公司后勤接待管理制度.pdf

Word 公司后勤接待管理制度 公司后勤接待管理制度1 一、总则 〔一〕为使公司接待工作有所遵循，特制定本制度。 〔二〕本制度适用于公司基地接待工作。外驻机构及总部接待 工作另作规定。 〔三〕行政办公室负责制度解释。 二、接待事务分类 Ａ类：贵宾接待。指公司领导重要客人公司重要客户、外宾及 参观团或地方政府部门的接待。 Ｂ类：业务接待。指营销客户的接待。 c类：一般接待。指一般来客的接待。 三、接待场所管理 〔一〕公司基地设三个接待处所：文化苑用于贵宾接待，商务 室用于业务接待，休闲厅用于一般接待。 〔二〕其它场所除总经理室外一律不得用做接待场所，待客必 需在指定处进行。 四、接待职责分工 〔一〕接待工作是公司窗口式工作，对于塑造企业良好形象、 实现 “先卖企业后卖产品”营销策略目标，具有非常重要的.意义。 各相关部门及人员必需高度重视且规范操行。 〔二〕接待内容包括：迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观 第 1 页 Word 介绍及款待服务等。分工如下： 1.接待中心：供应一般接待良好环境的保障及备品预备，协理 贵宾室、商务室定时进行 “一般”清扫工作。 2.警卫值班：供应平安保障及来客导入。 3.总台文员：供应信息沟通保障及调度掌握和来客记录，支配 来客食宿。 4.经办部门：负责接待洽谈并伴随始终。 5.秘书：管理贵宾室、商务室、负责款待服务并伴随洽谈及参 观介绍 〔三〕办公室主任对接待工作负有全面责任。 五、接待方式 〔一〕贵宾接待：秘书迎接来客于文化苑入座，公司领导陪客 接待，以咖啡、冷饮、热茶、名烟、水果方式款待，如须就餐由公司 领导或指定专人伴随支配于公司或酒店就餐，必要时支配北京市里酒 店就餐。 〔二〕业务接待：营销部门主办人员迎接客户于商务室洽谈， 文秘员伴随并服务，以烟茶、饮料、糖果方式款待。原则上支配工作 餐，由秘书服务、营销经办人伴随。如须支配外出就餐，由营销部长 或指派人员伴随。 〔三〕一般接待：业务部门接待并服务，以一般香烟、白开水 方式款待，由部门指定人员伴随于餐厅就餐。 六、接待规章 第 2 页 Word 〔一〕接待一般程序 警卫值班询清来由后指导路线并通报总台 总台文员礼貌询问后让座于休闲厅并通报接待部门及服务人 员 接待经办人员请来客到特地接待室 接待洽谈，总台支配食宿 相关人员礼貌送客 〔二〕接待礼仪要点 1.接待人员须严格遵守公司相关规定，不准有任何越格行为发 生。 2.总台文员于接待进行时，须亲密凝视接待动态，做好掌握指 挥工作，保证规范进行。 3.接待过程中迂有来客提出办理限制事宜，须婉言解释。 〔三〕接待用品预备 1.通用备品：烟及配套用品、水及水具、杂志、便笺及铅笔等。 2.特别备品：文化苑速溶咖啡、夏季冷饮、茶品及专用茶具、 水果等；商务室夏季饮料及糖果。 3.备品选购：依物资管理制度进行，秘书办理选购。 〔四〕环境标准 1.物品摆放整齐，且外表无灰尘； 2.地面洁净无脏物，空气流通清爽； 第 3 页 Word 3.室温适度，灯光合适，电视调好； 4.备品齐全。