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Word 物业设施设备管理制度 物业设施设备档案管理制度-9 物业设施设备档案管理制度9 1 目的 对设施设备技术资料进行掌握,确保设施设备的可追溯性。 2适用范围 适用于公司管辖物业内设施设备技术资料的管理和掌握。 3职责 3.1工程技术部办公室负责对技术资料建档并进行管理和掌握。 3..2工程技术部文员负责技术资料的收集、登记、存档、保管、 使用、分发、借用、作废等详细工作。 3..3各管理处负责本管理处所辖物业设施设备的资料管理。 4操作步骤 4.1技术资料的收集 4.1.1新购设备技术资料的收集 4.1.1.1新购设备进行开箱验收时,工程技术部文员负责收集设 备随带的技术资料。 4.1.1.2设备技术资料的原件应交工程技术部办公室归档保存。 如使用部门需要技术资料,工程技术部档案员可对其进行复印,并将 复印件供应给使用部门。 4.1.1.3复印份数及分发状况必需照实记录。 4.1.2新管理小区技术资料的收集 第 1 页 Word 公司新接管小区的技术资料由接管验收小组负责与开发商进行 交接。接管验收完毕后,接管验收小组负责将技术资料(包括各种图纸、 设备资料等)交工程技术部归档保管。小区可保存备份件或复印件。 4.1.3其他技术资料的收集 4.1.3.1工程技术部文员平常应留意收集国家、地方或有关部 门发布的与设备有关的各种法律、法规、标准、规范。 4.1.3.2工程技术部文员平常应留意收集有关设备及设备厂家 的最新技术资料。 4.2技术资料的存档 4.2.1技术资料归档保存前须经工程技术部经理审批。 4.2.2工程技术部文员负责对技术资料进行编号。 4.2.3工程技术部文员应建立 “技术资料登记表”,记录该资料 的名称、编号、来源、原件保存部门、副件、复印份数及复印件保存 部门等。 4.3技术资料的使用 4.3.1技术资料如有分发需要,应由工程技术部经理确定分发范 围,核定分发数额。由文员进行复印,核对无误后并进行分发,同时填 制 “技术资料发放表”。 4.3.2公司员工需要查阅相关的设备技术资料,必需出示部门负 责人的批条,并经工程技术部经理同意。 4.4技术资料的作废 4.4.1符合作废条件的技术资料应予以处理 第 2 页 Word 以下状况技术资料要进行作废处理: a)该技术资料与国家、地方、有关部门发布的各种现行的法律、 法规、标准、规范有严峻抵触,或被其明令禁止; b)已被淘汰的设备的技术资料; c)因本身存在较大错误,被原发布单位用新的资料予以替代的 技术资料。 4.4.2技术资料作废须由文员上报工程技术部经理批准。 4.4.3 已经发放的技术资料由工程技术部办公室按 “技术资料 发放表”限期三日收回。 4.4.4全部作废的技术资料必需加盖 “作废”章,同时填写 “作 废技术资料处理记录表”,并由工程技术部经理批准后定期统一销毁。 4.4.5因任何目的需要保存的作废文件,须经工程技术部经理批 准后,加盖 “保存”章后方可保存。 5记录 技术资料发放表 技术资料登记表 作废技术资料处理记录表 物业设施设备档案管理制度 物业设施设备档案管理制度 1目的对设施设备技术资料进行掌握,确保设施设备的可追溯性。 2适用范围适用于公司管辖物业内设施设备技术资料的管理和 掌握。 第 3 页 Word