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广捷纸品文具包装（东莞）有限公司 文件类别 作业程序书 文件编号 GJ-SA-18 文件名称 文件管制作业程序 版 次 1.5 页 数 5 PAGE 5 PAGE 1.目的： 为使本公司品质、环境、职业安全健康、社会责任系统内所使用的文件能有效控制并及时流 通到各相关单位，并避免逾时失效的文件误用。 2.范围： 凡运用于系统运作中的本公司内部制定之文件/表单或外来文件均适用之。 3.参考文件： 4.权责： 4.1.内部文件： 文件阶层 文件阶层 文件名称 制订/修改/废止 审查 核准 收发管制单位 一 手册 管理代表 管理代表 总经理 文管中心 二 作业程序书 各部门 管理代表 总经理 文管中心 三 作业标准书 各部门 部门经理 管理代表 文管中心 四 表 单 各部门 部门经理 管理代表 文管中心 4.2.外来文件由文管中心负责登记列册、发行、回收。 5.定义： 5.1.第一阶文件：品质手册、EHS管理手册。 5.2.第二阶文件：作业程序书。 5.3.第三阶文件：作业标准书。 5.4.第四阶文件：表单 。 5.5.外来文件：运用于系统运作中的内部收集之行业、国家、国际标准或由外部客户或供应商提供之适用于管理系统之文件。 5.6.记录文件：印证活动的执行，并作为活动之实施依据时为记录文件。例如：合格供应商名册、管理审查会会议记录、环境因素识别评价表等。 6.作业流程：如附图。 7.作业内容： 7.1.文件之撰写： 7.1.1.文件（手册、作业程序书、作业标准书）之首页、内页格式如附件。 7.1.2.第一阶文件依照 ①目的②权责③管理重点④程序索引 之顺序撰写。 第二阶文件依照 ①目的②范围③参考文件④权责⑤定义⑥作业流程⑦作业内容⑧附件 之顺序撰写。 第三阶文件依照 ①范围②参考文件③作业说明④附件 之顺序撰写。 7.1.3.文件页次格式为：总页数，文件右下脚显示当页页码；所有文件内容采用“宋体小四”字体，行间距采用“固定行距：最小值，30磅”；标头公司名称采用楷体2号字体，文件类型和文件名称采用宋体3号字体，且文件名称要加粗，文件编号、页码、版次采用Times New Roman小四字体。 7.1.4.文件须经由4.1. 7.2.文件识别： 7.2.1.文件、表单编号原则： 文件编号原则 表单编号原则（在文件编号后加四码） 流水号 流水号 版号 版次 流水号 版号 版次 厂别 文件种类代号 单位代号 流水号 厂别 文件种类代号 单位代号 流水号 7.2.2. QM（品质手册） EHSM（环境安全管理手册） QP（质量管理作业程序书） EHSP（环境安全管理作业程序书） QS（质量管理作业标准书） EHSS（环境安全管理作业标准书） 7.2.5.通用文件编码原则： 质量、环境、职业安全健康体系通用文件的编码依质量体系编码为准。 例如：《文件管制作业程序》是质量体系和环境安全体系通用的文件，则该文件的编码采用质量体系的编码，即A-QP-25-001 7.3.文件核准与保管： 7.3.1.第一、二、三、四阶文件审查及核准依4.1.权责说明,第一、二、三阶文件由文管中心登录于《文件管制总览表》文管中心负责保存最新版次之文件,应每半年核对是否为最新版本与持有件数,记录于《文件版次查核记录表》。 7.3.2.所有文件经审核核准后，统一由文管中心保管。 7.4.文件发行： 7.4.1. 7.4.2.文件分发对象与份数，由管理代表依各单位实际需求而决定。 7.4.3.分发的文件每页均由发行单位加盖红色“管制文件”章（如附件），分发给相关单位签收，并做记录于《文件分发收回记录表》。 7.4.4.盖红色“参考文件”章之文件，不在分发修订范围内。 7.4.5.文管中心保管之文件原稿不须盖章，只做为分发之复印用。 7.4.6.发行之正式文件，使用单位及人员不得于文件上划线记号或涂改其内容，并禁止影印。 7.4.7.各单位日常使用之表单，由各单位主管控制使用。 7.5.文件修订/补发： 7.5.1.修订： 7.5.1.1.提案者通知文件制订单位召集相关部门，研讨决议后，由制订单位填写 《文件 修改/废止/补发申请单》，填写修正理由及建议修正内容，依4.1权责审核后由文管中心发行，再分发使用单位。 7.5.1.2.文件版次以阿拉伯数字表示，第一位代表版本，第二位代表修订次数，修正次数九次以上，必需重新发行版本。例“1.0”为第一次发行版次，“1.1 7.5.1.3.修改后的文件为了彰显修