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工程技术资料管理制度 1. 引言 1.1 背景和目的 工程技术资料是工程项目中至关重要的一部分，对于项目的顺利进行和后续运维具有重要意义。为了保证工程技术资料的规范管理，提高管理效率和质量，制定本工程技术资料管理制度。 1.2 适用范围 本制度适用于所有本公司(以下简称“公司”)承接的工程项目，包括设计、施工、监理等各个阶段。 2. 管理目标 2.1 规范管理 确保工程技术资料的收集、整理、存档和使用符合标准和规范要求。 2.2 提高管理效率和质量 通过规范的管理流程和操作方法，提高管理效率，确保工程技术资料的质量和准确性。 2.3 保证信息安全 加强工程技术资料的保密管理，防止信息泄露和非授权使用。 3. 资料收集与整理 3.1 资料收集 3.1.1 设计资料 设计方案、施工图纸等全部设计文件； 设计单位的相关资质文件。 3.1.2 施工资料 合同及合同变更文件； 工程量清单及报价单； 施工日志、工作记录。 3.2 资料整理与归类 根据工程项目的不同阶段和类型，将收集到的资料按照一定的分类规则进行整理和归类，确保便于查找和使用。 4. 资料存档与保管 4.1 存档要求 4.1.1 纸质存档 工程资料应按照时间顺序编制索引，并存放在专用柜或柜子中； 文档应按照文件编号进行归档，避免遗失和混乱。 4.1.2 电子存档 工程资料应按照标准的文件格式进行电子存储，避免文件格式的不兼容问题； 存档设备应定期备份，并做好防病毒和数据安全管理。 4.2 保管责任 4.2.1 各部门要设立专门的资料保管员，负责工程技术资料的存档、整理和保管工作。 4.2.2 资料保管员要定期检查和维护存档设备，确保资料的可靠性和安全性。 5. 资料使用与借阅 5.1 资料使用权限 5.1.1 公司内部人员 公司内部人员可以根据工作需要，合理使用和查阅工程技术资料； 严禁将资料用于其他非正当目的，包括泄露给外部人员。 5.1.2 外部人员 外部人员需要经过合法授权，才能查阅工程技术资料； 外部人员不得擅自复制、传播和使用工程技术资料。 5.2 资料借阅管理 5.2.1 借阅程序 借阅人员需填写借阅申请表，注明借阅的资料和时间； 管理员核对申请表，确认借阅人员的身份和资料； 借阅人员需在规定时间内归还资料。 5.2.2 借阅期限 借阅期限一般不超过七个工作日，如需延期，需提前和资料保管员进行沟通。 5.3 资料保密 5.3.1 资料保密责任 公司内部人员要切实履行资料保密责任，不得泄露涉及商业秘密和个人隐私的资料。 5.3.2 借阅人员的资料保密责任 借阅人员在使用工程技术资料时，要确保资料的安全性，不得将其泄露给第三方。 6. 监督与评估 6.1 内部监督 各部门应自觉遵守工程技术资料管理制度，并定期检查和评估本部门的工作情况； 发现问题和不合规行为，要及时纠正并报告上级部门。 6.2 外部评估 公司可以定期请专业机构进行对资料管理工作的评估，以优化管理流程和提高效率； 外部评估结果要及时整理和保存，为后续的管理工作提供参考。 7. 变更和修订 本制度的任何变更和修订必须经过公司管理层的批准和备案，并通知相关人员执行。 8. 接受培训和宣贯 为了使全体人员熟悉工程技术资料管理制度的要求，公司应组织相关培训和宣贯活动。全部员工必须参加，并进行相应的考核。