物业公司走回访制度.docVIP

PAGE / NUMPAGES 物业公司业主走〔回〕访制度 一、制定走〔回〕访制度的意义： 1、加强物业管理处与广阔业主〔住户〕的联系和沟通，让业主切身体会物业公司对其的重视和关心，从而相互理解便于更好的开展物业工作。 2、使管理处各项工作置身于业主〔住户〕监视之中，从而集思广益，及时总结经历、教训，不断改良管理效劳工作，提高效劳质量。 二、回访分类和回访方式： 1、回访分类：定期走访，专项走访，投诉回访，有偿效劳回访、维修工单 2、回访方式： 回访、上门面谈、日常巡视。 三、回访的操作标准： 1、客服专员负责小区内所有业主回访工作，通过回访了解业主效劳需求，对业主提出的问题和意见建议及时记录，解决，反响和上报。并跟进处理结果，直至业主满意。 2、客服专员应了解回访业主公司的根本情况，公司的人员情况，经营工程等。 3、客服专员在回访过程中，首先应介绍自己的身份，说明回访目的，主动向业主介绍物业公司在近期的主要工作，对存在问题的管理措施，虚心听取业主的意见和建议，并做详细记录。 4、客服专员将回访中业主提出的各项内容详细记录在?业主回访记录表?中，并对能够当时解答和解决的问题立即予以答复，对暂时不能解决的问题，那么详细记录。 5、回访完毕时，应对业主理解和配合表示感谢，并希望得到业主继续支持与合作。 6、将?业主回访记录表?中业主提出的问题进展整理，分类，同时采取相应措施或通知相关部门解决处理，并跟进处理全过程。 7、如客服专员不能及时解决的问题须立即上报客服部主管、工程经理，由客服部主管、工程经理负责通知相关责任部门，落实解决措施和方法，并积极协调相关部门进展解决，将处理结果上报物业经理。 8、客服专员跟进相关责任部门或责任人的整改结果，就改良处理结果对业主进展回访，了解业主的意见，如业主不满意，继续改良直至业主满意为止。 9、回访完毕后，客服专员将?业主回访记录表?进展汇总，上交客服部主管，工程经理审阅签字后，报物业经理审阅。 10、年底客服部对全年走访记录进展分类统计，将业主重点反映的问题暂不能解决或不能解决的问题汇总，报物业经理进展评审，为下一年度物业公司的改良提供依据。 11、客服前台根据工程维修工作单对业主有偿维修效劳进展回访，满意程度记录在?工程维修工作单登记表?内，对回访中业主反映的维修质量及维修效劳等问题，客服部及时通知工程部，工程部继续整改，直至完成业主满意签字. 12 、?业主意见调查表?发放操作标准 12．1客服专员根据?业主意见调查表?调查方案中规定的发放时间，提前准备好。 12．2客服专员在方案规定日期内将?业主意见调查表?发至业主，请业主在?文件签收单?上签字。 12．3发放对象：小区内所有业主。 12．4说明调查目的：是为及时了解业主对物业公司的满意程度，请业主对物业公司的效劳和管理提出珍贵意见，建议和评价。以催促物业公司完善各项效劳。 12．5向业主介绍此次意见调查的重点工程。 12．6与业主确定?业主意见调查表?的收取时间。 12．7客服专员收取时，应查看业主是否署名，以便于工作的改良及回访。 12．8客服专员收回?业主意见调查表?后，交客服部主管。客服部主管首先对?业主意见调查表?中业主对物业公司的满意率进展统计，对业主意见进展分类汇总，分别按照客服部，保卫部，工程部汇总业主的具体意见，建议，上报工程经理。 12．9物业经理组织各部门经理，召开?业主意见调查表?调查专项研讨会，下发调查情况汇总给各部门经理?业主意见调查表?，就各部门问题进展研究讨论，初步提出整改方案。 12．10会后，各工程经理就?业主意见调查表?反响的内容召开本部门的专题会议，讨论，制定整改措施，并落实到相关负责人进展实施整改，及时将整改措施上报物业经理。 12．11客服部负责收集各部门整改措施报告，根据各部门整改措施及时进展跟进回访。 12．12对于暂不能解决的问题客服部主管安排客服专员或亲自向业主进展解释。暂不能解决的问题上报工程经理或物业经理，为今后公司完善效劳提供依据。 13、相关责任部门/责任人标准： 13．1需相关责任部门/责任人接到客服部反响的问题，由责任部门经理立即落实解决措施，方法和责任人，并将改良的情况及时反响客服部。 13．2不能立即进展整改的问题应及时与客服部沟通由客服部进展协调。 13．3整改完毕后，反响客服部进展回访直至业主满意。 14、客服部主管监视检查标准 14．1根据物业综合办的要求，负责制定各项走访方案，内容及要求。 14．2监视检查客服专员是否按照制定的走访方案，内容及要求进展业主走访/回访，以及业主问题跟进处理的及时性和效率，并作为客服专员的考核依据。 14．3客服部主管全面了解掌握业主对公司效劳质量，及相关需求信息，准确判别分类，及时上报工程经理。 四、方法和过程的控制： 1、