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高校研究生教育中的工艺流程优化研究 研究生管理是高校管理的重要组成部分。近年来,在来自外部用户(学生、导师和相关职能部门)和部门内部管理的各种需求的驱动之下,研究生管理工作中的各项业务正在不断改进,而其中的信息化建设则是提高管理和服务效率最重要的手段之一。 过去由于缺乏有效的理论指导,研究生管理中的各项信息化建设往往只是强调信息管理系统为管理服务,而未能从业务流程的角度来分析现有业务流程存在的瓶颈问题,进而通过信息化建设来改进业务流程并提高工作效率。因此,包括研究生管理在内的高等学校内部的各项管理改革中,业务流程管理已开始受到重视。 本文首先对研究生管理中的主要业务流程进行分析,然后简要介绍研究生学籍管理的各项业务流程,并给出具体的优化案例。需要说明的是,为便于业务流程的描述,文中采用了与文献相似的流程描述图符体系。 一、 与招生管理相关的流程是,分为专业和专业两 图1给出了研究生管理中的主要业务流程。从图中可以看出,研究生管理的业务流程主要包括招生管理流程、教学管理流程、科研管理流程、学籍管理流程、学位管理流程、就业管理流程以及校园生活辅助支撑管理流程等。 招生管理主要关注招生相关工作,主要活动包括招生简章制作流程、招生宣传流程、招生计划编制及上报流程、接收推免生流程、博士生和硕士生招考管理流程等,其中招考管理流程又可以进一步分解为招生报名、材料审核、命题、考试、评卷、复试、录取、签订培养协议等子流程。 教学管理流程的主要活动包括培养方案制(修)定流程、课程建设管理流程、排课流程、教学效果评估流程、成绩管理流程、创新计划管理流程等。 科研管理流程的主要活动包括研究生创新基金管理流程、学术交流资助流程、各类竞赛管理流程、专利申请管理流程和学科评估管理流程等。 学籍管理主要涵盖学籍相关的学生管理工作,主要活动包括新生报到流程、学籍异动流程、出入境管理流程、毕业离校流程、学历证书颁发和电子注册流程、助研助教岗位管理流程、档案管理流程等。 学位管理以学位授予有关的工作为核心,主要活动包括学位条例制(修)订流程,学位论文送审和答辩流程,各类学位申请受理和资格审核流程,颁发和上报学位证书信息流程、博导遴选和上岗审定流程等。 就业管理的主要任务是就业指导和毕业生派遣,主要活动包括就业政策宣传和咨询流程、举办校内招聘会流程、三方协议签订流程、就业计划制定和报到证办理流程、就业情况统计流程等。 二、 研究生持续学生党员在大学中的主要地位在管理 从各流程的具体功能和工作周期可以看出,学籍管理流程是几乎贯穿整个研究生教育生命周期的主线,在研究生管理工作中占有重要的地位。 图2给出了研究生学籍管理涉及的主要业务流程。从图中可用看出,研究生学籍管理包含的流程数量很多。虽然这些业务通常由研究生院学籍办公室具体负责,但是实施起来却涉及学校各院系和其他部门的大量工作人员,属于跨部门流程。因此,只有对其进行认真且细致的分析,才能改进和优化业务流程,明确各自职责,提高工作效率。 三、 基于该报的业务分析和优化 1. 窗口窗口网络营销服务 迎新报到是研究生学籍管理的第一个重要环节。在学校高度重视服务型管理的今天,能否为新生报到提供方便、快捷的服务是检验管理水平的一个窗口。 迎新报到工作涉及到了负责入学资格审查的各院系、负责住宿的社区办、负责收费的财务处、负责校园卡的一卡通中心、负责转接组织关系的组织部和团委、负责体检的校医院和负责心理测验的心理咨询中心等多个部门。学籍管理部门需要向以上部门提供各类新生名单,组织迎新现场,记录新生报到情况,指导新生完成相应流程,并实时提供报到情况统计。 2. 新生报到流程优化 图3给出了传统的研究生迎新报到流程。从图中可以看出,传统的迎新报到流程中的具体活动主要包括新生填写报到单(A1)、 总报到处工作人员录入新生学号并确认报到(A2)、院系核实新生身份及验学历学位证(A3)、新生领取学习和生活相关介绍材料(A4)、转入党团关系(A5)、缴纳学费(A6)、领取一卡通(A7)、办住宿卡(A8)、交入户材料(A9)、学生在总报到处提交报到单(A10)等。 对于迎新报到流程,由于新生人数较多,旅途劳累,因此希望每个新生所花费的时间越少越好,要办的环节尽量简化。换句话说,该流程优化的主要目标是要缩短流程所耗时间。 对于某一环节A,不妨假设该活动需要耗费的时间为Te(A)。因此,对应于迎新流程P,新生在报到时需要耗费的时间T(P)为 T(P)=∑i=110Te(Ai)(1)Τ(Ρ)=∑i=110Τe(Ai)(1) 由公式(1)可知,如果活动Ai(1≤i≤10)占用的时间减少,则T(P)将减少。但是,仔细观察整个迎新报到流程P,可以发现,由于新生报到是集中办理业务,同一时间段内可能同时有大量新生来办理报到手续,因此可能需要较长的等待时间。