文秘应该怎么使用电话.docxVIP

文秘应该怎么使用电话 文秘应当怎么使用电话 正确使用电话是一门基本功，也是一门艺术。使用的好，能增加工 作效率，提高工作质量，那么作为文秘应当怎么使用电话呢，一起来 看看！ （一）接听要认真，记录要仔细。 对来自直接首长和上下级以及地方有关部门的电话，首先要问清单 位、姓名和职务，连同电话内容一一记清。对重要内容记完后应主动 要求对方复述，进行校对，防止错传漏办。有时因对方地方口音重、 讲话快、声音小，有的内容听不清晰，要不厌其问，不要由于是上级 和首长不好意思问、不敢问，肯定要把主要内容搞清晰，以免造成工 作失误。 （二）态度要和气，语言要文明。 电话是语言沟通工具，只能听其声，不能观其形，态度和不和气、 语言文不文明特别重要。有的同志给上级和领导打电话毕恭毕敬，可 给下级打电话却盛气凌人、拖腔拉调、哼哼哈哈。这样既不利于工作 沟通，又不利于情感沟通，应提倡文明用语。如〃您好!请问贵姓?〃、您 找哪一位?〃、您怎么称呼?〃、“您是哪一位?〃、“请稍等〃、“还有什么 要请示的?〃、请问听清晰没有?〃等等。打完电话，要说声再见〃，等 对方放下电话，你再放，以示敬重。 （三）处理要准时，办理要到位。 处理电话内容，要以对工作高度负责的态度，仔细严厉 的对待， 绝不能马虎行事。要根据程序准时办理，该传到哪级的就传到哪级, 该呈报哪级领导处理的呈报哪级处理，切不行自作主见、擅自处理, 或疏