信息工作—信息的整理（秘书业务培训课件）.pptxVIP

信息工作1秘书信息工作的内容1、秘书的信息工作研究信息的学者认为，人们在开发信息中的活动总和都是信息工 作。我们可以认为秘书针对信息所开展的发布、收集、集中、筛选、 析、综合、汇报、利用和反馈等等活动的总和，都是秘书的信息工作。对秘书而言，我们的信息工作在某种意义上说决定了领导和决策 的正误和水平。在经济工作中，经济信息、商务情报甚至是企业和组 的生命。秘书信息工作的特点，是由围绕着秘书工 作的信息的特点决定的。2、秘书信息工作的特点2、秘书信息工作的特点（1）普遍性信息的“无时不在”、“无 处不有”，决定了信息工作的普遍性特点。 对于秘书来说，在信息收集工作中，甚至没 有职内职外之分，一切对工作有用的最新变 化信息，都是我们的收集对象;在别人眼中， 秘书的言行也都是在发布或传递着某方面有 关的信息。所以对于秘书，信息工作是存在 于时时处处的。2、秘书信息工作的特点（2）紧迫性这是由信息的时限性和非消耗性决定的。信 息工作出色的秘书，不仅在于信息获取量大，更在于准确率 高，信息处理周期短。紧迫性就是要求秘书的信息工作又快 又准。同样的信息，别人比我们利用得早，信息对我们就可 能失去了价值。甚至同样的信息，由于人们可以共享，我们 就失去了时间上的优势。所以又快又准地向领导和决策者提 供信息，是“做管理工作的人”耳聪目明、决策科学的重要 保障，是秘书做好“辅助管理”的重要保障。2、秘书信息工作的特点（3）开拓性这是由信息的可开发性的特点决定的。信息 能不能有所开发，关键是秘书的信息工作是否有开拓性。更进一步说，是秘书是否是勇于开拓和善于开拓的人。2信息的收集（一）获取信息的主要渠道1.文书渠道公务文书是传递信息的正式渠道和常规渠道，传递公务信息是文书 的主要功能，各不同层级的组织或部门通过公务文书的形式将他们认为 应该传递的信息传递给需要传递的组织或部门。（一）获取信息的主要渠道1.文书渠道文书渠道传递的信息材料大体有以下四类：一是法定的正式文件，即所谓红头文件；二是常用的处理公务的通用文书，如计划、总结、领导讲话、规章制度等；三是某些带有专门性特点的文书，如经济往来文书、 法律事务文书、具体业务文书、公共关系文书等；（一）获取信息的主要渠道1.文书渠道四是其他参考性文字材料。这些文书的内容往往比较集中，尤其是标题常能把核心内容直接 表达出来。但在获取信息时也要严肃认真，因为这些文书的法律效果较强，如出现理解偏差、断章取义等情况将带来直接的不良后果。参考案例王强在办理收文时有一个习惯，即把收到的每一份文件的要点都 摘录在保密本上。为此办公室主任还找他谈过话，劝他不要再记了，否则万一有秘密泄露，他将是重点怀疑对象。但王强仍然照记不误。后来办公室负责起草大型文件的秘书出了车祸，而公司原定 的形势报告会又已临近，办公室主任又杂务缠身，王强主动请缨， 要求试一试。在病急乱投医的情况下主任勉强答应了。王强很快就 拿出了初稿，主任一看禁不住拍案叫绝，单位领导看了也十分满意。 报告稿内容丰富，有根有据全靠王强平时信息的积累。参考案例点评：王强之所以很快写出了初稿，源于他平时对文书渠道信 息的积累。掌握了大量信息，写起报告稿自然得心应手 。（一）获取信息的主要渠道2.会议渠道会议是组织内部或系统内部交流信息的重要方式。在会议内交流 信息的主要途径是讲话或发言，即口头表达。这种表达与书面表 达相比其特点是具有“一过性”，即一说即成过去，基本不能复原。（一）获取信息的主要渠道2.会议渠道一是录音后的整理工作量大，且时效性、保密性等受到影响； 二是出于保密等方面的要求，并不是所有会议都能录音。造成会议信息获取不全的另一个情况是分组讨论时小组人员数量 不足、水平不一，而分组讨论时所交流的信息往往是很珍贵的， 是在集中的场合中所得不到的。这一点尤其需要重视并设法加以解决。参考案例海天公司总经理办公室的刘爱丽由于字迹清秀而被安排承担 会议记录工作。小刘很高兴，她觉得自己受领导信任才被委以如 此重任。但是办公室主任在检查了几次会议的记录后就很直截了 当地批评了她：因为她的记录不完整，有许多重要的话没记上， 会议中跑题的内容却记上了。主任告诉她可以采用速记方法，会 后再作整理。可是小刘从未学过速记，就想了个自以为聪明的方法：用录音机录，然后再依据录音整理会议记录。参考案例没想到第一次 用就闯了祸：那次会是董事会研究部门负责人的职务调整，董事 长一见小刘带着个录音机，就让办公室主任立即换人记录。小刘 弄不明白：为什么自己被换掉了呢?参考案例点评：通过会议渠道获取信息的重要方式是记录，可采用速记方法。用录音机也可进行记录，但因其保密性差，不是任何会议都允许用的，小刘之所以被换掉，原因也就在于此。（一）获取信息的主要渠道3.调查和信访渠道调查是目的性十分突出的获取信