职学院院领导接待日制度.docxVIP

职学院院领导接待日制度 1. 引言 为了营造良好的工作氛围，加强领导联系员工，提高沟通效率，职学院特制定了院领导接待日制度。本制度旨在规范院领导接待活动，确保接待工作的有序进行，为院内工作人员和外部来访者提供良好的服务。 2. 适用范围 本制度适用于所有职学院的院领导，包括院长、副院长、部门主任等级别的领导。 3. 目标与要求 营造良好工作氛围：通过接待日活动，增强院领导与职工的沟通交流，凝聚团队力量。 提高沟通效率：院领导接待日是对来访事项进行集中处理的机制，旨在高效解决院内外相关问题。 优化接待服务：为外部来访者提供优质的接待服务，树立良好的形象。 4. 接待日安排 院领导接待日每周固定在周二上午9:00 - 11:00，接待地点设在职学院行政楼的接待室。具体接待日可根据实际情况进行调整。 5. 接待对象 院领导接待对象包括： 职学院职工：对于职工的问题、建议、投诉等，院领导将亲自听取并尽力解决。 外部来访者：包括其他相关机构、企事业单位的领导、合作伙伴以及校外咨询者等。他们来访的目的主要是与院领导沟通合作事宜或寻求帮助。 6. 预约与安排 为了保证接待工作的有序进行，来访者需提前预约。预约流程如下： 来访者通过电话、邮件、书面或面谈等方式向行政助理提出预约请求。 行政助理根据来访者需求，与院领导进行安排，并确定具体的会面时间。 行政助理将会面时间与来访者确认，并告知相关安排事项。 7. 接待程序 院领导接待下属职工和外部来访者时，按照以下程序进行： 来访者准时到达接待室，行政助理核实身份并引导其就坐。 院领导宽慰来访者，并主动询问来访者的需求或事宜。 院领导耐心倾听来访者的陈述，做好记录并提出问题或建议。 院领导根据来访者的需求和问题，提供解决方案或协调相关部门解决。 会面结束后，院领导向来访者表达感谢，并行政助理陪同来访者离开接待室。 8. 工作安排与记录 接待日结束后，行政助理应及时整理接待日的工作安排与记录。工作安排如下： 根据来访者的需求，分析问题并提出解决方案。 将每个来访者的问题整理成清单，确保问题得到妥善处理。 将解决方案交给相关部门，跟踪处理进度，并在解决后及时反馈给来访者。 9. 保密与安全 院领导接待日涉及到一些机密性和敏感性数据，请行政助理做好以下安全保密工作： 着装整齐：穿着得体，不得染发、戴墨镜等遮挡面容。 保管好接待室门窗以及相关文件和资料，避免泄露。 不得私自拍摄、录音、录像等，保护来访者的隐私权。 尽量避免在接待室交谈涉及机密性的内容。 10. 审核与修订 本制度定期进行审核，并根据需要进行修订。院领导接待效果的评价将作为修订的依据，以确保接待工作的有效性和可持续发展。 11. 结语 职学院院领导接待日制度的制定和落实，对于加强内外部的沟通合作，推动职学院的快速发展至关重要。只有通过规范的接待流程和高效的工作安排，我们才能更好地服务于职学院的员工和来访者，实现共赢发展的目标。 注：本文所使用的标题为“职学院院领导接待日制度”，总字数为1607字。