秘书学概论（第四版）课件 第八章 秘书管理.pptx

第八章 秘书管理【内容提示】本章主要介绍了秘书团队的组建与团队管理，以及秘书工作绩效测评的内容、方法和原则。目录CONTENTS秘书团队的组建与管理1秘书工作绩效测评2PART1秘书团队的组建与管理一、秘书团队团队是一些才能互补并负有共同责任，为统一目标而工作的人员的集合。团队最突出的特点是团队内成员在心理上有一定联系，彼此之间产生相互影响。 秘书团队是不同层次、不同知识能力结构异质结合，并共同服务于一级组织机构或领导人，负有共同责任、具有统一目标的秘书工作群体，习惯上被称作“秘书班子”。一个优化的秘书团队的形成，应该具备以下要素：（一）共同的目标 （二）相互合作，彼此认同（三）责任心 （四）学习精神（一）共同的目标秘书工作从总体上看具有一定的被动性，但同样需要具有较强的目标意识。团队成员之间彼此合作实现目标，这是构成和维持团队的基本条件。团队必须先有目标，团队的目标赋予团队高于团队成员个人总和的认同感。这种认同感为解决个人利益和团队利益的碰撞提供有意义的标准。也正因为团队目标的存在，才使得团队成员在遇到紧急情况、面临失败风险等情况时全身心地投入，统一思想，形成合力。（二）相互合作，彼此认同秘书团队成员的个体素质是做好秘书工作的重要因素。但是，在一个秘书团队中要求每个成员都是全才、通才是不现实的，要求成员精通各个领域的知识也无法做到。只有把各种不同素质的成员组合成团队，组合成一个优化的团队，才能产生一加一大于二的奇妙作用。成员之间在行为心理上相互作用、直接接触，彼此相互影响，彼此意识到团队中的其他个体，相互之间形成了一种默契和关心。（三）责任心真正的团队，其成员都要有明确的责任意识，共同分担达到共同目的需担负的责任。变“让我负责”为“我要负责”。这一关键性的转变，标明成员自身对团队的承诺，也标明团队对成员的信任。良好的团队精神由此而形成。（四）学习精神在“知识爆炸”、全球经济一体化步伐加快的今天，竞争日益激烈，技术进步一日千里，社会变化日新月异。团队要想生存和发展，其学习的速度必须等于或大于其环境变化的速度。形成“学习型”秘书团队，以适应迅速发展的社会变化，已成为时代的必须。优化的现代秘书团队，应该是具有学习精神的团队。二、秘书团队的内部结构（一）规模一个科学合理的团队，并不是人数越多越好。秘书队伍过于庞大，势必造成人浮于事，内部机构林立、重复交叉，办起事来必然你推我让，难免推诿扯皮。但团队也不是人数越少越好。人员少，任务多，下属分散，自然整天手忙脚乱，疲于应付，工作做不细致，也难讲究质量，更无暇参谋与辅佐决策，秘书工作质量必然大打折扣。（二）团队成员角色分配角色分配不仅要结合团队各成员的特点，也要考虑工作的特点。团队成员要因人因岗分工、定责。只有职责明确，才能使团队所有成员各司其职，各尽其职。岗位责任制是对岗位人员的职责、任务、权限、完成任务的标准、履行职责的考核及相应的奖惩作出的明确规定。只有把责、权、益结合起来，才能有效地调动团队成员的积极性，保证工作的落实和任务的完成。（三）团队管理者1.团队管理者的工作任务团队管理者对团队绩效具有重大影响。人员的分工与合作、人员能力的开发与利用、团队沟通、团队问题的解决、未来发展的决策等，都需要团队管理者发挥作用。团队管理者的工作主要围绕计划的提出、实施、资源的提供、问题的解决和处理开展。主要工作如下：（1）明确团队成员工作任务，制订工作计划；（2）在计划实施过程中与成员沟通，帮助解决实现目标过程中的问题；（3）获取经费、装备、时间等各种资源，为团队顺利完成任务提供保障；（4）提示团队注意某些自身未察觉的问题；（5）定期向领导或上级管理部门汇报团队工作。2.团队管理者的类型（1）专制型管理者对工作的方针、目标及开展方法独断专行，通过命令使下属服从自己，通过制度、权力来支配下属。这是一种独裁的、指示命令型的管理方式。（2）民主型管理者通过共同商量、探讨的途径来决定工作的目标、分配及开展方法，使下属充分了解工作的目的，共同努力完成任务，在相互信赖的基础上开展工作。（3）开放型管理者尊重成员的自主性，给他们自主决定的自由，通过自主计划、自己管理来开展工作。这是一种以下属为中心、暗示性的管理方式。（四）规范规范是团队成员共同接受的一些行为标准，所有团队都有自己的规范。规范的目的是为了鼓励对团队成长有益的行为，避免有害行为，让团队成员知道自己在一定环境条件下，应该做什么、不该做什么，提高团队的自我管理、自我控制能力。规范有成文的规范和不成文的规范两种。成文的规范一般是有言在先，任何人都不可以违背的。不成文的规范有些是在团队组建之前就存在的，有些是在团队形成过程中逐渐形成的。成文规范包括四种：1.根本规范即来自宪法的秘书规范。宪法不仅规定了国家行政管理活动的基