医美整形皮肤美容会议筹备分工执行方案.doc

医美整形皮肤美容会议筹备分工执行方案 分组 组长 时间 主要任务 责任人 总负责：张小山 会务组 组长：欧 成员：戴、 6月5日 与会专家、嘉宾确认，包括行程安排及接待和会前会后的招待，组委会工作人员安排，专家课题PPT，专家劳务费 6月10日 准备6月15日下午16:30医院接待嘉宾的迎接人员名单（人数10-20人） 6月15日 下午16:30门诊一楼等待迎接专家和嘉宾参观医院的工作及引导参观介绍 6月10日 安排20-30人参加15日会议以作备用（6月10日前确定人数和名单，注明年龄要求大一点） 说明：15日上午8:00准时到酒店参加，8:30-9:00根据参会人数确定确定去留 6月15日 下午15:30二楼会议准备好水果、矿泉水、会议桌鲜花、排好桌椅 6月15日 下午15:30二楼会议投影仪内容“热烈欢迎中国医师协会美容与整形医师分会讲习团专家莅临我指导工作！ 6月15日 下午15:30二楼会议准备好毛笔、宣纸（对开宣纸10张）等，预备专家题词 事务组 组长：邹 副组长： 成员：市场部+后勤+财务+办公室 6月10日前 酒店会场及酒店相关工作协调、专家、嘉宾、参会医生客房安排、15日当天中午工作餐安排（自助餐），参会邀请人数确定，专家行程时间机票、接机、送站工作安排， 6月10日 6月14日 物料购买：胸卡100张（规格企划部给样板），矿泉水100瓶，发言台鲜花1束、会议桌鲜花5束，嘉宾胸花15束，50人的茶歇（2-3种饼干类、饮品2-3种，水果2-3种，统一交给酒店方安排），签字簿1-2本 6月14日下午 礼品袋安排至酒店三楼会场接待处100份（会议流程表、讲习团满意度调查表、赞助商宣传品、香水礼盒、杂志、黄褐斑三折页） 6月14日 6月15日 上午或下午，专家或嘉宾接机车辆安排 15:30安排车辆酒店待命（接专家和参会人员到医院参观指导，以及参会人员、部分专家送站工作） 6月12日 开始参会人员短信提示，14日短信提示会场具体地址以及天气情况、注意事项，15日7:50短息提示欢迎词句、会议开始时间及上午会议内容，15日上午11:00短息提示用餐地点及注意午休注意事项 12:00短息提示下午会议时间及会议内容，会议结束短息提示祝福语，感谢内容 传组 组长： 副组长： 成员：企划部成员、网络部成员 6月10日 媒体签到表、参会签到表、参会报到表、媒体劳务费、工作证（参会证）100个（根据实际人数购买）、媒体资料袋（新闻通稿、采访提纲、会议流程表、信封） 6月5日 会场布置与广告公司、酒店方协调确定相关事宜 6月5日 所有设计平面制作：会场活动介绍、专家介绍、WM介绍等展架、主活动背景、一楼参会报到背景、三楼参会签到背景设计、签到处、一楼会议展架、指引牌、酒店停车场注水旗、话筒牌、专家嘉宾台卡、PPT活动主题背景、PPT专家介绍、会议日程表、讲习团满意度调查表、院内欢迎水牌、拉网展架热烈祝贺背景设计等 6月5日 所有活动文稿撰写完成并定稿：新闻通讯稿、采访提纲、专家采访提纲、黄丝带栏目脚本 王 6月5日 媒体邀约联系（各大网络平台、电视媒体） 6月5日 拍照人员名单确认、相机准备到位 会议前期网络推广、会后会议专题、会议当天微信、微博直播、会议新闻报道推广 6月15日 会议当天媒体接待 6月15日 会议当天整场会议电脑播放PPT控制、会场音乐控制（特别是开场领导发言环节）（配备电脑笔记本电脑两台），激光笔1-2支 礼仪组 组长：尹 副组长：成员： 导医组+ 6月14 中午12:00起礼仪组人员安排2-3名至酒店一楼进行接待工作，会务组安排人员配合接待，安排参与报到人员、专家入住 6月15 上午7:00礼仪组人员全部到位（酒店），按照流程进行接待工作（佩戴WM绶带） 6月10日前 所有礼仪人名单、人数、培训到位（10人），安排安保2人（会场入口处）（佩戴WM绶带、统一医院导诊服装或租用服装） 具体分布安排 酒店一楼背景前2人（指引参会者至电梯口），一楼电梯口1人（引导上电梯至3楼），三楼电梯口1-2人（引导至会议签到处登记，并在签字簿上签字题词），会议签到处3-4人，会场内2人 酒店方 6月13日 下午一楼接待报到处背景前安排桌椅（2张桌子、4-6张椅子） 酒店方 6月14日 三楼参会签到处背景前安排桌椅（2张桌子、4-6张椅子）,提供引导牌 6月14日 酒店门口电子显示屏显示会议主题“热烈祝贺。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。成功召开！” 6月14日 下午会场根据桌椅布置图排放，桌上摆放铅笔和便签，茶水杯、音响、会议话筒 6月15日 上午9点茶歇安排、中午餐安排 6月14日 客房安排 广告公司 6月13日 下午酒店一楼接待背景搭建、停车场注水旗竖立（三天） 广告公司 6月14日 下午酒店三楼签到背景搭建，会场搭建（背