会议用品管理工作规程.docxVIP

第 PAGE 1 页 共 NUMPAGES 5 页 会议用品管理工作规程 基本信息 标准名称 会议用品管理工作规程 标准编号 实施日期 发布部门 年代号 制/修订人 审核人 批准人 目的 为规范各物业管理项目会议室用品的有关管理要求，制定本标准。 范围 本标准规定会议用品建档、清点、报损、清洁和采购等日常管理的要求。 本标准适用于各物业管理项目进行会议室用品的管理活动。 作业流程、工作内容及质量要求 序号 事项/流程 工作内容 质量要求 1 建档 在接管会议室管理服务后，应建立会议室档案。会议室档案内容应包括： 会议室名称； 用品名称（鹅颈麦克风、无线麦克风、投影机等）、用品数量； 图示； 备注（其中备注要记录对应物品当前的状态）； 注意事项（注明在使用该会议室时应注意哪些事项）。 注：如有会议用品仓库（或存放处），应建立《会议用品档案表》（表31031-36）。会议用品包括牙签、纸碟、纸巾、茶叶、纸杯等损耗类会务用品，以及咖啡杯、水果盘、咖啡壶、桌布、水果机等非损耗类会务用品。 按会议室功能建立档案（如报告厅档案、贵宾厅档案、圆桌会议室档案等）； 注明会议室座位、适合会议的类型（如适合举办报告会、讲座、开幕式）等。 2 配套设施设备管理 2.1 清点 每次会议结束后，该会议室会务人员应对照会议室档案清点会议室内配套设施设备的数量； 检查使用性能，保证下次会议可正常使用。 实际数量应于档案中数量一致； 性能良好。 2.2 损坏处理 对于我方自有的会议室，属与会人员使用不当损坏（含设备无法及时复位）的，应： 会务人员填写《会议室物品损坏说明表》（表31031-33），并由会议主办方负责人签字确认； 会务人员将签字确认后的《会议室物品损坏说明表》（表31031-33）上报给客户服务部门负责人； 客户服务部门负责人对损坏进行判定，确定是否需要会议主办方赔偿及出资维修； 如需会议主办方赔偿及出资维修，则上报物管中心（处），由物管中心（处）报请甲方协商解决。 其他原因损坏及时上报客服领班，由客服领班跟踪处理。 损坏上报及时； 责任人签字清晰。 2.3 定期维护 客户服务部门负责人每月应组织客服人员及分包方（工程、清洁、绿化）对会议室配套设施、设备及物品进行两次以上的维护，并填写表31031-61《会议室配套设施、设备及物品维护记录表》。 维护次数符合要求（每月2次以上） 3 损耗类会务用品管理 3.1 清点 每月第一到三个工作日，客服领班盘点仓库损耗类会务用品，核对出入库量是否与《会务用品领用记录表》（表31031-34）中的记录相符以及库存物品是否在保质期内； 如果出现库存物品超过保质期，应当填写《报损申请表》（表31031-35）并上报给客户服务部门负责人。 记录数据与实际数据一致； 库存物品在保质期内。 3.2 采购 当库存量超过最低库存要求时，填采购计划并上报给物管中心（处），物管中心（处）审批后进行采购； 采购时首选合格供方，采购时注意检查物品的质量与保质期，并在入库前进行检验。 所采购的物品质量符合要求 4 非损耗类会务用品管理 4.1 领取 会务人员填写《会务用品领用记录表》（表31031-34）； 领用前仔细检查所需领用的物品的完好情况，是否能够满足本次接待使用。 记录填写完整、正确 4.2 损坏处理 如在使用过程中出现损坏，应照以下情况处理： 会务人员损坏：由损坏人员赔偿； 与会人员损坏：会务人员及时上报客户服务部门负责人，由客户服务部门负责人联系会议负责方协商解决； 自然损坏：由会务人员填写《报损申请表》（表31031-35）。 物品使用责任到人； 记录填写完整、正确。 4.3 采购 客服领班填写采购计划； 上报物管中心（处）审批； 客户服务部门采购。 —— 4.4 归还 物品使用后，会务人员检查是否破损； 会务人员进行清洁、消毒，填写《会务用品消毒记录表》（表31031-31）； 清洁消毒后，返回仓库； 客服领班进行入库前检查。 物品无破损； 物品经过清洁和消毒。 附录A 会务用品清洁、消毒管理办法 职责 客服领班负责监督、检查会务用品的清洁、消毒工作。 会务人员按照本管理规定对使用后的会务用品清洁、消毒。 分类 为便于管理，将会务用品做如下分类： 瓷器、玻璃类会务用品，主要包括瓷杯、茶壶等循环使用的会务用品。 布类会务用品，主要包括台布、毛巾等循环使用的会务用品。 塑料类。 消毒规定 3.1 瓷器、玻璃类会务用品使用红外线杀毒，每次杀毒时间为三十分钟。 3.2 毛巾、台布等纺织类用品在清洗过程中放入漂白粉作为杀毒剂或清洗完毕后晾晒4小时。 3.3 塑料类会务用品使用洗洁精清洗过后，使用沸水进行第二遍洗涤杀毒。 3.4 经消毒后的会务用品，内外壁用光洁，无污渍，呈现出本色，并贮存在专