秘书学概论（第四版）课件 第五章 秘书的知识能力素养.pptx

第五章 秘书的知识能力素养【内容提示】本章从秘书职业化要求的层面，主要阐述了秘书一般应具备的知识结构、能力结构、职业基本技能和相应的文化艺术修养。当然，不同领域、不同职级、不同岗位的秘书，其知识能力素养会有相应的侧重和差异。目录秘书的知识结构1CONTENTS秘书的能力结构2秘书的文化艺术修养3PART1秘书的知识结构一、秘书知识结构的构建原则当今社会是一个资讯发达、“知识爆炸”的时代，每个人不仅需要掌握最基本的基础知识，而且每天都会接触到许多新知识。那么，面对这浩如烟海的知识量，秘书到底应该掌握哪些知识，又该怎样构建自己的知识结构呢？一个总的原则就是以秘书工作为中心，以适应实际工作需要为标准。（一）适应性原则适应性原则指的是秘书的知识结构应该符合秘书职业活动的需要。也就是说，秘书知识结构的构建不是盲目的，应该有一个目标，围绕这个目标恰当地选择和组织知识，使知识体系的各个组成部分都能发挥出最佳作用。这个目标就是实施辅助职能，做好秘书工作。秘书知识结构的构建要以此为目标展开，对秘书知识结构的衡量和评价也要以此为标准进行。适应性原则对秘书工作的要求：首先，秘书的知识结构应当与秘书的岗位职责相适应。其次，秘书的知识结构应该与所在单位的业务特点相适应。（二）层次性原则一个合理的知识结构，总是会呈现出一定的层次性，这个层次性的表现形式或者是由低到高，或者是由内而外，各层次之间相互促进，反映了知识结构内部的纵向关系。知识层次是组成知识结构的基本单位，一个人的知识结构如果层次组合科学、有序，层次的知识量配置适当、合理，那么他的知识结构的作用和功能就容易发挥；相反，如果知识结构层次混乱，组合无序，那这个知识结构的作用和功能就不易发挥。秘书知识结构的分层：如果按照从低到高的排列顺序，可以分为基础知识、专业知识和相关知识三个层次；如果按照由内而外的排列顺序，可以分为核心知识、中间层知识和外围知识。核心知识是指与秘书工作目标直接相关、在实际工作中经常用到的知识；中间层知识是指与秘书工作目标有关系，但在实际工作中使用频率较低的知识；外围知识是指与秘书工作目标无直接联系，但在实际工作中偶尔也会涉及的知识。（三）个性原则所谓个性原则，是指一个人的知识结构从内容组合到结构比例都应该有与众不同的、鲜明的个性特点。这是因为现代秘书职业的分工越来越细，对秘书知识结构的要求也越来越高，传统的通用型秘书的知识结构因其没有体现突出的业务专长而在实际工作中受到很大限制。社会分工的日趋细化，使单个秘书对领导的辅助很难全面，秘书的辅助工作经常以集体合作的形式出现，这样，一个优化的秘书集体必然是由各具特长的秘书个体组成的，这些秘书个体就是具备有自己个性特色的知识结构的秘书。个性原则对秘书的要求：首先对自己有准确的定位，要在正确认识自我的前提下，找准社会需要与个人特长的最佳结合点。每个人都有长处和不足，个性原则就是要扬长避短，尽量发挥自己的长处，克服自己的不足。其次，在构建自己的知识结构时，要具有创新意识和超前意识，能够及早发现社会的发展趋势和工作的需求变化，做到“人无我有，人有我新”。（四）动态性原则知识是客观事物在人头脑中的反映，而客观事物是不断发展变化着的，所以知识如果不随着客观事物的发展而发展，就会逐渐落后、陈旧，以致被淘汰。尤其是在“知识爆炸”的今天，知识的更新速度更是惊人，因此，合理的知识结构，必须是一个不断进行自我更新和调节的动态结构，秘书的知识结构也不例外。动态性原则对秘书的要求：首先要有开放的心态，不能僵化保守，认为自己的知识已经够用，或者自己的知识结构已经是最佳的状态，不需要改变。其次，要有强烈的进取意识和上进心，要永远保持对新知识的渴望，不断激发自己学习的动机和热情。二、秘书知识结构的组成秘书工作的综合性，要求秘书在横向上应具有较宽的知识面；秘书工作又有自己的专业特点，这又要求秘书在纵向上具有较深厚的专业知识。这样，秘书的知识结构大致可以用大写的英文字母“T”来表示。秘书的知识结构可以分成三层，即基础知识、专业知识和相关知识。（一）基础知识基础知识是指在秘书知识结构中起基础性作用的那部分知识，是构建秘书知识结构的前提条件。基础知识越扎实、丰厚，秘书发挥创造力的潜力就越大。现代秘书的基础知识主要包括：1.科学文化基础知识2.政治经济理论基础知识3.法律法规基础知识4.办公自动化知识（二）专业知识秘书的专业知识是指从事秘书工作所必须具备的专门知识。它包含两个，一是秘书的职业知识，二是指秘书所在部门的业务知识。这两类知识是秘书知识结构中的核心和主干部分，是各级各类秘书都必须具备的知识。秘书的职业知识具体包括：秘书学、文书学、应用写作学、档案管理学、公共关系学、信访学、会议学行业知识包括：所在行业的总体知识结构和知识门类、所在部门的工作内容和特点、工作中使用频率