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Word 公司规范管理制度目 集团公司规范化办公管理工作程序 集团公司规范化办公管理程序 一、文书处理程序: 目的:为进一步加强和健全企业综合档案管理工作,规范文件的 收集、整理、立卷、归档程序,以保持企业的档案材料完好齐全,能更 好的维护企业利益,反映企业的历史面貌,记录企业的业绩,为企业开 拓经营供应服务。 参考文件:总公司《档案管理方法》、《经济档案管理方法》(×× 字[2023]第111号) 附件: 《档案库房管理制度》 《档案补充修改制度》 《档案借阅及档案材料复印制度》 《档案鉴定与销毁制度》 《档案的统计制度》 《综合档案归档范围及保管期限》 《工程经济档案内容及责任分工》 (一)收文: 1、上级机关下发的文件资料,应由综合办准时分类、签收、登 记、编号。各部室直接收到和带回的文件,应准时送到综合办统一登 记处理,各部室和个人不得自拆、自收、自办,综合办准时催促催收。 2、综合办收到文件后,应根据iso14001及ohsas18001的有关 第 1 页 Word 程序准时办理收文手续和文件承办单,确保做平件不隔日,急件马上 办,不得积压。 3、文件由公司领导批办后,按有关批示准时转交承办部门签收 办理,并将承办结果准时反馈到综合办,通过综合办反馈到有关领导。 综合办做好督办事项的登记。 4、文件传阅要严格登记手续,加速公文运转,每份文件在传阅者 手中一般不超过一天。阅文者应在 《文件承办单》上签字,并准时送 还综合办。 5、涉及几个部门合办(合阅)的文件,要按公司领导的批示看法 交由主办部门组织办理,并负责在办完后立卷归档。 6、严格保密制度,根据文件的密级加强管理,根据文件规定的范 围传阅,任何部门和个人不得丢失文件和外传泄密,若丢失文件发生, 应马上逐级上报,严厉 处理。 (二)发文: 1、钢结构工程分公司公文文号主要有 “××字”、 “×× 字” 、 “××工字” 、 “××团字”。 2、行文办理程序包括拟稿、会签、核稿、签发、编印、校核、 用印、登记、分发等,均要有相应人员签字。 3、凡以公司名义上报的各项请示报告文件以及对外发出的正式 文件,均按业务性质归口,由主管部室的主办人员起草拟稿,经本部室 负责人核稿报呈公司领导签发。如需其他部室会签的文件,由主管部 室会同相关部室会签,会签后再报公司领导签发。 第 2 页 Word 4、拟稿需根据公司统一要求的格式,使用统一规定的发文稿纸, 书写清晰,并连同手稿、附件,经公司领导签发后,由主管部室送综合 办编发公文文号并打印分发。 5、文件、资料、报表的打印,要严格按有关规定办理,主管部室 负责校对,公文应在最终打印打字员、校对员的姓名。 6、发文后,原稿连同附件交还主管部室,由专人负责保存、催办、 立卷和归档。 (三)归档: 1、公司设立档案室,配备专职档案管理员,其它各部室设立兼职 档案人员(各部室资料员、内业),档案室归口综合办。 2、归档程序包括收集、整理、鉴定、排列、装订、编号、编目 等程序,专、兼职档案员均应按以下步骤归档。 (1)收集:对经核对已齐全的收发文件由档案室帮助立卷部门确 定立卷范围,删除不需归档文件。 (2)整理:遵循文件材料自然形成规律,保持文件之间的有机联 系。档案室帮助各部室对应归档文件进行分类,公司全部档案共分为 十一类,即:综合类、群工作类、行政管理类、财务管理类、审计类、 生产经营类、建筑工程类、设备仪器类、科学技术类、建筑设计类、 人事档案类。 (3)档案价值鉴定:对各部室分类后的文件,依据档案保管期限 规定及其各类文件内容的重要程度进行鉴定,确定其保存