商务活动—商务会见、会谈（秘书业务培训课件）.pptxVIP

会见、会谈的工作程序 1约 定 会见、会谈一般均经双方事先约定，“不速之客”通常是没有的。宾主双方均可提出会见要求，东道主和来访者权利平等。 从礼仪的角度出发，东道主应根据来访者的身份、来访目的，在来访者抵达的当日或次日，安排与本单位相应的领导人和部门负责人会见。 1约 定 来访者也可根据双方关系及本人身份、业务性质、来访目的，主动提出拜会东道主的某些领导人和部门负责人。 首先提出会见要求的一方应将本方出席人员的姓名、职务，以及会见什么人、会见的目的等情况告知对方。 接见一方即主方应尽早给予答复。因故不能满足对方要求应婉言解释。 2通知对方有关事项主方应主动将会见、会谈的时间、地点、本方出席人、具体安排及有关注意事项通知对方。前往会见的一方，则应主动向对方了解上述情况，并通知有关人员出席。 3准备工作 与客户会见会谈，应了解对方的背景资料、可能提出的问题，以及习俗禁忌、礼仪特征等，把这些形成文字材料，呈送上司（主见人）及其他与会人员。（1) 了解背景资料 有提供外方参阅的，还要准备好外文资料。如果并非第一次交往，秘书还应把以前会谈的文件、协议找出来，做出摘要提供给上司（主见人）及与会人员。 在我国，一般公务性会见大多在会客室进行。会见时，座位安排通常为半圆形，主人主宾并排而坐。会谈时，一般用长条形桌子，宾主相对而坐。会客室是交谈的场所：（2) 会见会谈的地点选择、布置与检查必须创造有利于交谈的环境，调节好充足且适宜的光线是重要的一环；会客室应充分考虑色彩对人们心理的影响，选择能够对人们的心理产生温暖、柔和、温馨感觉的颜色； 会客室是交谈的场所：（2) 会见会谈的地点选择、布置与检查会客室都应有冷暖空调和取暖设备；会客室应有较好的隔音和抗噪声干扰设施，为防止回响，墙壁内应装有消音设备；会客室应保持卫生与清洁。如果会客室是大理石地面应打上石蜡以防滑，高档次的会客室应铺上地毯，沙发、家具要清洁、明亮，窗帘、窗户要整洁、干净，所有水具、烟灰缸要干净、卫生；会客室应布置合理并有一定的艺术品位；检查扩音器声音是否清晰、电源插座与桌子的距离是否合理（如果用手提电脑的话）等。 座次安排 是布置会见会谈场所时一项重要的内容。 会见的座次安排，体现着礼仪的规范和对来宾的尊重。 会见通常安排在会客室或办公室，席次有时主、宾各坐一边，有时穿插而坐，分别作陪。 通常的安排是：主宾席、主人席安排在面对正门的位置，主宾坐在主人的右边；翻译人员、记录员坐在主人和主宾的后面； 其他客人按身份高低在主宾一侧就座；主方陪见人在主人一侧就座。座位不够时，要在后排加座，根据不同情况也可有其他排法。双边会谈通常用长方形或椭圆形的桌子，多边会谈采用圆桌或摆成方形。 双边会谈时，宾主相对而坐，以正门为准，当会谈长桌平行于正门时，主方背对正门，客方面对正门，主谈人居各自一方的中间。中国习惯把译员安排在主谈人右侧，但有的国家习惯让译员坐在后面。 一般应尊重主人的安排。主客双方的其他陪谈人员按次序左右排列。记录员可安排在后面，如参加会谈人数较少，也可安排在会谈桌就座。 如会谈长桌垂直于正门，则以进门的方向为准，右为客方，左为主方。小范围的会谈也可像会见一样，不用长桌，只有高沙发，双方席位安排与会见安排相同。 若与外方人员进行会谈，在排定座次之后，秘书要按双方人员的姓名制作名牌，一面是中文，另一面是对方的文字，按座次摆放在桌子上。中方人员的名牌中文一面朝向就座者，外方人员的名牌外文一面朝向就座者。 （3) 人员安排首先确定参与会谈的人员，一般主谈应该是有较高业务水平，有会谈经验，有决定权的高层领导。其他参与者也是对会谈涉及的业务范围很熟悉的人。其次确定工作人员，包括翻译、记录员、设备管理人员、服务人员等。 4迎接客人 主方应准确掌握会见、会谈的时间、地点和双方参加人员的名单。同时主方应先于客方到达会场，客人到达时，主方应迎接。 秘书应该在大门处迎接，引领客人抵达会谈地点，主人在此迎接客人的到来。 双方见面后，由客方代表团团长把自己的部下介绍给主人；然后主方领导再把自己这方人员介绍给客人。 合影可安排在宾主见面握手、介绍之后，合影完毕再入座，当然也可以安排在会议结束后。如有合影，主方宜事先选好背景，安排好合影图，人数较多时应准备好供与会人员站立的阶梯架子。 合影图一般是主人居中，按礼宾次序，国际上的通行做法是“以右为上”，主客双方间隔排列。第一排人员既要考虑身份，也要考虑能否都摄入镜头，一般来说，两端均由主方人员把边。4迎接客人 5会见、会谈