立不相容岗位的责任体制 同销售收款交易一样, 采购与付款交易也需要适当的职责分离。记账、收款和抄寄对账单属于不相容职务;公司应当建立采购与付款交易的岗位责任制, 明确相关部门和岗位的职责、权限, 确保办理采购与付款交易的不相容岗位相互分离、制约和监督;采购与付款交易不相容岗位至少包括:请购与审批;询价与确定供应商;采购合同的订立与审批;采购与验收;采购、验收与相关的会计记录;开票与发货、开票与收款、销售收入账的记录、应收账款账的记录和收款应予分离, 即负责销售收入账和应收账款账的会计不得经手货币资金, 并且销售收入账和应收账款账最好由不同的会计人员负责;付款审批与执行。 (三) 产成品出库单管理系统的安全监控 产品入库时, 质量检验员应检查并签发预先按顺序编号的产成品验收单, 由生产小组将产成品送交仓库。产品出库时, 有仓库管理员填写预先顺序编号的出库单, 并将产成品出库单信息输入计算机系统, 经仓储经理复核并以电子签名方式确认后, 计算机系统自动更新产成品明细账并与发运通知单编号核对。产成品装运发出前, 由运输经理独立检查出库单、销售订购单与发运通知单, 确定从仓库提取的商品附有经批准的销售订购单, 并且, 所提取的商品的内容与销售订购单一致。 (四) 工资额的编制 为防止向员工过量支付工薪, 或向不存在的员工虚假支付工薪, 职责分离非常重要。根据在册职工和工资标准开列工资单;根据考勤记录和扣款记录计算工资额。会计部门的主要职责:根据工资结算单编制工资费用分配表;根据工资费用分配表编制记账凭证入账。人力资源部门应独立于工薪职能, 负责确定员工的雇用、解雇及其支付率和扣减额的变化。 (五) 筹资计划编制人与审批人分离 投资和借款经过授权审批;定期与被投资单位或交易双方核对账目;会计主管复核;使用会计科目核算说明;签订借款相关的合同或协议等相关法律文件;筹资计划编制人与审批人应适当分离, 以利于审批人从独立的立场来评判计划的优劣;经办人员不能接触会计记录, 通常由独立的机构代理发行债券和股票;会计记录人员同负责收、付款的人员相分离, 有条件的应聘请独立的机构负责支付业务;证券保管人员同会计人员分离;对外投资预算的编制与审批;对外投资项目的分析论证与评估;对外投资的决策与执行;对外投资处置的审批与执行;对外投资业务的执行与相关会计记录等等 (六) 其他各单位的职责 钱账分管, 即出纳专职负责货币资金的收支业务, 除现金和银行存款日记账外, 不兼记总账和债权债务等明细账, 不负责汇总记账凭证, 不抄寄各种往来结算账户对账单。除了出纳外, 其他任何人, 包括会计人员、单位领导、各种业务人员等, 均不得办理货币资金收支业务, 包括收付现金和接收、