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Word 小公司采购管理制度 小公司选购管理制度 一、目的: 为加强选购打算管理,规范选购工作,保障公司生产经营活动所 需物品的正常持续供应,降低选购本钱,特制定本制度。 二、适用范围本制度适用于公司对外选购与生产经营有关的经 营性固定资产、材料及非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的选 购(以下统称为选购物品)。 三、职责权限 1、总经理负责选购管理制度的审批; 2、分管副总、财务总监负责选购管理制度的审核; 3、人力资源行政部负责选购管理制度的制定。 4、经营性固定资产、材料、配件等物品(物资)的选购由企管部 负责;非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的选购由人力资源行 政部负责。 四、选购原则 1、询价比价原则物品选购必需有三家以上供应商供应报价,在 权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础 上进行综合评估,并与供应商进一步议定最终价格,临时性应急购置 的物品除外。 2、全都性原则:选购人员定购的物品必需与请购单所列要求、 规格、型号、数量全都。在市场条件不能满意请购部门要求或本钱过 第 1 页 Word 高的状况下,选购人员须准时反馈信息供申请部门更改请购单或作参 加。如确因特定条件数量不能完全与请购单全都,经审核后,差值不得 超过请购量的5―10%。 3、低价搜寻原则:选购人员随时搜集市场价格信息,建立供应商 信息档案库,了解市场最新动态及最低价格,实现最优化选购。 4、廉洁原则: (1)自觉维护企业利益,努力提高选购物品质量,降低选购本钱。 (2)廉洁自律,不收礼,不受贿,不接受吃请,更不能向供应商伸 手。 (3)严格按选购制度和程序办事,自觉接受监督。 (4)加强学习,广泛把握与选购业务相关的新材料、新工艺、新 设备及市场信息。 (5)工作仔细认真,不出过失,不因自身工作失误给公司造成损 失。 5、招标选购原则:凡大宗或常常使用的物品,都应通过询议价或 招标的形式,由企管、财务等相关部门共同参加,定出一段时间内(一 年或半年)的供应商、价格,签订供货协议,以简化选购程序,提高工作 效率。对于价格随市场改变较快的物品,除缩短招标间隔时限外,还应 随时把握市场行情,调整选购价格。 6、审计监督原则:选购人员要自觉接受财务部或公司领导对选 购活动的监督和质询。对选购人员在选购过程中发生的违犯廉洁制度 的行为,公司有权对相关人员按照公司 《员工奖惩制度》等进行惩罚 第 2 页 Word 直至追究其法律责任。 五、选购流程 1、选购申请:物品(物资)需求部门依据生产或经营的实际需要, 由企管部负责选购物品每月25 日前、由人力资源行政部负责选购物 品每季度最终一个月25 日前提出选购申请,填写 《请购单》,请购单 要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用处等,若 涉及技术指标的,须注明相关参数、指标要求。按选购申请流程,由各 相关部门审批,经总经理批准后交选购部门选购。各审核环节对选购 申请提出议异者,应于2个工作日内将看法反馈给选购申请部门。 2、询价比价议价: (1)每一种物品(物资)原则上需两家以上的供应商进行报价。 (2)选购员接到报价单后,需进行比价、议价,并填写《询价记录 表》,按低价原则进行选购。 (3)属以下状况者,无须进行比价、议价:独家代理、独家制造、 专卖品、原厂零配件无代用品,但仍需留下报价记录。 3、样品供应和确认: (1)若须进行样品供应和确认的,须确定送样周期,由选购人员 负责追踪,收到样品后,须第一时间送交需求部门进行确认,必要时需 会同财务部等部门相关人员予以确认。 (2)对于需要保存样品的,须作封样处理,以便日后作收货