秘书学概论（第四版）课件 第六章 秘书与组织管理.pptx

第六章 秘书与组织管理【内容提示】本章以组织管理职能为基础，探讨了秘书与组织管理的关系，秘书管理理念更新的重要性及其主要内涵；强调了秘书及秘书机构要充分理解与服从组织战略，从而为提高组织的整体管理效率发挥重要的作用。目录组织管理的职能1CONTENTS秘书与组织管理2秘书与组织战略3秘书与组织管理效率4PART1组织管理的职能一、组织管理管理是人类活动的特殊形式，是社会系统中联系各层次子系统的纽带，是协调各层次子系统的活动和关系以实现一定目标的一种社会职能。管理也就是人们为使系统功效不断提高所从事的一系列活动。凡管理都是对一个组织系统的管理，我们这里所说的组织管理，就是社会组织的管理活动。组织管理能对社会组织活动的功效起放大和创新作用。组织管理的本质就在于放大所管理的系统的功效，并产生各单一子系统所不具备的新功效。二、组织管理的特征（一）管理的二重性管理的二重性，是指管理的自然属性和社会属性。管理的自然属性是指管理是由许多人进行协作劳动而产生的，是有效组织共同劳动所必需的，同生产力和社会化大生产紧密相关。管理的社会属性是指管理体现着生产资料所有者指挥劳动、监督劳动的意志，同生产关系和社会制度紧密相关，受一定生产关系、政治制度和意识形态的影响和制约。管理的二重性的关系是辩证的。管理二重性的价值在于：自然属性为我们的吸收和借鉴提供基础，社会属性为有特色的管理提供支撑。（二）管理的科学性和艺术性管理还是科学与艺术的统一。一方面，管理作为一个活动过程，存在着一系列客观规律，管理必须以反映客观规律的理论和方法为指导，有一套分析问题、解决问题的科学的方法论，这是其科学性的一面；另一方面，管理要面对不同的环境、依托不同的资源、运用不同的手段和方法去解决现实中不同的具体问题，因此要灵活、要主动、要创新，这是其艺术性的一面。（三）管理的普遍性管理的普遍性表现为管理活动是协作活动，涉及人类生活的方方面面，它与人们的社会活动、家庭活动以及各种组织活动都是息息相关的。从人类为了生存而进行集体活动的分工和协作开始，管理便随之产生。管理的普遍性决定了它所涉及的范围之广。（四）管理或管理人员任务的共同性管理任务就是要设计和维持一种系统，使在这一系统中共同工作的人们，能用尽可能少的支出（包括人力、物力、财力、时间以及信息），去实现他们预定的目标。管理和管理人员的基本职能是相同的，包括计划、组织、人员配备、指导与领导以及控制等。管理人员所处的层次不同，在执行这些职能时也各有侧重。例如，上层主管（如办公室主任）比基层主管（如文书科科长）更侧重于计划职能，但他们都需要为集体创造一种环境，使人们可以在其中通过努力去实现他们的目标，这便是他们共同的任务。三、组织管理职能（一）计划职能计划是设定组织的目标、研究拟达到目标的策略，并建立机制以协调达成组织目标的活动。计划是指社会组织设定目标和为实现目标制订具体的行动计划；具体来说就是指为适应社会需要和组织发展，通过对外部环境、内部条件的调研、预测、系统分析，对组织的目标、方针和战略作出决策，制订长期和短期计划，确定实现计划的措施和方法。（二）组织职能组织是决定达成组织目标必须执行的任务由谁来执行、这些任务如何加以群组、谁必须向谁报告、由谁来作决策。具体而言，组织就是指为实现组织的目标和制订的具体行动计划，把组织活动的各个要素、各个环节和各个方面，从劳动的分工和协作上、从纵横交错的相互关系上、从时间和空间的相互衔接上，合理地组织起来，形成一个有机整体系统，有效地进行实现组织目标和计划的各项活动。（三）领导职能领导是激励员工、指挥他人，选择有效的沟通管道来解决冲突的活动。领导最主要的功能就是影响，是通过带领和指导组织成员去实现共同目标的各种活动的整个过程。领导职能主要具体表现在三个方面，即传递信息、提供动力、排除故障。（四）控制职能控制是监督组织的绩效，并与原先设定的目标相比较，修正偏离标准的地方，以使组织向既定目标迈进。控制功能的目标是通过检查、督促，确定组织活动按计划、标准和方法进行；一旦发现偏差，即分析原因，纠正偏差，以确保组织计划及目标的实现。实现控制职能的前提是有一个明确完整的计划并制定衡量的标准。（五）协调职能协调是为了有效地实现组织目标和计划，将组织中的各种要素和各种活动结合和统一起来。协调包括对内和对外两个方面，对内协调的核心是沟通，正确解决冲突，形成组织核心竞争力，建立良好的内部人际关系；对外协调的核心是公关，恰当处理组织与各社会公众的关系，树立组织形象。（六）激励职能激励就是创造满足职工各种需要的条件，激发职工工作的动力，使之产生实现组织目标和计划的特定行为的过程。激励能使人的潜力得到最大限度的发挥，能调动员工的工作积极性，使其主动而自发地把个人的潜能发挥出来，奉献给组织。PART2秘书与组织管理一、秘书