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单证计划调动岗位工作流程 单证计划调动岗位工作主要为三大块，架构以下： 单证工作室 订货单办理生产计划调动与安排代理商库存清点 接单订单办理安排出货惯例排产加单盘库表采集数据汇总 一、订货单办理： 1、接单（即接受各客户传真回厂的订货单）：因为单证工作室成员分微波炉/空调/小家电三 个项目进行追踪，在订单的接受上需分清楚产品线。 2、订单办理： 订单收悉后办理图表剖析： 做订单，及代理商确认盖印 订单 初审NO则重做订单 业务员 我司业务人员署名及购货单位公章① YES，走下一步 NO通知业务员调整 超惯例，没报告则通知 YES，走下一步 无货源则 订单价钱能否超惯例③ 业 务 员 打 报 告 申 请 通知业务 员能否要 改单，改 没超政策或超政策但有报告申请则走下一步 财务帐面能否欠款④ 何种型号 同时又回 欠款则见告业务员补齐手续 分派货源⑤ 到开初的 作单流程 无欠款则开始做单 计算车位，叫车，送财务打单⑥ 货源无问题开始计算车位 车队 运输调动员安排车队实质发货 业务员填写订货单注意事项 ： ① 业务员需在客户回传企业的订货单上留下自己的姓名及联系方式。 ② 依据当天企业发给各营销中心的库存表辅助客户做第二天的订货单。 ③ 核实价钱能否超惯例，若有特别价钱必定要事先报告申请，并在回传企业的定单上 注明清楚报告内容及日期。 ④ 如代理商帐面余额不足，出具了银行承兑汇票、支票、或汇票，则业务人员应将原 件认真查对确认无误后第一时间 EMS回企业，并在复印件上署名后传真回企业以便 第一时间能发货，假如该票是背书的银行承兑，则连同单据的反面都要传真过来； （业务员是第一收到单据的人，所以必定要注意看这张单据的盖印能否清楚，收款 人的帐号和名称有没有写错；还要注意看这张单据的客户所属的银行能否属于保兑 仓的银行承兑和能否属于商业银行承兑，假如此单据属于商业银行承兑，那就一定 要先请示企业企业副总裁赞同才能收下） 。如帐面余额不足，短时间内又没法办款， 则要求订货客户出具欠款拜托书，说明欠款时间，发货金额，报企业批改后方可发 货。 ⑤ 若有需要安排随货走的暂时赠品、宣传资料请在订单上额外注明。在做宣传资料申 请数目时要求与终端科磋商好详细出库数目。 ⑥ 如代理商发货至异地仓，业务人员需要求订货单位开具拜托书注明收货地点、联系 人及联系电话，与订单调起回传企业，并在订单的右上角处明确注明发至异地 （？）。 单证计划科办理订货单注意事项： 1）单证计划组接遇到定单后，第一检查订单上能否有我司业务人员的署名，以及购货单位 的公章。 无公章，通知业务人员要求订货单位盖印确认后再重传企业。 2）初步查察所订型号能否有断货，如某型号断货则联系业务人员能否调整，若有调整则将 此份订单作废，防止重复做单。如业务见告不必调整则待货源齐备后再补单。 3）查对产品价钱能否正常，有没有特别性， 如价钱特别，则在各地域报告文件夹中查找是 否有特别报告申请，并将此报告与订单附在一块作为审查的依照。如没有特别申请而价钱又特别则与业务员电话交流，咨询清楚状况，要求打报告申请。 4）经过内务管理系统查问客户帐面能否有余款，核实余款能否足够发货。 ①如余额不够，查察业务人员在订单回传企业的同时能否有有关银行单据一起回传。②若有单据，则翻开内务管理系统将新回传的单据输入系统内，在输入单据的过程中要 核实能否重复输入。要求业务人员将原件一定以最快时间EMS回总部。 ③单据原件回厂后第一入内务管理系统，注意能否有重复登记，并在笔录本上登记后转 交财务部门。 ④如余额不足，又无任何单据则查察能否有超出企业给与各客户的信誉额度，如超出信 用额度则查察能否有企业总部批改过的由营销中心打的申请报告以及客户出具“到期 付款保证书”，保证书欠款额度100以下俞尧昌副总裁批改即可，欠款额度100万以 上要求履行总裁批改。 ⑤这一方面也是为了保障企业的利益，规范工作制度。此外要求些都是很重要的。 货款问题注意细节： a、原则上：发货采纳现款现货的原则、商场或专业连锁系统有帐期或信誉额 度。 b、单据种类：汇票、银行承汇（三方银行承汇一定按“银行提货单”金额提 货）、电汇（新单位一定货款到我司帐户中方可发货）、支票（只限广东部 分地区广州、东莞、江门、佛山）。 c、当收到单据后，先检查单据能否有问题，如盖印模糊、字体不规范。 d、复印一式四份，留档、给财务（2份）、出纳； e、原件登记在簿本上并给出纳签收； f、若碰到退票的，如盖印不清，超出三次背书的，马上退回做事处严惩，并 按期追踪状况，直到寄回企业。 g、做好全国三方客户（保兑仓）的余额明细表，假若有单据快要期的客户时，要马上提示业务员去跟进，让客户赶快到三方银行存钱办提货通知书。 h、抓紧资本回笼，企业总部对业务员先期已传真过来的