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科研档案管理办法 第一条 为加强我校科研档案管理工作，确保科研档案的齐全、完整、准确、系统，更好地为学校科研、教学等工作服务，根据《中华人民共和国档案法》《科学技术研究档案管理暂行规定》，结合我校科研档案工作的实际情况，制定本办法。 第二条 科研档案是指在教育科学研究工作过程中形成的，具有保存价值的，各种形式与载体的历史记录。 第三条 科研档案工作是教育科研管理的重要组成部分，科研档案的积累、整理、归档是教职员工的职责。学校管理部门和有关人员应认真执行国家档案“同步管理”规定，把科研项目文件材料管理纳入项目管理工作程序，列入有关部门及人员的职责范围。在下达项目计划或签订项目合同、协议时，应同时明确项目文件材料的收集、整理和归档要求；在检查科研项目进度时，应同时检查项目科研文件材料的收集、整理情况；在进行项目鉴定（验收）时，应先期或同步检查、项目文件材料的整理与归档情况。 第四条 科研档案实行集中统一管理，应归档的科研文件材料，须由文件材料的产生、业务处室或项目（课题）组，指定专人负责科研文件材料的收集整理，并经项目（课题）负责人审查，按归档要求，完成档案归档手续后，可办理结题手续。任何部门或个人不得将应归档文件材料据为己有或拒绝归档。 第五条 齐全、完整、准确、系统的科研档案是进行项目鉴定（验收）的必备条 件。相关处室严格把好项目的鉴定（验收）关，逐步建立重点科研项目档案专项验收制度，凡科研档案检查、验收不合格的项目，不得进行或通过项目的鉴定（验收）。 第六条 科研档案的整理应符合国家档案工作的相关标准和要求。归档文件材料应编制案卷目录和文件目录，开展科研档案编研工作，以满足学校和社会对科研档案的利用需求。 第七条 科研档案应真实、全面、系统地反映学校科研工作的过程与结果。具体应归档文件材料的内容详见《科研档案归档范围与保管期限表》（附件）。 第八条 凡学校与外单位协作的科研项目的归档可按《科学技术档案工作条例》第二十二条 规定或协议条款立卷归档。如确系涉及协作单位或该单位科技人员的合法权益，应在协议书或委托书中明确科研文件材料的归属。以外单位为主的项目，只保存我校所承担部分的科研档案。 第九条 专利科技文件材料是科研档案的归档范围。属职务发明的专利，归档按如下要求办理：专利申请受理书、专利证书的原件以及专利请求书、权利要求书、说明书摘要、附图、说明书及向国家专利局提交的全套技术文件材料。 第十条 科研档案的归档要求： （一）科研项目应在项目完成后两个月内向档案室归档。 （二）归档文件材料必须是原件，应字迹工整、数据准确、图样清晰，签字盖章、日期等标识完整齐备； （三）归档文件材料的书写和装订材料应符合耐久性要求； （四）科研记录应使用A4纸，注意左边留有3厘米的装订距离，制作的表格选用A3或A4纸 （五）归档的原始记录应注明日期和责任人。归档的照片、声像、实物等材料，应有时间、事件、主要人物等相应的文字说明。 （六）归档的文件材料应进行数字化处理，以满足档案信息化管理需要。 （七）归档的电子文件材料，应符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）的要求。 第十一条 学校应根据工作需要，配备档案专柜及相应的设施设备，做好防火、防盗、防潮、防污染、防虫害等工作，确保科研档案的安全。 第十二条 学校对在科研档案的收集、整理、归档及利用等工作中，做出显著成绩的个人，应给予表彰与奖励。 第十三条 凡违反本规定造成科研档案丢失、损坏的，按照有关法规进行处理。